Главная Бухгалтерия и кадры Суточные при командировках. Зарубежная командировка: особенности отражения расходов Командировочные расходы в за границей

Суточные при командировках. Зарубежная командировка: особенности отражения расходов Командировочные расходы в за границей

Осуществляя свой бизнес, хозяйствующий субъект в целях его расширения и поиска новых клиентов, заключает различные контракты за рубежом. Поэтому руководству компании приходится либо ехать самим, либо отправлять определенных должностных лиц в служебные поездки за границу. При этом нужно помнить суточные при загранкомандировках в 2018 году – нормы и учет имеют некоторые отличия от поездок внутри страны.

Основные изменения, произошедшие в сфере регулирования заграничных командировок, связаны с передачей административного контроля над исчисляемыми взносами от внебюджетных фондов к налоговым органам.

В связи с этим на командировочные расходы и порядок нормирования суточных распространились правила, которые использовались при налогообложении НДФЛ.

Поэтому при исчислении базы по страховым взносам необходимо помнить, что отчисления начисляются на суммы превышения установленных нормативов по суточным в загранкомандировках.

Напомним, что предприятие имеет право самостоятельно определять размер суточных по служебным поездкам за рубеж, и они могут быть больше норматива, определенного НК РФ.

Его оно должно утвердить в существующем локальном актах, например, в Положении о командировках, Коллективном договоре и т.д. Такой порядок исчисления взносов распространяется и на компенсацию расходов по однодневным командировкам.

Внимание! Старые правила действуют только при исчислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве, так как они остались в администрировании ФСС. Каких-либо заявленных новшеств по регулированию служебных поездок за рубеж в 2018 году не ожидается.

Размер суточных при загранкомандировках в 2019 году

Законодательство определяет, что размер суточных предприятие устанавливает самостоятельно, ориентируясь на свои финансовые возможности и цели, которые должны быть достигнуты в результате поездки. Определяя размер можно исходить из действующих норм, установленных соответствующим Постановлением о загранпоездках, обязательных к исполнению бюджетными организациями.

Также можно учитывать имеющий опыт по произведенным расходам в командировках в определенные страны, который есть либо у самого предприятия, либо у его партнеров.

Для утверждения размера суточных хозяйствующий субъект закрепляет определенный размер в своем внутреннем положении, например, в Положении о командировках.

Кроме этого, суточные в загранкомандировке в 2018 году, имеют определенные нормы, которые необходимо учитывать при определении налоговой базы по налогу на доходы и при отчислен налога в ПФР и ФСС.

Внимание! НК РФ устанавливает нормы суточных при загранкомандировках в размере 2500 рублей за каждый день подобной поездки. Этой нормой следует руководиться, когда исчисляется НДФЛ и страховые взносы.

Какие существуют нормы для заграничной командировки

Правительством России утверждено Постановление № 812, которое определяет нормы суточных по поездкам в иностранные государства. Оно обязательно к исполнению всеми организациями и учреждениями, источником финансирования расходов, в которых выступает бюджет страны или муниципалитетов.

Здесь определяются нормы суточных, выраженные в долларах США для каждого принимающего иностранного государства за один день.

Рассмотрим основные направления командировок за рубеж:

Внимание! Кроме этого, этот акт устанавливает и надбавки к нормам для определенных категорий работников, направляемых в иностранные поездки. Коммерческие компании могут использовать нормы данного Постановления, или применять разработанные на его основе свои нормативы.

Скачать (Приложение №1) в формате Word.

Расскажем, в каком размере надо выплачивать суточные при загранкомандировках в 2018 году, нормируются ли они в целях расчета налога на прибыль, НДФЛ и взносов.

Кто устанавливает размер суточных

Размер суточных при загранкомандировках в 2018 году работодатель вправе установить самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Для этих целей компании могут воспользоваться размерами суточных при загранкомандировках, устанавливаемыми Правительством РФ для бюджетных организаций (). Размер суточных для некоторых стран мы привели в таблице.

Таблица. Размер суточных при загранкомандировках в 2018 году

Образец приказа об установлении размера суточных для зарубежных командировок вы можете посмотреть ниже.

Расчет суточных производится следующим образом:

при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются по нормам для загранкомандировок (в зависимости от страны, куда прибыл сотрудник);
при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются по российским нормам;
если в течение командировки работник посещает несколько стран, необходимо взять нормы государства, где сотрудник оказался под конец дня.

Внимание: если сотрудник направлен в однодневную командировку за рубеж, суточные при однодневных командировках за рубеж составляют 50% от полной суммы, установленной локальными документами компании ().

Пример. Сотрудник вылетел из Санкт-Петербурга в Таллинн 10 сентября в 9.52, в 13.25 – из Таллинна в Берлин, из Берлина в Цюрих в 20.51. В данной ситуации суточные оплачивают по нормам, установленным для командировок в Швейцарию. В день возвращения из командировки начисляют суточные по РФ.

Не допустить ошибок при расчете выплат работникам вам поможет журнал «Зарплата». При сейчас Вы получаете сразу несколько бонусов. Выберите .

Какие брать нормы суточных при командировках в 2018 году

При расчете налога на прибыль и взносов на травматизм не нужно нормировать суточные при загранкомандировках в 2018 году. Нормы и учет зависят от того, какой размер предусмотрен внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и т. п. Только необходмо учесть, что если суточные выданы в иностранной валюте, для расчета налога на прибыль необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ).

А вот при расчете НДФЛ суточные подлежат нормированию. При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это значит, что если компания выплачивает суточные в размере 2600 руб., 100 руб. из них облагаются НДФЛ.

Аналогичное правило действует и в отношении пенсионных взносов, медицинских взносов и взносов на случай болезни и материнства. Подробнее о том, как начислять взносы с суточных в статье .

Пример. Компания установила размер суточных для загранкомандировок – 2700 руб. Сотрудник находился в командировке – 4 дня. Сумма к выплате 10 800 руб. (2700 руб. х 4дн.).

База для обложения НДФЛ и страховыми взносами (за исключением на травматизм) 800 руб. .

Направление сотрудников в командировку предусматривает не только компенсацию расходов, но выплату суточных. Порядок оформления служебной поездки и её организации закреплен в Положении №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008г.

Согласно нормам данного Положения, руководитель исходя из сложности задания и производственной необходимости, определяет продолжительность поездки для выполнения поставленных целей вне основного места труда. Согласно п.11 указанного нормативно-правового акта, к командировочным расходам, подлежащим компенсации, относятся траты на:

Проезд до места выполнения поставленных задач и обратно;
Проживание в гостинице или ином временном жилье (его разновидность класс и приблизительная стоимость оговаривается до начала командировки);
Доп. траты при нахождении в служебной поездке – представляет собой фиксированную сумму, которую назначает и выплачивает работодатель из расчета на один день;
Иные статьи расходов, связанные с выполнением командировочных задач, согласованные с руководством предприятия.

Согласно п.23 Положения, при направлении сотрудника в служебную поездку заграницу, к возмещаемым расходам добавляются:

Стоимость оформления загранпаспорта, визы и прочих бумаг, необходимых для въезда служащего на территорию иностранного государства;
Обязательные сборы, в том числе взымаемые в аэропорту и при въезде (транзите) автомобиля;
Стоимость оформления обязательно мед. страховки, если она предусмотрена при въезде в иностранное государство;
Иные обязательные сборы и расходы, связанные со въездом и нахождением в командировке за рубежом.

Величину суточных работодатель согласно ст.168 ТК РФ определяет самостоятельно. При этом их размер должен быть зафиксирован в локальных актах данного предприятия. Данная норма не касается госслужащих. Оплата суточных для них установлена Постановлением правительства №812 от 26.12.2005г. В нем указаны нормы суточных при загранкомандировках в 2017 году, таблица которых включает в себя 193 иностранных государства. К примеру:

суточные в казахстан в 2017 году составляют 55 долларов США;
суточные германия 2017 – 65 долларов США в сутки;
суточные в сша 2017 – 72 долларов США.

Частные организации при желании могут использовать таблицу норм оплаты суточных при командировках заграницу, закрепленную в Положении №812. Они также имеют право установить единую величину для «зарубежных» суточных или определить для их размер для каждой страны отдельно.

Если при пересечении границы страны, куда направляется служащий в командировку, ставится соответствующая отметка, то по ней и определяется дата въезда. Если такие штампы не ставятся, к примеру, в странах СНГ, то дата выезда из страны будет устанавливаться по проездным документам, предоставляемым сотрудником, после завершения служебной поездки.

В ряде случаев при зарубежных командировках может использоваться личный транспорт трудящегося или рабочий автомобиль. В таком случае фактическая продолжительность нахождения в месте командировки должна быть указана в служебной записке. Также в этом случае рационально оформить путевой лист для служащего. По возращении на предприятие он должен быть предоставлен вместе с иными оправдательными документами (квитанциями, чеками и т.д.).

В какой валюте следует выдавать суточные при заграничных служебных поездках?

Суточные, согласно п.10 Положения №749, должны выплачиваться сотруднику до начала его командировки. Кроме того, ему должен быть выплачен денежный аванс для покрытия расходов на проезд, аренду жилья и иные расходов, связанных с реализацией поставленных перед ним служебных задач. Выдача положенных средств может производиться в рублях или в валюте.

Порядок выдачи денежных средств для погашения расходов в командировке за рубежом и погашения неиспользованной части аванса закреплен Федеральным законом №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003г. Данный нормативный акт содержит в себе запрет на проведение валютных операций между резидентами.

Однако есть и исключения, перечень которых закреплен в ст.9 данного Федерального закона. Среди них и компенсация расходов связанных с зарубежными командировками и возвращения части средств, которые не были использованы.

В Положении №812 установлены нормы суточных при загранкомандировках в 2017 году в долларах США. Выдача аванса и суточных в валюте может производиться только в случае, если у предприятия есть валютный счет. При отсутствии такового необходимые средства перечисляются в рублевом эквиваленте.

После получения денег служащий самостоятельно приобретает необходимую валюту в обменном пункте или отделении банка. При этом он обязан получить у кассового сотрудника квитанцию или иной документ, подтверждающий проведение соответствующих валютных операций. Последующие расчеты и компенсация расходов будет производиться исходя из платежных документов, которые получит трудящийся при покупке.

В данной ситуации конвертации валюты должна расцениваться исключительно как операция между физлицами. Это связано с тем, что при её осуществлении конкретный гражданин (командировочный служащий) осуществляет покупку наличной иностранной валюты от своего имени, а нет от лица предприятия.

Во время выполнения возложенных на служащего задач при загранкомандировке, им будут истрачены данные средства на аренду жилья, оплату телефонных расходов и иных тратах произведенных в интересах фирмы. Все они должны иметь обязательное документальное подтверждение.

Порядок расчета суточных при загранкомандировке

Проведение расчета суточных при загранкомандировках в 2017 году осуществляется в порядке, закрепленном в п.16 – 18, 20 Положения №749. Согласно данным нормам производится компенсация за оплату проезда:

На территории нашей страны – при этом во время следования заграницу расчет производится в иностранной валюте, а при возвращении обратно (после пересечения границы) – в рублях.
Заграницей – в порядке, предусмотренном Положением №812 или ином, закрепленном локальными нормативными актами предприятия,

Дата пересечения граница государства определяется исходя из отметок пограничной службы, которые проставляются в загранпаспорте служащего. Если же в государстве, куда направляется командируемый сотрудник, проставление таких отметок не производится, то дата пересечения границы будет определяться исходя из проездных документов.

В случае, когда служебное задание предусматривает нахождение командируемого работника в нескольких иностранных государствах, то день, когда была пересечена граница между ними, оплачивается согласно нормам той страны, в которую он сейчас направляется.

Может случиться и такая ситуация, что служащий отправился в загранкомандировку, но вернулся в тот же день, после выполнения поставленных задач. В данном случае оплата суточных будет производиться в иностранной валюте, но в размере 50% от нормы.

Суточные при командировках в 2017 году в выходные дни оплачиваются по тем же правилам, что и труд на основном рабочем месте, то есть в двойном размере. При этом не имеет значение, находился служащий на своем командировочном месте или был в пути, так как при этом он тратит свое личное время. Во втором случае двойной оплате подлежат не только суточные, но и стоимость проезда.

При возникновении ситуации, когда сотрудник задержался в пути, оплата суточных за это время производится по решению работодателя. Трудящийся со своей стороны должен представить доказательства, подтверждающие то, что задержка вызвана производственной необходимостью и была необходима для решения поставленных перед ним задач.

В локальных актах организации может быть установлен порядок расчета суточных при загранкомандировках, пример его осуществления, суммы суточных выплат и правила начисления необходимых сумм командировочным работникам. Возможность предприятия самостоятельно определять данные моменты дает право устанавливать свои правила, но они не должны противоречить нормам действующего законодательства.

Оплата НДФЛ за суточные по загранкомандировкам

Согласно пп.12 п.1 ст.264 НК РФ все траты, связанные с оплатой расходов командировочных сотрудников, учитываются при расчете налоговой базы. В отличие от налога на прибыль, который подлежит уплате, суточные освобождаются от НДФЛ. Однако только в пределах установленных законодательством лимитов. Согласно п.3 ст.217 НК РФ освобождаются от НДФЛ командировки:

На территории РФ – в пределах 700 руб. в сутки;
Заграницей – до 2500 руб. в сутки.

Так как частные предприятия имеют право самостоятельно определять величину суточных, поэтому их величина может быть выше установленных лимитов. В таком случае суммы, полученные свыше нормативов, расцениваются как доход служащего, поэтому с них следует уплачивать налог.

Определяя дату получения данной прибыли, следует ориентироваться на месяц, в котором руководителем предприятия был утвержден авансовый отчет. Данное правило закреплено в пп.6 п.1 ст.223 НК РФ. НДФЛ согласно порядку, установленному в п.6 ст.226 НК РФ, удерживается с ближайшей выплаты зарплаты служащего, а перечислен должен быть не позднее следующего дня после получения им полагающихся сумм.

Расчет налоговой базы для НДФЛ со средств полученных свыше установленных лимитов рассчитывается путем умножения суммы превышения нормы на количество дней нахождения в командировке.

Так как лимиты установлены в рублях, то могут возникнуть при начислении суточных в иностранной валюте. В данной ситуации порядок проведения расчетов зависит от того, в какой валюте получает аванс служащий. Если при загранкомандировке ему начисляется оплата в иностранных денежных знаках, но вручаются суточные в рублях (к примеру, при отсутствии у фирмы валютного счета), то перерасчет производить не следует.

В случае получения сотрудником аванса в иностранной валюте, руководству предприятия для определения налоговой базы потребуется пересчитать выданную ему сумму в рублях. В данном случае следует брать курс ЦБРФ, установленный в том месяце, когда был утвержден авансовый отчет. Из полученной суммы вычитается лимит – 2500 руб. Все оставшиеся средства умножаются на количество командировочных дней. Итоговая сумма и является налоговой базой, из которой производится уплата НДФЛ.

Налог на прибыль с суточных в загранкомандировке

Как было отмечено ранее, в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ вся сумма суточных включается в расходы предприятия связанные с командировками и влияет на расчет базы для налога на прибыль. При этом если средства были выданы в рублях, то они вносятся в состав «прибыльных» трат фирмы.

Если же суточные выплачивались в иностранной валюте, то согласно п.10 ст.272 НК РФ они должны быть пересчитаны по курсу ЦБРФ, который был установлен на день их вручения командированному сотруднику. Итоговая сумма также умножается на количество дней служебной поездки и списывается в расходы фирмы.

Расчет страховых взносов с суточных при загранкомандировках

Согласно ст.168 ТК РФ и п.11 Положения №749 суточные выплачиваются сотруднику, направляемому в командировку длительностью два и более дня. При этом согласно ч.2 ст.9 Закона №212-ФЗ от 24.07.2009г. суточные относятся к выплатам, с которых не уплачиваются страховые взносы во внебюджетные фонды.

В данном случае также есть определенное ограничение. Их сумма не должна превышать норму, установленную для командированных служащих в локальных актах этого предприятия. Если же есть необходимость в начислении большего количества суточных, то работодателю достаточно прописать необходимую сумму в приказе о служебной поездке.

Каждый бухгалтер знает как важно грамотно оформить командировку, заполнить все командировочные документы, проверить правильность учета командировочных расходов в целях налогообложения. Вам помогут рекомендации, а также подборка писем контролирующих органов по теме командировок.

Условиями признания суточных в расходах является подтверждение:

производственного характера командировки;
продолжительности нахождения работника вне места постоянного жительства согласно (п.7 Положения о служебных командировках)

Определяется на основании:

Проездных документов.
Документов о найме жилого помещения в месте командирования, если работник ездил на личном транспорте и билетов у него нет.
Служебной записки, справки или иного документа принимающей стороны, который подтверждает срок прибытия и убытия командированного работника.
Расчета размера суточных (например, справка бухгалтера), факта получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

Важно: Командировочные расходы, связанные с направлением дистанционного работника в служебную командировку, учитываются по налогу на прибыль в общем порядке в силу того, что 25 глава НК РФ не устанавливает зависимости от способа работы сотрудника (Письмо Минфина РФ от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788).

Прочие расходы в командировке

Контролирующие органы не возражают против включения в расходы следующих затрат (условие — компенсация таких расходов установлена в локальном нормативном акте организации и есть распоряжение руководителя организации о возмещении):

Какие затраты рискованно относить на расходы по налогу на прибыль

Первое. Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при приобретении авиа — и железнодорожных билетов, которые являются приложением к данным билетам командированным работникам.

Расходы на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте командированных работников также могут быть учтены в качестве командировочных расходов, если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрено возмещение указанных расходов.

Способ оформления уплаты страховых взносов (на основании отдельного страхового полиса, являющегося приложением к билету, включением сумм взносов в стоимость проездного документа) принципиального значения не имеет. Вместе с тем налоговые органы могут не согласиться с таким способом учета расходов на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.

Второе. Расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (которые включают в себя расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (Письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Третье. Суточные, выплачиваемые работнику, направленному в длительную командировку (более полугода).

Мнение 1: в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы работников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке (Письма Минфина РФ от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 , УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16-15/102339@).

Мнение 2: срок нахождения в командировке определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) и максимальным пределом не ограничен. Следовательно, независимо от длительности нахождения в командировке, работодатель вправе учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, установленную в локальном акте организации (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.2015 № Ф05-12177/2015 № А40-167292/2014).

Четвертое. Затраты на проживание командированного сотрудника в месте командирования в арендованной квартире, но расходы документально не подтверждены. Однако, имеется судебная практика, которая в качестве альтернативы разрешает учесть в расходах сумму 700 руб. (по России) или 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) (Постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59-2701/2009; ФАС Северо-Западного округа от 09.02.2007 по делу № А26-5126/2006-28, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.06.2008 по делу № А05-4612/2007).

Пятое. Расходы по оплате стоимости билетов к месту командирования и обратно, если даты поездки не совпадают со сроком командировки. Имеются положительные для налогоплательщика разъяснения контролирующих органов и судебная практика (Письма Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800 , от 30.07.2014 № 03-04-06/37503 ; Постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2), однако налоговые органы вправе высказать претензию и запросить пояснения. В данной ситуации многое будет зависеть от причины и количества дней несоответствия.

Шестое. Организация для выполнения работ привлекла сотрудника контрагента, возместила ему затраты по проезду и иные командировочные затраты. Согласно разъяснению Минфина России (Письмо от 24.09.2015 № 03-03-06/1/54684) возмещение командировочных затрат физлицам, не являющимся работниками компании, не учитываются в расходах по налогу на прибыль в силу того, что поездка стороннего специалиста командировкой не считается.

Зарегистрируйтесь на курс « ». Вы научитесь вести учет доходов без ошибок, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.