На сегодняшний день процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего главного бухгалтера не отражена в действующем законодательстве. Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера к новому главному бухгалтеру. Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов. При передаче дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру следует следовать следующему алгоритму:

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.

Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.

В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

• причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
• сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;
• лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
• состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии;

Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности.

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

• учредительные и регистрационные документы;
• учетная политика;
• первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
• регистры бухгалтерского и налогового учета;
• бухгалтерские справки;
• бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
• отчетность во внебюджетные фонды;
• акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
• инвентаризационные описи;
• кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
• кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
• должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
• список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
• другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период - период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Шаг 5. Приемка - передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

Учредительные и регистрационные документы

1. Устав, учредительный договор;
2. Выписка их ЕГРЮЛ;
3. Свидетельство о регистрации;
4. Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
5. Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета

1. Учетная политика по бухгалтерскому учету;
2. Политика по налоговому учету;
3. План счетов бухгалтерского учета;
4. Должностные инструкции работников бухгалтерии;

Регистры бухгалтерского и налогового учета

1. Оборотно - сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
2. Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность

1. Бухгалтерская отчетность;
2. Декларации и расчеты по всем налогам;
3. Книги покупок и продаж;
4. Журнал учета полученных и выставленных счетов - фактур;

Документы по инвентаризации

1. Приказ о проведении инвентаризации;
2. Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами

1. Акты налоговых проверок;
2. Акты сверок с налоговыми органами;

Документы по учету основных средств

1. Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
2. Акты приемки - передачи основных средств по форме № ОС-1;
3. Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
4. Акты на списание основных средств

Документы по учету товарно-материальных ценностей

1. Карточки учета материалов;
2. Приходные ордера по форме № М-4;
3. Требования - накладные по форме № М-11;

Документы по учету денежных средств

1. Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
2. Платежные поручения;
3. Выписки банков по расчетным счетам;
4. Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;

Документы по учету труда и заработной платы

1. Трудовые договоры;
2. Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
3. Штатное расписание;
4. Табели учета рабочего времени;
5. Расчетно-платежные ведомости;

Документы по расчетам с подотчетными лицами

1. Авансовые отчеты;

Документы по учету расчетов контрагентами

1. Договоры с поставщиками и покупателями;
2. акты сверок с дебиторами и кредиторами;
3. товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг

Прочие документы

1. Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
2. Бухгалтерские справки;
3. Путевые листы;
4. Бланки строгой отчетности;
5. Доверенности;
6. другие документы;

Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

• Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
• дату передачи дел;
• период, за который осуществлена передача дел;
• дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
• наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
• серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
• список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
• все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
• число переданных печатей, штампов и тому подобное.
• последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира - операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

9) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

Увольнять главного бухгалтера предприятия можно, опираясь на нормы ТК РФ. Какие-то особые документы для этого не нужны. Но бывает, что о смене бухгалтера требуется уведомлять некоторые инстанции, о чем мы сегодня и поговорим. Далее мы разберем, на кого пишется уведомление о смене главного бухгалтера и есть ли в нем необходимость.

Когда это нужно

Ответственности за несообщение в налоговую о смена бухгалтера не предусмотрено, однако уведомление может помочь избежать конфликтных ситуаций, если смена происходит в середине налогового периода.

А вот извещать банковские организации нужно в обязательном порядке. В противном случае финансовая деятельность фирмы может быть приостановлена. Для этого есть общий пакет документов, но уточнить его содержание лучше в своем банке, возможны отличия. Общий пакет документов таков:

• Сопроводительное письмо в двух экземплярах.
• Приказ об увольнении старого главного бухгалтера (копия).
• Приказ о принятии на работу бухгалтера нового (копия).
• Новая банковская карточка, которая содержит образцы подписей лиц, которые имеют право данным счетом распоряжаться.
• Нотариально заверенный оттиск печати юридического лица.
• Паспорт нового главбуха (ксерокопия).

Каждая ксерокопия в обязательном порядке должна быть заверена руководителем компании. На копиях должна быть подпись директора, его ФИО и пометка, что копия верна. Кроме этого нужно указать точную дату и поставить печать организации. В противном случае ксерокопии не будут иметь законную силу, и банк просто может их не принять. Этот пакет документации нужно отправить в банк, причем лучше всего отнести лично с помощью ответственного лица. Если банковская организация потребует дополнительные бумаги, то нужно их предоставить.

И в заключение

На вопрос, кого уведомлять при смене главного бухгалтера обязательно, ответ однозначный – только банковские организации. Иначе банк может приостановить работу с компанией, а это повлечет негативные последствия. А вот в Федеральную налоговую службу РФ сообщать о такой смене вовсе не обязательно, потому что документальных оснований для этого не существует. Хотя сами налоговики настаивают, чтобы эта информация им также поступала. Но делать это или нет, вам решать самостоятельно.

При смене главного бухгалтера в организации, что нужно сделать?

Смена главного бухгалтера: порядок оформления. Как передать дела при смене главного бухгалтера? Что учесть при увольнении.

Вопрос: При смене главного бухгалтера в организации, что нужно сделать? Сообщить в налоговую,в фонды? В какой срок? Какими документами? Провести инвентаризацию? Если, да то на дату принятия? Инвентаризацию полную или выборочно? Если не было передачи документов по описи и не было передачи дел, то как принять документы, какие документы надо оформить? В первый день работы нового главного бухгалтера, что надо успеть оформить?

Ответ: Сообщить в налоговую, в фонды? В какой срок? Какими документами?

Сведения о главном бухгалтере не включаются в госреестр - ЕГРЮЛ. В нем содержится только информация о сотрудниках, которые могут действовать от имени организации без доверенности, - директоре, президенте организации и т. д. (подп. «л» п. 1 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). А если главный бухгалтер не входит в число таких сотрудников, подавать в инспекцию заявление по форме № Р14001 , утвержденной приказом ФНС России от 25 января 2012 г. № ММВ-7-6/25 (как при смене руководителя), не нужно.

Провести инвентаризацию? Если, да то на дату принятия? Инвентаризацию полную или выборочно?

При смене главбуха проводить полную инвентаризацию не обязательно. Закон этого не требует. Если решите проводить, то на дату вступления в должность.

Провести полную инвентаризацию обязательно, в частности, при ликвидации или реорганизации компании. Обязательно проводят инвентаризацию перед составлением годовой бухотчетности, при пожарах, хищениях и т. д. (п. 27 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н)

Если не было передачи документов по описи и не было передачи дел, то как принять документы, какие документы надо оформить?
Если главный бухгалтер увольняется, то он обязан передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия . Для организации передачи дел руководитель должен издать приказ .

По результатам передачи дел на практике обычно оформляют или специальную опись . Акт приема-передачи дел подписывают все участники. Затем его утверждает руководитель организации. Составьте акт в двух экземплярах. Один из них хранится в организации, второй остается у прежнего главного бухгалтера.

При этом учитывайте, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. д., нужно хранить не менее пяти лет (). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или в акт.

Акт приемки-передачи дел составляется и для разграничения ответственности прежнего и нового главбуха. Стоит проследить, чтобы в акте были указаны все моменты, которые могут повлиять на ведение дел в будущем, например отсутствие первичных и иных документов, учетных регистров и т. п. К акту должна быть приложена опись переданных документов и ценностей. Таким образом, пришедший главбух сможет не только обезопасить себя от ответственности за ошибки прежнего работника.

В первый день работы нового главного бухгалтера, что надо успеть оформить?

Какие документы новому главбуху стоит получить с уходящего

Тип документов	Формы документов
Учредительные и регистрационные документы	Свидетельство о регистрации, устав, учредительный договор, свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования, Фонде занятости
Организационная документация	Учетная политика (бухгалтерская и налоговая), план счетов бухгалтерского учета, учетные регистры (журналы, ордера), должностные инструкции работников бухгалтерии
Регистры бухгалтерского учета	Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры синтетического и аналитического учета по всем используемым счетам бухгалтерского учета
Отчетные документы	Декларации по всем видам налогов, плательщиком которых является организация; все формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные для данной организационно-правовой формы
Документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика	Журналы учета полученных и выданных счетов фактур, книги покупок и продаж; Акты сверок с налоговой инспекцией, акты налоговых проверок
Документы по учету результатов инвентаризации	Инвентаризационные описи и акты, сличительные описи и акты
Документы по учету денежных средств, в том числе: Кассовые документы По расчетному счету	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, платежные поручения, выписки банка по расчетным счетам
Документы по расчетам с подотчетными лицами	Журнал учета авансовых отчетов
Документы по учету труда и заработной платы	Штатное расписание, табели учета рабочего времени, положение об оплате труда, положение о премировании, коллективный договор, расчетно-платежные ведомости, реестр удержаний из заработной платы, журнал учета депонированных сумм, справки-расчеты о предоставлении отпуска (увольнении и пр.), приказы о приеме на работу, увольнении, премировании, трудовые договоры
Документы по учету расчетов с контрагентами	Договоры, акты сверок, журналы учета выданных и полученных накладных, актов о выполнении работ, оказании услуг
Документы по учету основных средств	Инвентаризационные акты и описи, приказы об ответственных лицах, акты приемки-передачи, инвентарные карточки учета, акты на списание
Документы по учету товарно-материальных ценностей	Карточки учета, журналы учета, приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение, товарные отчеты и акты, требования, заборные карты, книги складского учета
Прочие первичные документы	Первичные документы по учету нематериальных активов, незавершенного производства, капитальных вложений; Журнал учета выданных доверенностей; Журнал учета бланков строгой отчетности; Журнал учета бухгалтерских справок; Журнал учета путевых листов

Как разрешить споры, связанные с уходом главбуха, .

Обоснование

Как передать дела при смене главного бухгалтера

Если главный бухгалтер увольняется, то он обязан передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия. Для организации передачи дел руководитель должен издать приказ .

По результатам передачи дел на практике обычно оформляют акт приема-передачи документов или специальную опись . При этом учитывайте, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. д., нужно хранить не менее пяти лет (). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или в акт.

Увольнение

Инструкция: как передавать дела при смене главбуха

Главное в статье

Опасно

Административно главбуха могут наказать, если он грубо нарушал требования к бухучету, не сдал отчеты, не соблюдал кассовую дисциплину и т. д. (ст. 2.4 , 15.11 , ч. 1 ст. 15.6, ст. 19.7 , ч. 5 ст. 14.5, ст. 15.5 , ч. 2 ст. 15.33, ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ)

Смена главного бухгалтера - ситуация, которая требует особого подхода. Ведь это не рядовой, а руководящий работник, который отвечает за ведение бухучета, своевременную сдачу отчетов. Он может обладать правом банковской подписи, распоряжаться деньгами компании. То есть это уполномоченное лицо, которое несет полную материальную ответственность за ущерб, причиненный компании (ч. 8 ст. 243 ТК РФ). В статье вы найдете советы и на случай, если сами увольняетесь, и на случай, когда приходите на смену прежнему главбуху.

Что учесть при увольнении

Главный бухгалтер вправе предупредить работодателя о расторжении трудового договора за две недели и уволиться по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Другого порядка кодекс не предусматривает.

Работодатель не может продлить срок отработки главбуха в одностороннем порядке. Так что после увольнения сотрудника работодатель не вправе заставить его проводить передачу дел другому лицу. Поэтому желательно, чтобы новый главбух принял дела до того, как старый уволится. Но на практике не всегда удается быстро найти замену. Как быть?

В этом случае руководитель компании может:

Принять дела сам;

Назначить другого специалиста компании исполнять обязанности главбуха (на то время, пока не найдет подходящую кандидатуру);

Приказать передать дела специализированной организации, с которой заключит договор на ведение бухучета.

Кому и как передать дела На заметку

Работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, обязательные для работников компании. Но они не должны противоречить законодательству (ч. , ст. 8 ТК РФ)

Поскольку главбух за многое в компании отвечает лично, надо определить порядок передачи дел. Это важно, чтобы обезопасить компанию от причинения ущерба. А также чтобы разграничить ответственность старого и нового главбуха по нарушениям, которые могут обнаружить впоследствии.

Передачу дел проводят на основании приказа руководителя компании. Нормативный порядок не установлен. Поэтому работодатель должен разработать его сам и утвердить приказом или другим локальным нормативным актом. С этим документом надо ознакомить главбуха под подпись. Иначе требование его выполнять будет незаконным.

В качестве основы можно, например, использовать старый ведомственный документ - Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами… (утв. Минздравом СССР 28 мая 1979 г. № 25-12/38).

Порядок передачи дел такой.

Издайте приказ.

Укажите в нем лиц, ответственных за прием и передачу дел; сроки и порядок проведения и оформления этой процедуры. Утвердить приказ должен руководитель организации.

Один экземпляр акта оставьте в компании, второй отдайте прежнему главбуху

Подготовьте документы, проверьте состояние дел.

Старый главбух должен проверить и привести в порядок все документы - проследить, чтобы их распечатали, подшили и т. д. То есть подготовить к передаче.

Составьте акт приема-передачи и проведите передачу дел.

В этом процессе участвует комиссия. Акт приема-передачи дел составьте в произвольной форме. Укажите наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов. Поставьте дату передачи бумаг.

Новый главбух может потребовать вписать в акт информацию об отсутствующих документах, о выявленных расхождениях и несоответствии учетных данных.

Отметим, что при смене главбуха проводить полную инвентаризацию не обязательно. Закон этого не требует.

На заметку

Провести полную инвентаризацию обязательно, в частности, при ликвидации или реорганизации компании. Обязательно проводят инвентаризацию перед составлением годовой бухотчетности, при пожарах, хищениях и т. д. (п. 27 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н)

Акт приема-передачи дел подписывают все участники. Затем его утверждает руководитель организации. Составьте акт в двух экземплярах. Один из них хранится в организации, второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Уведомьте налоговую и банк о смене главбуха.

О смене главного бухгалтера надо уведомить налоговую инспекцию и переоформить доверенность на нового главбуха, так как главбух сдает отчеты в ИФНС и представляет интересы компании (участвует в различных комиссиях, сверках, дает пояснения т.д.).

Если у главбуха было право подписи платежек, сообщите о смене главбуха банку и замените образцы подписей. Иначе банк не будет отвечать за причиненные компании убытки (постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 26 октября 2015 г. № Ф09-7319/15).

Какие возникают проблемы

На практике смена главбуха не всегда проходит мирно. Работник может допустить небрежность, недобросовестность и т. д. За нарушения в работе, как мы сказали, его могут оштрафовать административно (разъяснения - в письме Минфина от 17 ноября 2016 г. № 03-02-08/67567).

Дисциплинарные и материальные взыскания применяют к главбуху, как и к любому работнику (ст. , , , 243 ТК РФ). Уголовная ответственность грозит главбуху за уклонение от уплаты налогов, если он умышленно участвовал в этих преступлениях (ст. , 199.1 УК РФ).

В чем-то может быть виноват и работодатель. Ответы на частые вопросы - в таблице.

Как разрешить споры, связанные с уходом главбуха

Какая проблема	Как поступить
Как быть, если главный бухгалтер отказывается сдавать дела?	Постарайтесь договориться по-хорошему. У работодателя, по сути, нет рычагов давления на увольняющегося по собственному желанию недобросовестного сотрудника. Особенно если нет приказа о передаче дел (или другого нормативного акта). Чтобы подать иск в суд, нужны факты материального ущерба. А то, что главбух не участвует в передаче дел, еще не говорит о том, что он не исполняет свои обязанности, как указано в ст. 2.4 КоАП РФ, ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ. Он просто затрудняет работу для нового главбуха
Что делать, если главный бухгалтер не отчитался за подотчетные деньги?	Удержите при окончательном расчете. Правда, общий размер удержаний не может превышать 20% сумм, которые должен получить работник при каждой выплате (ст. 138 ТК РФ). Однако есть арбитражка в пользу работодателя: он вправе удержать всю сумму без ограничения, так как оснований для взыскания этой задолженности через суд нет (определение ВС РФ от 14 марта 2014 г. № 19-КГ13-18). Иначе остается договориться и подписать документ о возврате денег частями. Либо все-таки идти в суд
А если главбух уволился, скажем, 31 марта и не сдал отчеты (например, годовой баланс и т. д.)?	Здесь два варианта - либо договориться с главбухом, либо идти в суд. Но работодатель должен доказать, что недобросовестные действия главбуха принесли прямой действительный ущерб компании. То есть это привело к лишним затратам работодателя. Такой ущерб работник обязан возместить работодателю (ст. 238 ТК РФ). Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника
Как быть, если нарушения, допущенные предыдущим бухгалтером, обнаружили после его увольнения?	Уволившегося главбуха можно привлечь к материальной ответственности за ущерб, который он нанес организации. Поскольку расторжение трудового договора после того, как работник причинил ущерб, не освобождает стороны договора от материальной ответственности (ст. 232 ТК РФ). К административной и уголовной ответственности бывшего работника можно привлечь только за те нарушения, в отношении которых установлена его вина (п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ, ч. 1 ст. 5 УК РФ). Поэтому если не истек срок исковой давности, компания вправе требовать, чтобы бухгалтер ответил за прошлые нарушения
Что можно сделать, если поменялось несколько главбухов и налоговики доначислили организации налоги, штрафы и пени за прошлые периоды?	Компания может попросить инспекцию о снисхождении. Приведите доводы в возражениях на акт налоговой проверки - укажите на увольнение как на смягчающее вину обстоятельство (перечень не закрытый). Есть судебные решения, когда судьи признали частую смену руководителя и бухгалтера обстоятельством, смягчающим ответственность, и снизили штраф (постановления ФАС Поволжского округа от 13 мая 2009 г. по делу № А65-20641/2008 , от 22 июля 2008 г. по делу № А12-18829/07)

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

«На сотрудников, у которых не удержали НДФЛ, нужно подать две справки – с признаками 1 и 2. Если этого не сделать, организацию оштрафуют на 200 руб. за каждую несданную справку. В какую инспекцию сдавать справки, смотрите в рекомендации.»

Какой порядок принятия дел для главного бухгалтера. И какова ответственность нового главного бухгалтера за прошлый период (не своей работы). Коллеги попали в неприятную ситуацию. В одном учреждении в начале января 2017 года умер главный бухгалтер, на его место приходит новый. В учете полный бардак, отсутствие части первички, программа 1с не отражает всех операций. В зарплате тоже много не соответствий. На крупные суммы. Пока понятно, что бардак за период 2014-2016 год. Новый главный бухгалтер приступил к своим обязанностям в конце января 2017 года. Как правильно поступить: вызвать проверку контрольно-ревизионных органов, уведомить своего распорядителя и попросить провести внутренний аудит. Как новому гл бухгалтеру себя полностью обезопасить?

Ответ

Отвечает Елена Павленко, эксперт

Ни трудовое, ни бухгалтерское законодательство не регулируют, в каком именно виде необходимо передавать дела.

Новый главный бухгалтер несет ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета после передачи дел. Обычно составляют акт приема-передачи с описью всех документов, переходящих под контроль нового специалиста. В Вашем случае необходимо оформить акт приема дел, т.к. передавать дела некому.

Прежде чем составлять акт, оформите вместе с руководителем приказ, в котором как раз пропишите сам порядок приема дел.

Конечно, при отсутствии учета, одному главному бухгалтеру не под силу выявить все нарушения. Вы правильно считаете, что нужно уведомить вышестоящий орган, а также попросить провести внеплановую проверку контрольно-ревизионными органами. Так выявленные нарушения найдут отражение в акте проверки. Пока проверка не состоялась составьте акт приема дел, в котором подробно укажите недостатки, которые Вы нашли на текущий момент. Что проверить в первую очередь, принимая бухгалтерию смотрите ниже в рекомендации 4.

Обоснование

1. Из рекомендации Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как передать дела при смене главного бухгалтера

Если главный бухгалтер увольняется, то он обязан передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия. На практике обычно оформляют или специальную . При этом учитывайте, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. д., нужно хранить не менее пяти лет (ч. , ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или акт.

2. Из статьи журнала

Как главбуху принять дела

Н.М. Гусева, начальник управления бухгалтерского учета и администрирования доходов федерального бюджета Росфиннадзора

Принимая дела, новый главный бухгалтер обнаружил ошибки увольняющегося. Кто несет ответственность в таком случае? Об этом и поговорим.

Что предпринять новому работнику

Принимая дела, новый специалист должен быть уверен в том, что ему не придется отвечать за ошибки, которые он не совершал.

А потому в процессе приемки-передачи следует:

– проверить наличие документов, подлежащих передаче, их количество и места хранения;

– оценить соответствие данных договоров и иных документов данным бухгалтерской и налоговой отчетности;

– выявить основные нарушения и неточности в оформлении первичной документации;

– составить список отсутствующих документов.

Напомним, что результаты приемки-передачи дел оформляют соответствующим актом*.

Целесообразно проверить наличие наиболее важных документов не только за текущий отчетный период, но и за предыдущие годы (как минимум за три предшествующих года).

Особо необходимо коснуться некоторых спорных вопросов, возникающих в процессе приемки-передачи дел.

Если данные регистров расходятся, этот факт нужно зафиксировать, довести до сведения руководства учреждения и по возможности получить объяснения увольняющегося работника.

На практике нередки случаи, когда вновь вступающему в должность главному бухгалтеру приходится принимать дела в отсутствие прежнего работника. В этой ситуации нужно выяснить, кому были переданы дела и какими документами была оформлена передача. Принимать документацию следует исключительно по описи в строгом соответствии со списком, указанным в документах приема-передачи.

Обнаружены ошибки – бухгалтера могут наказать

Остановимся более подробно на ответственности главного бухгалтера.

Материальная ответственность

Если же на момент увольнения бухгалтер не был материально ответственным лицом, возмещать причиненный материальный ущерб он должен в пределах своего среднемесячного заработка ().

В том случае, если сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию, превышает среднемесячный заработок главного бухгалтера (и если он не согласен добровольно возместить ущерб), суммы взыскивают в судебном порядке ().

Ответственность за нарушение ведения бухгалтерского учета

На основании Кодекса РФ об административных правонарушениях главного бухгалтера (который является должностным лицом в соответствии со Кодекса РФ об административных правонарушениях) можно оштрафовать за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета.

Размер налагаемого штрафа может при этом составить от 2000 до 3000 руб. (). Причем под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимают:

– искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;

– искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

Избегайте нарушений при приеме и передаче дел

Процедура приема-передачи дел может быть нарушена. Одна из причин – то, что конкретного нормативно-правового документа, регламентирующего процедуру приемки-передачи дел, нет. Поэтому следует разработать свой вариант формы передачи дел. Если увольняющийся главбух отказался от передачи дел, отказ должен быть документально зафиксирован. В таком случае при неисполнении утвержденных учреждением правил бухгалтера можно наказать. Обратите внимание: несмотря на неисполнение порядка передачи дел, уволить главного бухгалтера по его заявлению и выдать ему трудовую книжку все-таки нужно ().

В заключение отметим, что, если нарушения выявил принятый вновь работник, а прежний бухгалтер не согласен с этим, можно организовать аудиторскую проверку достоверности передаваемых данных и документов. При этом проверка может быть полной или частичной. Это определяется производственной необходимостью и финансовыми возможностями учреждения.

Срок давности для привлечения к ответственности

Обнаружив недочеты в работе увольняющегося бухгалтера, нужно помнить о следующем. Главбух не несет административной ответственности, если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек.

В случае нарушения валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения, а по иным основаниям – всего два месяца ().

3. Из статьи журнала

Новому главному бухгалтеру передайте документацию под роспись

Сейчас у нас в компании меняется главный бухгалтер. Подскажите, как нам правильно передать документы новому главбуху? Какие бумаги надо оформить, чтобы потом избежать споров об ответственности? С такой ситуацией мы столкнулись в первый раз...

Спрашивает

Лариса СЕМЕНОВА,

начальник отдела кадров ООО «Ника»

Несомненно, все бумаги и дела стоит передать новому главному бухгалтеру под роспись. Так вы зафиксируете дату, которая разграничит периоды ответственности прежнего и нынешнего главбуха за возможные ошибки в учете.

Обычно составляют акт приема-передачи с описью всех документов, переходящих под контроль нового специалиста. Естественно, только после того, как он подпишет с вашей компанией трудовой или гражданско-правовой договор.

Прежде чем составлять акт, оформите вместе с руководителем приказ, в котором как раз пропишите сам порядок передачи дел. Также обозначьте в приказе людей, ответственных за прием и передачу дел, сроки передачи документов, а также дату, когда прежний главбух обязан завершить все бухгалтерские и налоговые операции. Главный бухгалтер выполняет еще и функции кассира в вашей компании? Тогда придется провести инвентаризацию денежных средств в кассе. Сроки и порядок такой ревизии тоже оговорите в приказе руководителя.

Результаты инвентаризации «налички» оформите актом по , а проверив ценные бумаги и бланки строгой отчетности, составьте инвентаризационную опись по .

Еще советуем провести сверку с налоговой инспекцией и внебюджетными фондами. Кстати, акт сверки от налоговиков вы теперь сможете получить быстрее – через Интернет. Этот документ приложите потом ко всем передаваемым бумагам.

Отвечает

Вадим АРТЕМЬЕВ,

директор департамента правового консультирования

АКГ «Развитие бизнес-систем»

4. Из статьи журнала

Главный бухгалтер на новом месте работы

Выходя на новую службу, вы обнаружили, что ваш предшественник вместо организованного учета оставил просто ворох «первички»...

Вы выходите на новую работу. Вы передали все дела главному бухгалтеру, заменившему вас на старой. Вы ждете того же от своего предшественника на новом месте. Но вам не повезло. Вместо организованного бухучета бывший бухгалтер оставил вам ворох «первички» в полиэтиленовых пакетах. А если вы перешли еще и в незнакомую вам бухгалтерскую среду – из малого бизнеса в крупный или из производства в торговлю?

Главное – не паниковать. «Со всем можно справиться», – утверждают опытные главбухи.

Выстраиваем защиту

Главное в такой ситуации – разграничить ответственность на свою и чужую. Для этого вместе с генеральным директором (За организацию хранения первичных документов и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель.) составьте опись или двустороннее соглашение о том, в каком виде вам достался бухгалтерский учет.

Конечно, в соответствии со Закона «О бухгалтерском учете» именно главбух несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Но, согласно статьи 6 того же Закона, ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут и руководители фирм. Так что к описи дел вы вполне можете привлечь директора.

С этим документом вам не придется потом доказывать самому же руководителю или налоговым инспекторам, что до такого хаотического состояния бухучет довел прежний главный бухгалтер, а не вы.

На что обратить внимание в первую очередь, составляя такой документ? Конечно, на те документы, за которые отвечает главный бухгалтер: налоговую и бухгалтерскую отчетность, учетную политику, банковские и кассовые документы.

Приступаем к работе

Принимая дела, составьте свой собственный перечень необходимой для вас информации.

Иерархию можно построить по разным принципам. Это может быть список по актуальности проблемы, по участкам учета, по срочности выполнения и т. д.

Для того чтобы оценить состояние учета, можно составить для себя проверочный список. В него непременно следует включить анализ отчетности. Следует посмотреть, в полном ли объеме и своевременно ли сданы отчеты за прошлые периоды. Затем можно сверить цифры, зафиксированные в отчетах, с данными бухгалтерского и налогового учета.

– Я вышла на новую работу непосредственно перед сдачей годового отчета, и мне пришлось подписывать и сдавать его на основании тех сведений, что остались от прежнего главного бухгалтера. Понятно, что сразу определить, насколько верны эти сведения, невозможно. Поэтому, чтобы обезопасить себя, я составила служебную записку на имя генерального директора. В ней я указала, что отчет за такой-то год составлен на основании сведений бухгалтерского учета, оставленных предыдущим бухгалтером, поэтому я не могу гарантировать его правильность. Такой документ лучше составить в двух экземплярах – один для директора, другой для себя.

По многим налогам – ЕСН, налогу на прибыль – налоговую базу считают нарастающим итогом. Поэтому ошибки в расчетах по текущему году лучше выправлять, ведь итоговые декларации будете сдавать (По итогам года декларация по ЕСН представляется не позднее 30 марта, а по налогу на прибыль - не позднее 28 марта.) вы, а значит, и отвечать тоже будете вы.

А вот исправлять ошибки за предыдущие годы или нет – вы должны решать для себя сами, так как ответственность за них вы нести уже не будете. Ответственность будут нести генеральный директор и организация. Если вы все же решили навести порядок в учете – не копите уточненные декларации, сдавайте их по мере составления. Иначе вы можете не успеть сделать это до выездной проверки. Инспекторы накажут организацию и генерального директора за нарушения, а ваш труд пропадет даром.

Советует Елена Мазова, главный бухгалтер российского представительства компании Eset

– После того как я сдала годовой отчет, я занялась наведением порядка в учете за последний год. Налоговой проверкой могут быть охвачены три года, а значит, год моего прихода тоже будут проверять. Я выяснила, что не в порядке и какие налоговые последствия могут ожидать фирму за ошибки, найденные в «моем» периоде. После этого составила еще одну служебную записку на имя генерального директора с подробным описанием этих ошибок и того, что за это будет компании. И здесь уже он принимал решение о том, что делать дальше.

Еще один способ выяснить, что у вас в порядке, а что нет – инвентаризация расчетов с бюджетом. Обязательно затребуйте сверку в налоговой на дату приемки документации. Наверняка это займет много времени, но если вы собираетесь и дальше работать на этой фирме, то сверка существенно облегчит вам жизнь – вы будете знать, что у вас в порядке, а что нужно исправлять. Если были проверки, то обязательно просмотрите акты налоговых проверок, решения налоговых органов, переписку с налоговой инспекцией по различным вопросам.