Для чего нужны налоговые регистры. Налоговые регистры: инструкция по применению
Каких правил налоговым агентам следует придерживаться при заполнении регистра налогового учета по НДФЛ?
Где взять бланк, что и когда отразить в документе? Есть ли образец, на который можно опираться при формировании регистра?
Молодые специалисты вряд ли слышали о таком документе, как 1-НДФЛ, ведь сейчас вместо него заполняют налоговые регистры. Что же это такое, для чего и когда используется?
Этот бланк относится к первичной документации предприятия, поэтому разобраться с его составлением просто необходимо, чтобы корректно формировать данные для заполнения 2-НДФЛ. Какие сведения содержит Налоговый кодекс?
НДФЛ – налог, который занимает следующее место после налога на прибыль и НДС. Поэтому стоит разобраться во всех нюансах налогообложения.
Рассмотрим, кто, когда и как должен исчислять сумму налога и уплачивать ее в бюджет. Обратимся к нормативной базе, где прописаны все необходимые данные.
Основы налогообложения
НДФЛ – налог на доход физического лица, который является прямым платежом, осуществляемым населением Российской Федерации.
Плательщиками такого налога являются граждане России и другие лица, что получают прибыль в пределах российской территории (иностранцы и лица без гражданства).
Плательщики могут быть резидентами и нерезидентами. От статуса будет зависеть размер используемой при расчетах подоходного налога ставки.
Определить, является лицо резидентом или нерезидентов, можно при подсчете количества дней пребывания в РФ. Если суммарное количество за 12 месяцев превысит 183, лицо считается резидентом ().
Объект обложения налогом:
В 217 статье также содержится список видов прибыли, что не облагается налогом. НДФЛ могут уплачивать сами физические лица или их налоговые агенты.
Агентом признается фирма, ИП, нотариус, адвокат, обособленное подразделение иностранного предприятия, работающего в пределах РФ, от которых получено прибыль.
Расчеты налога на доход физического лица проводятся налоговым агентом нарастающим итогом по окончанию каждого месяца.
Налоговая база – получение прибыли в деньгах или натуральном выражении, которая может уменьшаться на налоговый вычет, предусмотренный , .
Допускается использование вычетов только в тех случаях, когда доход облагается НДФЛ по ставке 13%. В иных ситуациях льготы такого плана не предоставляются ( , ).
Перечислим возможные ставки (ст. 217, 214 НК):
Сроки перечисления исчисленного налога:
Уплата производится в территориальный орган налоговой инспекции, где фирма состоит на учете, или где живет сам плательщик (при перечислении НДФЛ за себя).
Необходимая документация
Налоговыми агентами и отдельными физическими лицами должна подаваться декларация, составленная по .
Граждане должны представить такой вид отчетности в двух случаях:
- когда есть необходимость самостоятельного исчисления и перечисления сумм НДФЛ в государственные структуры (при получении дохода от продажи имущества, выигрышах, а также в отношении того дохода, с которого не было удержано налог агентом);
- при желании получить налоговые вычеты, то есть возместить часть уплаченного налога из бюджета.
Сдавать декларацию нужно до конца апреля в следующем году после окончания налогового периода. Допускается заполнять бланки в электронном виде или от руки.
Помимо декларации необходимо готовить и такие справки:
- – бланк, в котором отражаются доходы конкретного работника, что были получены в течение налогового периода. Если такой отчет не подан своевременно, лицо уплатит штраф, предусмотренный . При нарушении порядка подачи, искажении сведений в документе также применимы правила, описанные в . Обязанность составлять 2-НДФЛ должен исполнять налоговый агент, который перечсиляет сумму заработка или иные средства работнику.
- При желании гражданина получить детский вычет, стоит подать соответствующее заявление ().
- (при необходимости).
- Налоговый регистр – документ, где отражена прибыль плательщика НДФЛ, суммы налогов, которые с него удержаны, предоставленные вычеты.
Нормативная база
Правила предусмотрены для заполнения налоговой карточки, но они могут использоваться и при ведении налогового регистра.
Та прибыль, что освобождена от обложения налогом в рамках установленного норматива, в регистрах фиксируется. К примеру, матпомощь не будет облагаться НДФЛ, если ее сумма выйдет за пределы 4 тыс. рублей (п. 28 ст. 217 НК).
Подать заявление о возврате с выпиской можно в течение 3 лет с момента, когда налог уплачен ().
Часто возникающие вопросы
Если о декларации и другой документации в законодательстве содержится много информации, то при формировании регистра налогового учета возникает немало вопросов.
К примеру, не ясно, сдавать такой отчет или нет, распечатать его или можно оставить на электронных носителях, кому подписать такие бланки. Разберемся в таких нюансах.
Нужно ли распечатывать документ?
В законодательстве нет правил о хранении регистра налогового учета. А значит, сохранять такую документацию можно по общим правилам с остальной бухгалтерской отчетности.
Хотя регистр и является внутренним документом организации, на его основании ведется налоговый учет. Бланки не нужно будет никуда относить – они должны оставаться на предприятии.
Но представители уполномоченных структур могут запросить регистры при проведении камеральных проверок.
Кто подписывает регистр налогового учета?
Справка должна быть подписана руководителем фирмы или другим должностным лицом, которое имеет такое право в соответствии с внутренней документацией (приказами директора и т. п.).
Регистры могут подписывать:
- главные бухгалтеры;
- заместители главбуха;
- бухгалтеры, что несут ответственность за проведение расчетов заработной платы.
При формировании регистров налогового учета налоговые агенты должны руководствоваться общими рекомендациями.
Но за работодателями остается право составлять свой бланк и вписывать данные в соответствии со своими разработками.
Главное – документ у вас должен быть, чтобы при необходимости можно было его предъявить.
Регистры налогового учета позволяют обобщать сведения, необходимые для исчисления различных видов налогов. Данные формы не утверждаются налоговым законодательством, в отношении каждого вида налогового обязательства компании разрабатывают свои формы регистров, при этом нужно учитывать рекомендации налоговой по их формированию.
Заполнение налоговых регистров
Основное назначение регистров – это обобщение информации по исходным данным в отношении каждого вида налога. Регистры помогают контролировать налогоплательщиков? и позволяют самим плательщикам проверять верность проводимых расчетов по каждому виду налогового обязательства.
Разрабатываемые формы должны обеспечить простоту и удобство заполнения, содержать необходимые графы и строки для отражения нужных данных, что позволяет проверить верность исчисления отдельных видов налогов.
Регистры полезны как для налоговой с целью контроля плательщиков, так и для самих компаний. Правильно заполненные бланки регистров позволяют верно формировать налоговую отчетность и упрощают восприятие необходимой для расчета информации.
Заполнять регистры можно в электронном или бумажном виде. Никаких особых требований в данном вопросе налоговая не предъявляет.
Ответственность по заполнению регистров ложится на определенных лиц, подписи которых должны заверять оформляемые документы. Данные лица должны обеспечить не только корректность заполнения регистров, но и надлежащее их хранение и исключение возможности внесения исправлений посторонними лицами.
Редактировать регистр может только ответственное лицо, заверяя вносимые корректировки подписью, датой и пояснениями.
Регистры по НДФЛ
Обязанность по учету выплачиваемых доходов трудоустроенным лицам ложится на работодателя, который выполняет роль налогового агента по отношению к налогу, вычисляемому с доходов физлиц. Чтобы верно рассчитать подоходный налог, нужно грамотно организовать учет выплачиваемых доходов. Для этой цели компания формирует собственные регистры для ведения налогового учета для расчета НДФЛ.
Регистры необходимы как для налоговой с целью контроля работодателей, так и для компаний, использующих наемный труд. Сбор данных о работающих физлицах, выплачиваемых им суммах, применяемых льгот и удерживаемых НДФЛ позволяет работодателю:
- Видеть общую картину по всем работникам;
- Заполнять справки 2-НДФЛ по итогам года;
- Определять права работников на «детский» вычет, отслеживать тот момент, когда данное право прекращается;
- Устанавливать права на иные вычеты стандартного характера;
- Выявлять случаи неправильного исчисления и удержания налога.
Формирование регистра
Компания вправе сама решить, как она будет учитывать доходы и рассчитываемый с них НДФЛ, и какие учетные бланки будут для этого использоваться. НК РФ определяет, что нужно отразить в налоговых регистрах. Необходимые сведения, подлежащие включению в регистр, закреплены в п.1 ст.230:
- Идентификационные данные по каждому физлицу;
- Разновидности выплачиваемых доходов;
- Предоставляемые льготы по НДФЛ, уменьшающие базу для вычисления налога;
- Величины выплачиваемых сумм;
- Даты выдачи сумм персоналу;
- Величины исчисленного налога;
- Даты его удержания и перечисления;
- Сведения о платежной документации, подтверждающей уплату.
Указанные сведения приводятся в разрезе по каждому сотруднику.
Бланк налогового регистра по НДФЛ разрабатывается с тем учетом, чтобы обеспечить удобную работу с информацией, наглядность ее представления. При этом в бланк включаются необходимые сведения, требуемые налоговой.
Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:
- Простота – не должно возникать путаницы в представлении данных по сотрудникам;
- Наглядность – данные должны легко читаться, бланк должен позволять быстро перенести необходимую информацию в 2-НДФЛ;
- Краткость – не нужны лишние сведения, они не несут никакой значимости и создают сложность восприятия информации.
Бланк регистра должен учитывать особенности деятельности организации и выплачиваемые виды доходов, поэтому не утверждено универсального бланка регистра. Каждое предприятие составляет такой документ, который будет включать необходимые сведения и обладать указанными выше свойствами.
Для удобства компания может формировать несколько налоговых регистров для полного отражения необходимых данных в целях налогового учета НДФЛ. Налоговое законодательство работодателей в данном вопросе не ограничивает. Можно применять отдельный регистр в отношении каждого вида дохода или каждого физлица.
Часто компании за основу берут действовавший ранее бланк справки 1-НДФЛ, на примере которого подготавливается подходящий регистр.
Бланк регистра по НДФЛ
В разрабатываемый налоговый регистр включаются сведения из п.1 ст.230. Ниже в таблице даны пояснения по каждому виде необходимой информации.
| Обязательные сведения регистра | Пояснения |
| Идентификационные данные о налогоплательщиках | Данные о работающих физлицах, включающие:
|
| Виды доходов | Каждый выплачиваемый вид дохода должен иметь поле для указания специального цифрового кодового обозначения. Коды утверждены Приказом ФНС №MMB-7-11/387@ 10.09.15. Не обязательно отражать данные по доходам, не облагаемым НДФЛ, так как они не формируют базу. Доходы, облагаемые налогом в ограниченном пределе, отражать обязательно, так как они способны накапливаться на протяжении года. |
| Виды вычетов | В регистре вычеты отражаются с указанием кодовых обозначений. Коды вычетов утверждены тем же приказом, что и коды доходов. |
| Суммы доходов | Рекомендуется указывать суммы доходов:
|
| Даты выплаты доходов | Предусматривается поле для указывания дня, когда:
|
| Статус налогоплательщика | В регистр включается поле для указания того, относится физлицо к резидентам или нерезидентав РФ. |
| Даты удержания НДФЛ | В специальной графе прописывается фактический день удержания налога, который зависит от вида дохода. |
| Даты перечисления НДФЛ | Берутся из подтверждающей платежной документации. |
| Реквизиты п/п | Достаточно указать №, дату п/п и перечисляемую по нему сумму налога. |
| НДФЛ | В регистр вносится посчитанный и удержанный налог. |
Если работников много, то удобнее разработать регистр, который бы отражал данные по каждому отдельному физлицу. По такому принципу построен бланк 1-НДФЛ. Можно взять указанный бланк в качестве основы и адаптировать его под современные реалии и требования НК РФ – добавить недостающие данные, убрать лишние, неактуальные.
Компания ведет регистр в удобном виде – бумажном или электронном.
С учетом вышеизложенных сведений налоговый регистр по НДФЛ может принимать такой вид:
Регистр по налогу на прибыль
Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.
Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.
Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.
Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.
Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:
- Название бланка;
- Временной отрезок, за который он составляется;
- Количественные и денежные измерители необходимых показателей;
- Сведения о проводимых операциях;
- Подпись ответственного лица.
Главный принцип налогового учета заключается в группировке данных первичных документов в аналитические регистры в соответствии с требованиями налогового, а не бухгалтерского законодательства для
формирования налоговой базы по налогу на прибыль и заполнения налоговой декларации.
Аналитические регистры налогового учета - сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями Налогового кодекса, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета. Это разработочные таблицы, ведомости, журналы, в которых группируются данные первичных учетных документов для формирования налоговой базы по налогу на прибыль без отражения на счетах бухгалтерского учета. Они могут вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Согласно ст.314 НК РФ формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налогоплательщиком самостоятельно и устанавливаются приложениями к учетной политике организации для целей налогообложения. В то же время формы аналитических регистров налогового учета обязательно должны содержать следующие реквизиты, установленные ст.313 НК РФ:
Наименование регистра;
Период (дату) составления;
Измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражениях;
Наименование хозяйственных операций;
Подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.
МНС (ФНС) России облегчило бухгалтерам задачу создания собственных налоговых регистров, разработав систему налогового учета, рекомендуемую для исчисления прибыли. С ней можно ознакомиться на сайте МНС (ФНС) России в интернете www.nalog.ru .
Следует отметить, что регистры налогового учета, разработанные МНС России, устанавливают методологические принципы ведения налогового учета и формирования показателей налоговых регистров. Разработанные регистры могут быть расширены, дополнены, разделены или преобразованы другим образом с учетом специфики деятельности конкретной организации. Кроме того, организации имеют право разработать свои собственные налоговые регистры без использования регистров, рекомендуемых МНС России.
Все налоговые регистры, условно разделены на пять групп:
1. Регистры промежуточных расчетов
2. Регистры учета состояния единицы налогового учета
3. Регистры учета хозяйственных операций
4. Регистры формирования отчетных данных
5. Регистры учета целевых средств некоммерческими организациями Группа регистров промежуточных расчетов наиболее обширна по
количеству регистров и регистров-расчетов.
Все регистры, входящие в данную группу, можно условно разделены на несколько подгрупп:
Общего назначения (формирование стоимости объекта учета);
По учету внеоборотных (нематериальных) активов;
Формирующие данные об учете и движении товарно-материальных запасов (3 регистра);
Формирующие данные о задолженностях предприятия (3 регистра);
Отражающие операции по страхованию работников (3 регистра);
По гарантийному ремонту (2 регистра);
По расходам на ремонт (2 регистра);
По учету уступки прав требования (1 регистр).
Регистры промежуточных расчетов предназначены для отражения и хранения информации о порядке проведения налогоплательщиком расчетов промежуточных показателей, которые необходимы для формирования налогооблагаемой прибыли.
В регистрах учета состояния единицы налогового учета систематизируется информация о состоянии показателей объектов учета, которые используются более одного отчетного (налогового) периода. Регистры должны вестись таким образом, чтобы можно было обеспечить отражение данных о состоянии объектов учета на каждую текущую дату и их изменении во времени. Содержащаяся в регистрах информация используется для формирования суммы расходов, подлежащих учету в составе того или иного элемента затрат в текущем отчетном периоде.
Регистры учета хозяйственных операций являются источником систематизированной информации о проводимых организацией операциях, которые влияют на величину налоговой базы в конкретных периодах.
Что касается регистров формирования отчетных данных, то, как следует из названия группы, они содержат информацию и служат инструментом получения значений, непосредственно заносимых в конкретные строки налоговой декларации.
Группа регистров учета целевых средств некоммерческими организациями содержит три регистра: регистр поступлений, регистр учета их использования и регистр нецелевого использования.
В соответствии с установленным порядком, с 1 января 2002 года все предприятия обязаны вести налоговый учет. Каждый факт хозяйственной деятельности предприятия необходимо отражать не только с точки зрения бухгалтерского, но и налогового учета.
Система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя.
Регистры налогового учета - это табличные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированные в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ и правилами составления декларации по налогу на прибыль. Основанием для записи в регистре налогового учета являются первичные документы и регистры бухгалтерского учета.
По налогооблагаемым объектам регистры сгруппированы следующим образом:
Регистры учета доходов от реализации - формируются данные о выручке от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг;
Регистры учета понесенных расходов - формируются данные о понесенных расходах по производству товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
Регистры учета доходов и расходов от реализации - формируются данные о реализации имущества и имущественных прав;
Регистры учета внереализационных доходов и расходов - внереализационные доходы и расходы формируются в отдельном регистре по правилам налогового учета;
Регистры учета убытков - формируются данные об убытках, принимаемых к налогообложению на определенных условиях.
Регистры налогового учета составляются на бумажных носителях или в электронном виде (в электронных таблицах Excel).
Регистры налогового учета могут иметь двух или трехуровневую иерархию, например:
1 уровень - карточки налогового учета; справки - расчеты;
2 уровень - аналитические и/или синтетические регистры учета доходов и расходов;
3 уровень - сводные регистры учета доходов и расходов.
Сводные ведомости налогового учета составляются на основе синтетических ведомостей. Синтетические ведомости составляются для расшифровки показателей, включаемых в сводные ведомости. Синтетические ведомости составляются на основании данных бухгалтерского учета и/или аналитических ведомостей налогового учета.
Аналитические ведомости заполняются на основании данных карточек налогового учета или на основании первичных бухгалтерских документов. Аналитические ведомости составляются для расшифровки показателей, включаемых в синтетические ведомости.
Значительная часть регистров налогового учета заполняется на основе регистров бухгалтерского учета:
Аналитических и/или синтетических ведомостей,
Журналов - ордеров,
Карточек по отдельным счетам,
Сальдо - оборотных ведомостей и других.
Часть регистров налогового учета ведется на основе:
Карточек учета и
Справок - расчетов.
Карточки ведутся для налогового учета:
Основных средств и нематериальных активов,
Отдельных расходов будущих периодов и
Учета списания убытков.
Карточки учета основных средств заполняются на основании первичных документов. Карточки списания убытков, учета расходов (убытков) будущих периодов ведутся на основании ведомостей налогового учета.
Справки - расчеты составляются для учета отдельных объектов налогового учета, например:
Нормируемых расходов,
Резерва сомнительных долгов,
Суммы убытка, принимаемого в целях налогообложения по передаче права требования до наступления срока платежа и других.
Часть регистров налогового учета ведется на основе первичных бухгалтерских документов, например, ведомость добровольного страхования работников.
Регистры налогового учета составляются ежемесячно или ежеквартально с нарастающим итогом.
Ячейки налоговых регистров разного уровня взаимосвязаны между собой и соответствуют строкам декларации по налогу на прибыль. К каждой строке налоговой декларации составляется регистр учета или каждой строке налоговой декларации соответствует конкретная ячейка регистра налогового учета. Количество и перечень налоговых регистров определяются количеством строк налоговой декларации, которые необходимо заполнить и требованиями по ведению налогового учета доходов и расходов, предъявляемыми НК РФ.
В основе любой модели налогового учёта лежат регистры учёта, информация в которых систематизируется с целью формирования базы по налогу на прибыль. Для ведения налогового учёта могут быть использованы как бухгалтерские, так и аналитические регистры налогового учёта.
Требования к аналитическим регистрам установлены в ст. 313 и 314 НК РФ. Данные первичных документов группируются в соответствии с требованиями налогового законодательства в специально разработанных аналитических регистрах налогового учета, представляющих собой сводные формы систематизации данных без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета. Систематизация данных первичных учётных документов в регистрах налогового учёта производится на основе их группировки без отражения на счетах бухгалтерского учёта. Это – главная отличительная особенность регистров налогового учёта.
Формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:
Наименование регистра;
Период (дата составления);
Измерители операций в натуральном и денежном выражении;
Наименование хозяйственных операций;
Подпись, расшифровка подписи лица, ответственного за составление указанного регистра.
При составлении регистров должно быть обеспечено достижение целей:
Минимизация трудозатрат для дальнейшей обработки информации;
Возможность переносить данные налоговых регистров в налоговую декларацию непосредственно или после незначительной обработки;
Возможность проводить последующие проверки правильности переноса данных из регистров бухгалтерского учета.
Данные налогового учета группируются в регистрах путем непрерывного отражения в хронологическом порядке объектов учета. Аналитический учет организуется налогоплательщиком таким образом, чтобы можно было проследить порядок формирования налоговой базы
В соответствии со ст.314 НК РФ корреспонденция счетов бухгалтерского учета в налоговом учете не указывается - отражаются только наименование хозяйственной операции (или группы одноименных операций) и их сумма. Однако, чтобы облегчить встречную сверку данных бухгалтерского и налогового учета, весьма полезным может оказаться включение в форму регистра налогового учета корреспонденции счетов (но как справочной, а не основной информации).
Согласно ст.314 НК РФ правильность отражения хозяйственных операций в регистрах налогового учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
Исправление ошибки в регистре налогового учета должно быть подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты и обоснованием внесенного исправления.
При хранении регистров налогового учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
Налоговый учет может быть организован как в самостоятельных регистрах налогового учета, так и в регистрах бухгалтерского учета, дополненных реквизитами, необходимыми при исчислении налога на прибыль. При этом показатели налогового учета в регистрах могут:
Совпадать с показателями бухгалтерского учета;
Иметь другое значение, рассчитанное в отдельном регистре.
Первый вариант возникает в том случае, если требования налогового и бухгалтерского учета совпадают и необходимо лишь соответствующее построение аналитического разреза регистров бухгалтерского учета, а также, если правила бухгалтерского учета допускают вариантность в отражении хозяйственных операций и в том числе существует вариант, совпадающий с требованиями налогового учета.
Второй вариант имеет место, когда требования налогового и бухгалтерского учета не совпадают ни при каких условиях. Использование регистров бухгалтерского учета для налогового учета возможно при условии ведения налогового учета методом начисления. При кассовом методе это невозможно, поскольку требования бухгалтерского и налогового учета в отношении момента отражения хозяйственных операций не совпадают.
В Информационном сообщении ФНС России «Система налогового учета, рекомендуемая ФНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации» приводится ряд понятий, используемых при ведении регистров налогового учета:
Объекты налогового учета - имущество,
Обязательства и хозяйственные операции организации, стоимостная оценка которых определяет размер налоговой базы текущего отчетного налогового периода или налоговой базы последующих периодов;
Единицы налогового учета - объекты налогового учета, информация о которых используется более одного отчетного (налогового) периода;
Показатели налогового учета - перечень характеристик, существенных для объекта учета;
Данные налогового учета - информация о величине или иной характеристике показателей (значение показателя), определяющих объект учета, отражаемая в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения.
Регистры учета хозяйственных операций
1. Регистр учета операций приобретения имущества (работ, ус луг, прав).
2. Регистр учета операций выбытия имущества (работ, услуг, прав). Регистр учета поступлений денежных средств формируется для обобщения информации о поступлении в организацию денежных средств. Записи производятся по каждому факту поступления денежных средств на расчетный счет организации или кассу.
3. Регистр учета поступлений денежных средств. Регистр учета поступлений денежных средств формируется для обобщения информации о поступлении в организацию денежных средств. Записи производятся по каждому факту поступления.
4. Регистр учета расхода денежных средств.
5. Регистр учета сумм начисленных штрафных санкций.
6. Регистр учета расходов на оплату труда.
7. Регистр учета начисления налогов, включаемых в состав расходов.
Регистры учета хозяйственных операций являются источником систематизированной информации о проводимых организацией операциях, которые тем или иным образом влияют на величину налоговой базы в текущем или будущих периодах. Настоящий перечень включает все основные операции, связанные с утратой или получением права собственности на объекты гражданских прав (имущество, в том числе деньги, работы, услуги, права) по сделкам с третьими лицами. В отношении проводимых учреждением операций по признанию задолженностей и иных установленных НК РФ объектов налогообложения перечень может быть дополнен. В частности, в нем отсутствуют регистры по учету операций выявления результатов инвентаризации, переоценки имущества (кроме амортизируемого имущества и ценных бумаг).
Регистры учета состояния единицы налогового учета
1. Регистр информации об объекте основных средств.
2. Регистр информации об объекте нематериальных активов.
3. Регистр информации о приобретенных партиях товаров, учитываемых по методу ФИФО (ЛИФО).
4. Регистр информации о приобретенных партиях сырья/мате риалов, учитываемых по методу ФИФО (ЛИФО).
5. Регистр информации о движении товаров, учитываемых по методу средней себестоимости.
6. Регистр информации о движении приобретенных сырья/материалов, учитываемых по методу средней себестоимости.
7. Регистр учета расходов будущих периодов.
8. Регистр аналитического учета операций по движению дебиторской задолженности. Записи в регистры учета операций по движению дебиторской (кредиторской) задолженности производятся по всем фактам возникновения и погашения дебиторской (кредиторской) задолженности по любым основаниям с начала налогового периода до отчетной даты.
9. Регистр учета операций по движению кредиторской задолженности.
10. Регистр учета расчетов с бюджетом. Регистр учета расчетов с бюджетом формируется для обобщения информации о состоянии расчетов с бюджетом. Записи производятся по каждому факту начисления и перечисления в бюджет сумм налога (сбора).
11. Регистр движения резерва по сомнительным долгам.
12. Регистр учета расходов на гарантийный ремонт.
13. Регистр учета расчетов по штрафным санкциям. Регистр учета доходов текущего периода формируется для обобщения информации об операциях получения доходов отчетного (налогового) периода, используемой при заполнении декларации по налогу на прибыль организаций. Ведение регистра должно обеспечивать возможность группировки доходов по их видам.
Регистры учета состояния единицы налогового учета являются источником систематизированной информации о состоянии показателей объекта учета, сведения о которых используются более одного отчетного (налогового) периода. Ведение регистра должно обеспечить отражение информации о состоянии объекта учета на каждую текущую дату и изменении состояния объектов налогового учета во времени. Содержащиеся в регистрах сведения о величине показателей используются для формирования суммы расходов, подлежащих учету в составе того или иного элемента затрат в текущем отчетном периоде.
Регистры учета целевых средств некоммерческими организациями
1. Регистр учета поступлений целевых средств.
2. Регистр учета использования целевых поступлений.
3. Регистр учета целевых средств, использованных не по целевому назначению.
Регистр учета поступлений целевых средств некоммерческими организациями формируется для обобщения информации по денежным средствам, другому имуществу, работам, услугам, полученным в рамках благотворительной деятельности, в том числе в виде благотворительной помощи, пожертвований, других целевых поступлений, средств целевого финансирования и средств, полученных в виде безвозмездной помощи (содействия), поступившим некоммерческим организациям, включая бюджетные учреждения, в течение налогового периода в соответствии с пп. 15 п. 1 ст. 251 НК РФ, пп. 6 и 8 п. 1 ст. 251 НК РФ, п. 2 ст. 251 НК РФ (целевые средства) на содержание некоммерческих организаций и ведение ими уставной деятельности. В соответствии со ст. 251 НК РФ ведение учета доходов и расходов целевых средств, а также сумм доходов и расходов от деятельности, связанной с получением доходов от реализации, и внереализационных доходов и расходов производится раздельно.
В регистре отражаются средства, признанные в соответствии с гл. 25 НК РФ для некоммерческих организаций, включая бюджетные учреждения, целевыми средствами по каждому факту их поступления, в момент фактического получения имущества, товаров, работ, услуг и прав. Ведение регистра учета поступлений целевых средств в течение налогового периода производится в хронологическом порядке с указанием вида поступлений - наименования полученных целевых средств и присвоенного кода.
Регистры промежуточных расчетов
1. Регистр-расчет Формирование стоимости объекта учета.
2. Регистр-расчет Учет амортизации нематериальных активов.
3. Регистр-расчет стоимости списанных сырья и (или) материалов по методу ФИФО (ЛИФО).
4. Регистр-расчет стоимости списанных товаров по методу ФИФО (ЛИФО).
5. Регистр-расчет стоимости сырья/материалов, списанных в от четном периоде.
6. Регистр учета сомнительной и безнадежной дебиторской задолженности по результатам инвентаризации на отчетную дату.
7. Регистр-расчет резерва сомнительных долгов текущего отчетного (налогового) периода.
8. Регистр учета кредиторской задолженности по результатам инвентаризации на отчетную дату.
9. Регистр учета договоров на добровольное страхование работников.
10. Регистр учета расходов по добровольному страхованию работников.
11. Регистр-расчет расходов по добровольному страхованию работников текущего периода.
12. Регистр-расчет расходов на ремонт текущего отчетного периода.
13. Регистр-расчет расходов на ремонт, учитываемых в текущем и будущих периодах.
14. Регистр учета внереализационных расходов по операциям уступки прав требования, относящихся к будущим периодам.
15. Регистр-расчет резерва расходов на гарантийный ремонт.
16. Регистр-расчет коэффициента для перерасчета резерва расходов на гарантийный ремонт
Регистры промежуточных расчетов предназначены для отражения и хранения информации о порядке проведения налогоплательщиком расчетов промежуточных показателей, необходимых для формирования налоговой базы в порядке, предусмотренном главой 25 НК РФ. Под промежуточными показателями понимаются показатели, для которых не предусмотрено соответствующих отдельных строк в декларации, т.е. их значения хоть и участвуют в формировании отчетных данных, но не в полном объеме через специальный расчет или в составе обобщающего показателя. Показатели регистров данной группы должны в полном объеме отразить все этапы проведения промежуточных расчетов и величину всех показателей, участвующих в расчете.
Регистры формирования отчетных данных
1. Регистр-расчет учета амортизации основных средств.
2. Регистр-расчет стоимости товаров, списанных (реализованных) в отчетном периоде.
3. Регистр учета прочих расходов текущего периода.
4. Регистр-расчет Финансовый результат от реализации амортизируемого имущества.
5. Регистр учета стоимости реализованного прочего имущества.
6. Регистр-расчет учета остатка транспортных расходов.
7. Регистр учета внереализационных расходов.
8. Регистр-расчет Финансовый результат от реализации прав, которые были приобретены ранее в рамках операции по оказанию финансовых услуг (п. 3 ст. 279 НК РФ).
9. Регистр-расчет Финансовый результат от уступки прав требования (расходы по реализации прав, кроме ситуаций продажи ранее приобретенных прав).
10. Регистр учета доходов текущего периода. Регистр учета доходов текущего периода формируется для обобщения информации об операциях получения доходов отчетного (налогового) периода, используемой при заполнении декларации по налогу на прибыль организаций. Ведение регистра должно обеспечивать возможность группировки доходов по их видам.
11. Регистр учета убытков обслуживающих производств.
12. Регистр-расчет Финансовый результат от деятельности обслуживающих производств и хозяйств.
Регистры формирования отчетных данных обеспечивают информацией о порядке получения значений конкретных строк налоговой Декларации.
Обобщающим признаком для всех вышеперечисленных регистров является формирование в них конечных данных налоговой отчетности. Одновременно в этих регистрах как результат расчетов выявляется и систематизируется и иная информация, переносимая в Регистры учета состояния единицы налогового учета или Регистры промежуточных расчетов.
Ведение регистров формирования отчетных данных обеспечивает информацией о порядке получения значений конкретных строк налоговой декларации. Одновременно в этих регистрах как результат расчетов выявляется и систематизируется и иная информация, переносимая в регистры учета состояния единицы налогового учета или регистры промежуточных расчетов.
Аналитические регистры должны быть взаимосвязаны с налоговыми декларациями и расчетами.
Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных разработан налогоплательщиком, т.е. руководителями и специалистами АО «РСК «МИГ» самостоятельно и устанавливаются приложениями к учетной политике организации для целей налогообложения.
Законодательством принято несколько новшеств, поскольку государство стремится получать достоверную информацию о доходах и налоговых удержаниях с сотрудников. Регистр по НДФЛ призван оказывать помощь бухгалтеру для грамотного составления и , а потому к его формированию следует подходить очень внимательно.
Подробное изучение и анализ данных из этого регистра позволяют своевременно выявлять какие-либо нарушения в налоговом учете и вовремя их исправлять. Так что же представляет собой регистр учета по НДФЛ?
Что такое регистр налогового учета по НДФЛ
Понятие
В бухгалтерском учете существуют самые разнообразные синтетические и аналитические регистры, основным предназначением которых является отображение информации по какому-либо счету. Регистр — это своего рода отчетная информация о том, какие движения были осуществлены по тому или иному счету за конкретный период времени. Что касается НДФЛ, то этот налог имеет собственный регистр учета, в котором отражаются конкретные данные по сотруднику о суммах начисленного, удержанного и перечисленного налога на доходы.
Единой формы этого документа не предусмотрено законодательством, а потому бухгалтер должен самостоятельно разработать эту форму отчетности. Многие компьютерные программы для осуществления бухгалтерского учета имеют стандартный вид регистра по НДФЛ, которым легко можно пользоваться. В нем содержится подробная информация о том, какие виды доходов были получены, какие суммы НДФЛ были начислены и удержаны у работника, а также перечислены в государственный бюджет.
Цель использования
Для чего вообще необходимо формировать регистр по НДФЛ и можно ли обойтись без него? Следует отметить, что данная форма отчетности позволяет бухгалтеру решить несколько важных задач, к которым относятся:
- достоверное разнесение доходов по их кодировкам;
- правильное исчисление налога, подлежащего удержанию их доходов сотрудника;
- возможность анализа всех операций, проводимых в части расчета, удержания и перечисления НДФЛ;
- формирование справок 2-НДФЛ по каждому сотруднику.
Понятие и особенности регистра налогового учёта по НДФЛ рассмотрены этим видео:
Формирование регистра
Регистр, формируемый для анализа НДФЛ по сотруднику, как правило, состоит из нескольких блоков. К ним относятся:
- основные сведения об организации. Сюда включается информация, которая непосредственно характеризует , в том числе его , ИНН и КПП, и любые другие необходимые данные;
- основные сведения о сотруднике. Поскольку регистр составляется отдельно на каждого сотрудника, он должен содержать подробные сведения о нем. К такой информации относятся ФИО, идентификационный номер налогоплательщика, паспортные данные, адрес регистрации и любая другая необходимая информация;
- доходы, полученные сотрудником. Данный блок содержит достаточно большой объем информации, разделенный по месяцам и кодам. Каждый вид дохода имеет свою собственную кодировку, которая также отражается и в справке 2-НДФЛ, а потому эти данные обязательно должны совпадать. Кроме того, в этом разделе должна быть информация о том, сколько именно налога удержано в целом за месяц по всем видам дохода;
- . В этом блоке необходимо отразить, какие именно вычеты — личные, или социальные были предоставлены сотруднику. От их размера зависит тот размер налога, который был удержан в том или ином месяце;
- размер исчисленного налога. В данном разделе отражается информация о том, какой размер налога и в какую дату был начислен на доходы сотрудника. Для различных доходов существует своя дата начисления налога, а потому именно это различие должно отображаться в данной части регистра;
- размер удержанного налога. Данный блок содержит информацию о том, какой размер налога и в какую дату был удержан с доходов сотрудника. Для различных доходов существует своя дата удержания налога, а потому именно это различие должно отражаться в данном разделе регистра;
- размер перечисленного налога. В этой части регистра по НДФЛ отражается информация о том, когда именно был перечислен налог и в каком размере. Дата перечисления зависит от того, к какому виду относится доход, поскольку все они отличаются этой характеристикой;
- предоставленные справки. В регистре налогового учета также отражается информация о том, когда сотруднику выдавались справки 2-НДФЛ. При этом обязательно указываются их номера и даты, которые также разносятся в специальном .
Бланк регистра можно бесплатно , а посмотреть пример оформления — ниже.
Регистр налогового учета по НДФЛ (образец заполнения)
Подписывать отчет обязательно должен бухгалтер, составивший данный налоговый регистр, поскольку именно он несет ответственность за правильность формирования и отображения данных. Кроме того, регистр подписывает и руководитель организации, так как он является полностью ответственным за финансово-хозяйственную деятельность предприятия в целом.
Срок хранения
Что касается срока хранения налоговых регистров по НДФЛ, то он составляет 4 года, причем документы по начислению дохода и удержанию налога также должны сохраняться. Это необходимо потому, что налоговая инспекция имеет право прийти в организацию с , и тогда ее сотрудники обязательно попросят регистры по НДФЛ на проверку.
Поскольку ИФНС может проверить начисление и удержание НДФЛ за три предыдущих календарных года, необходимо в обязательном порядке сохранять регистры, чтобы избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Регистры достаточно хранить за каждый календарный год с помесячной разбивкой в документах, и при этом они должны быть сформированы на каждого сотрудника по отдельности.
Регистры налогового учета можно вести и в 1С, о чем расскажет данное видео:
