Счет фактура на аванс в 1с. Как создать счет фактуру на аванс в бухгалтерии предприятия. Когда нужно создать счет-фактуру на аванс

Получение аванса предприятием, платящим НДС, необходимо на всю полученную выставить счет-фактуру. Программа 1С Бухгалтерия в своей последней версии 8.3 предусматривает возможность автоматизации данного процесса для упрощения ведения учета. От работника требуется всего несколько манипуляций на ПК, чтобы провести генерацию потребного документа.

Необходимо отметить, что представленная ниже инструкция будет актуальна и для работы в более старой версии программы 8.2

Зачисление аванса на счет

Рассмотрим пример, когда на счет организации был перечислен аванс в объеме 100 рублей. Данная операция должна быть отражена через «Поступления на р/с»:

Данная операция проводками будет отражать зачисление поступивших средств на авансовый счет 62.02

Создание счета-фактуры на полученный аванс

Создание документа допускается двумя доступными вариантами, в ручном режиме или системой автоматически.

Ручное создание

Создание в ручном режиме предусматривает переход в документе на аванс по пути «Создать на основании» — «Счет фактура выданный»:

После этого появится форма счета-фактуры

Остается только проверить правильность внесенных данных, после чего нажать на «Провести», после чего соответствующий документ будет сгенерирован в системе.

Автоматическое создание

В случаях, когда организация регулярно работает с авансами и в отчетном периоде их большое количество, ручное составление счетов-фактур на каждый из них не очень удобно. Система предлагает возможность автоматического выполнения работы. Для этого требуется зайти в раздел «Банк и касса», где выбрать из предложенных вариантов «Счета-фактуры на аванс».

После этого пользователю открывается новое окно. При его заполнении необходимо указать организацию и временной интервал, за который формируются документы.

Система автоматически внесет в табличную часть документа все факты счетов-фактур на аванс, которые не были созданы. В нашем случае это единственный платеж в размере 100 рублей.

При необходимости данный перечень может быть откорректирован за счет включения в него новых строк или удаления части существующих. Заполненные сведения стоит проверить на правильность, после чего кликнуть на «Выполнить».

Комиссионер должен выставить приобретателю продукции счет-фактуру на аванс, зафиксированный в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур. По Правилам ведения книги продаж, которая применяется во время расчетов по налогу НДС, комиссионерам (т.е. агентам) не нужно фиксировать в ней счета-фактуры, предъявляемые покупателям в процессе:

• продажи товаров;
• предоставления услуг;
• передачи имущественных прав;
• поступления полной или части оплаты будущей поставки.

Порядок оформления счетов-фактур на аванс в программном продукте «1С:Бухгалтерия 8»

Субкомиссионер

Конфигурация позволяет автоматически выставлять данный вид счетов при помощи специального инструмента регистрации. Такую обработку счетов следует производить к концу рабочего дня.

Субкомиссионер должен открыть сформированный таким способом документ с названием «Счет-фактура выданный», чтобы заменить вид «На аванс» на «На аванс комитента», ввести его реквизиты и перепровести счет.

Счет-фактура, выдаваемый с видом «На аванс комитента» не требует начисления НДС в бухучете и снесения в книгу продаж, но должен быть зафиксирован в журнале счетов-фактур.

Комиссионер

Комиссионер принимает от комитента счет на аванс и заносит его в свой журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. По Правилам ведения книги покупок при расчете НДС, в ней не отражаются фактуры, которые отправляет комитент по предоставленным товарам, услугам и работам, имущественным правам, поступившей частичной или полной оплате.

То есть комиссионер сообщает комитенту о получении аванса и предъявлении соответствующего счета. Последний в качестве даты счета-фактуры комиссионера выставляет покупателю собственный счет на аванс. Комиссионеру же отправляется экземпляр выставленной им квитанции на аванс, который регистрируется в соответствующем журнале.

На закладке «Главное» документа должны быть указаны данные контрагента-комитента (комиссионер для субкомиссионера), заключенный с ним договор и остальные реквизиты.

Важные особенности ведения учета счетов-фактур

Если во время создания отчета у комиссионера (либо субкомиссионера) не осуществлялась продажа, заполнению подлежит лишь закладка с названием «Денежные средства». В таблице должен быть обозначен тип отчета по платежу (покупатель, аванс, сумма, дата события, сумма и ставка НДС).

После поступления от комитента фактуры на основе «Отчета комитенту» формируется «Счет-фактура полученный» (в списке, появившемся в окне программы, выбирается в качестве его вида «Счет-фактура на аванс»).

В «Счет-фактуру полученный» вносятся номер, дата счета на пришедший аванс. Используя ссылку «Выбор», находим счет-фактуру, выданный приобретателю. Этот документ проводится исключительно в журнале счетов-фактур.

При поступлении от субкомиссионера отчета о пришедшем авансе от покупателя комиссионер должен приступить к созданию «Отчета комиссионера (агента) о продажах».

На закладке с названием «Главное» указываем данные контрагента-комиссионера, договора с ним и другую информацию.

Закладки «Возвраты» и «Реализация» заполняем на базе данных отчета. Если возврата и реализации нет, заполняем только «Денежные средства», указывая тип вид отчета по платежу.

В процессе проведения этот документ не формирует бухгалтерских проводок, создавая лишь запись в регистре накопления НДС, на базе которой программа в автоматическом режиме выставляет счет-фактуру на аванс.

«Счет-фактура, выданный на аванс» сформировывается путем регистрации. В таблице вместо названия договора будет стоять «Комиссия».

Нужно обратить внимание

Комиссионер - комитент исключительно для субкомиссионера. Для комитента он комиссионер, поэтому фиксировать выставленный этой организации счет-фактуру на аванс может исключительно в графах журнала счетов-фактур.

Это означает, что комиссионер должен выполнить такие же процедуры с счетами-фактурами, что и субкомиссионер: открывать сформированный обработкой «Счет-фактура выданный» и изменять его вид с «На аванс» на «На аванс комитента», указывая комитента.

Счет-фактуру на аванс в 1С Предприятие 8.2 можно сформировать двумя способами. Первый – документ формируют вручную, на основании платежного поручения, по которому вы получили аванс. Второй – счета-фактуры формируются автоматически на основании всех авансов, поступивших за выбранный период.

Читайте в статье:

Ручное формирование счетов-фактур применяют при небольшом количестве операций. При большом объеме авансовых платежей в программе 1С Предприятие 8.2 удобней использовать автоматический способ. При любом из этих способов счет-фактуру создают в три шага.

Если вы работаете на общей системе налогообложения, то с полученных авансов нужно начислить НДС (п.1 ст.167 НК РФ). Налоговая база - сумма поступившей предоплаты. Налог начисляют по расчетным ставкам – 10/110 или 20/120. На каждый поступивший авансовый платеж надо оформить счет-фактуру. Расскажем о том, как выписать счет-фактуру на аванс в 1С.

Как сформировать счет-фактуру на аванс вручную

Сформировать счет-фактуру на аванс в 1С Предприятие 8.2 на основании полученного платежного документа можно в 3 шага.

Шаг 1. Найдите в 1С Предприятие 8.2 входящий платежный документ

Если покупатель перечислил аванс на расчетный счет , зайдите в раздел «Банковские выписки» (1) и найдите платежное поручение (2), на основании которого будет сформирована авансовая счет-фактура в 1С.

Если аванс оплачен покупателем наличными в кассу , то зайдите в раздел «Приходные кассовые ордера» (1), найдите нужный приходник (2).

Шаг 2. Создайте на основании платежного документа счет-фактуру на аванс

Кликните на платежный документ (3), нажмите правую клавишу мыши, в открывшемся окне перейдите по ссылке на «На основании» (4), и далее на «Счет-фактура выданный» (5). Откроется окно «Счет фактура выданный» для просмотра и редактирования документа.

Шаг 3. Авансовая счет фактура в 1С: создание и редактирование

1С Предприятие 8.2. сформирует счет-фактуру на основании платежного документа, по которому получен аванс. В открывшемся окне вы увидите реквизиты счета-фактуры. Если есть необходимость, счет-фактуру авансовую в 1С (6) можно отредактировать. Например, поменять ставку НДС, если она была неправильно указана в платежном документе или изменить договор. Когда правки внесены, нажмите «Ок» (7). Документ создан и проведен. Программа автоматически сделает нужные проводки по начислению НДС с аванса (Д-т 76.АВ К-т 68.02), и зарегистрирует счет-фактуру в книге продаж.

Как сформировать счет-фактуры на авансы автоматически за выбранный период

Как в 1С делать счет-фактуру на аванс? Для корректного формирования счетов-фактур на аванс в автоматическом режиме необходимо:

• провести все документы по реализации товаров и услуг за период формирования счетов-фактур на аванс (например месяц, квартал);
• провести все поступления денег от покупателей за тот же период;
• провести прочие документы, влияющие на взаиморасчеты с покупателями (корректировки долга и т.д.).

В 1С Предприятие 8.2 автоматическая регистрация счетов-фактур на аванс делается в 3 шага. Расскажем о том, как в 1С сделать счет фактуру на аванс.

Шаг 1. Зайдите в обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс»

Шаг 2. В окне «Регистрация счетов-фактур на аванс» заполните необходимые поля

Последовательно выполните следующие действия:

• укажите период, за который хотите сформировать счета-фактуры на аванс (2);
• выберите организацию, по которой формируются счета-фактуры на аванс (3);
• нажмите кнопку «Заполнить» (4).

Вы увидите список всех входящих платежей, которые программа В 1С Предприятие 8.2 определила как авансовые. В полях списка можно увидеть контрагента, от которого пришла предоплата, сумму аванса, ставку НДС, документ-основание, дату платежа. Окно будет выглядеть так:

Часто случается, что заказчик, желая забронировать за собой товар или по любым другим причинам, делает предоплату. Выставленного счета на оплату у него нет, деньги пришли, налог с них платить как-то надо и для этого придумали выставление счет авансов в 1с 8.3

Счет фактура на наличный аванс в 1с

В случае прихода наличных сумм нужен приходный кассовый ордер. Создадим его:

• Открываем «Банк и Касса»

• Выбираем «Кассовые документы»

• Нажимаем на «Приход» для создания нового документа

Для примера создадим сумму в десять тысяч. Переведем ее в кассу. Это переход с 62.02 на 50.01 счет.

Счета фактуры на безналичный аванс в 1С 8.3

При заходе денег не в кассу, а на счет нужно:

открыть тот же «Банк и Касса»

выбрать «Банковские выписки»

Будет похожая операция, но по дебету 51 счета и кредиту 62.02 «Расчеты по полученным авансам».

Аванс и отгрузка в один день

Итак, аванс пришел, полной оплаты нет, а за товаром приехали, отгрузили и уехали. Если по времени оплата прошла раньше отгрузки, то получается:

Стоимость покупки отгруженного товара без НДС - дебет 90.02.1 и кредит 41.01

Прием авансового платежа - дебет 62.02 и кредит 62.01

Неоплаченный остаток - дебет 62.01 и кредит 90.01.1

Налог на добавленную стоимость - дебет 90.03 и кредит 68.02

1с авансовые счета по созданной счет фактуре

Для этого нужно зайти в выданные счет-фактуры.

Новая будет заполнена системой автоматически. После сличения всех данных можно проводить.

Результатом станет переход по НДС на 76.АВ «НДС по авансам»

Выглядит просто, но, если делать несколько раз подряд, то есть риск механической ошибки. Для этого в 1С есть автоматизированный алгоритм:

Открываем «Банк и Касса», «Счет-фактуры на аванс»

Заполняем критерии поиска в верхней строке. Это будут период выставления и название контрагента.

Нажатием кнопки «Заполнить» отбираем из всего массива счетов те, что соответствую указанным критериям.

Их можно редактировать, добавлять и удалять.

По завершению всех нужных манипуляций нажимаем «Выполнить»

Выписка авансовых счетов-фактур зависит от политики, принятой на предприятии. Можно регистрировать все авансы, не регистрировать их вовсе или установить пороговый срок (до конца налогового периода, до конца месяца, 5 дней).

Давайте вкратце вспомним, каким образом полученный аванс от покупателя влияет на НДС:

При получении оплаты либо частичной оплаты (далее - аванса) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав налогоплательщик обязан начислить НДС с этого аванса к уплате в бюджет, а также выписать счет фактуру в течении 5 дней со дня получения аванса.

Суммы налога, исчисленные налогоплательщиком с сумм авансов, полученных в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав подлежат вычету. Вычеты производятся на основании отгрузки соответствующих товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Более подробные материалы можно найти, например, на ИТС http://its.1c.ru/db/declnds#content:604:1

Каким же образом мы выписываем счет-фактуры на полученные авансы? Возможно два варианта:

1. Предоплата по договору обусловлена договором, и покупатель хочет (а также имеет право) принять к вычету НДС с перечисленной предоплаты

В этом случае, необходимо очень четко следить за состоянием взаиморасчетов с покупателем, однозначно определять принадлежность платежа к авансу в момент регистрации документа «Поступление на расчетный счет». Будет полезным просить покупателя четко указывать сумму аванса в назначении платежа.

Такой тщательный контроль необходим в виду того, что:

• - в этой ситуации счет-фактура выписывается пользователем самостоятельно на основании документа «Поступление на расчетный счет» и распечатывается в двух экземплярах
• - сумма аванса определяется, исходя из настройки «Погашение задолженности» документа «Поступление на расчетный счет». Если установлен способ «Автоматически», то погашение задолженностей будет происходить исходя из текущих остатков счета 62.01 (условимся, что мы используем счет 62.01 для учета задолженностей покупателей, а 62.02 для учета авансов) по методу ФИФО. После закрытия всех задолженностей, остаток платежа переносится на счет 62.02 и именно на эту сумму остатка будет выписан счет-фактура на аванс. Следовательно, перед тем как зарегистрировать счет-фактуру на аванс, необходимо быть уверенным в том, что последовательность взаиморасчетов с контрагентом актуальна.

2. Счет-фактура выписывается в единственном экземпляре «для себя»

В этом случае целесообразно использовать специальную обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс», которая автоматически создаст счет-фактуры на все не закрытые авансы по установленным правилам выписки*.

*Порядок выписки счетов фактур на полученные авансы устанавливается в учетной политике организаций (Предприятие-Учетная политика-Учетная политика организаций-закладка «НДС»), а также в договоре с контрагентом.

Самое важное ограничение этого способа - перед регистрацией счет-фактур на аванс мы должны быть уверены, что:

• - последовательность расчетов с покупателями актуальна
• - выверены дублирующиеся контрагенты и договоры
• - все остатки задолженностей находятся на 62.01
• - все остатки авансов находятся на 62.02
• - на 62.02 нет остатков, по которым аванс уже должен был закрыться
• - в случае изменений взаиморасчетов в том периоде, за который уже была выполнена обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс», необходимо перевыполнить обработку

Вкратце, рассмотрим каждое из вышеперечисленных ограничений в отдельности:

1. Восстановление последовательности расчетов с покупателями
В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» нет отдельных обработок для восстановления последовательностей расчетов, поэтому, перед тем как начать работу с ежеквартальными регламентными операциями по НДС, необходимо перепровести все документы за квартал и разобраться со всеми ошибками, выданными при перепроведении. В общем случае в каждой организации должен быть разработан регламент по перепроведению документов и установке даты запрета редактирования, но это уже тема отдельной самостоятельной статьи.

2. Проверка наличия дублирующихся контрагентов и договоров
Эта тема тоже достаточно обширна. И выверкой задвоенных контрагентов, конечно, лучше заниматься не во время составления отчетности, а постоянно, в соответствии с разработанными регламентами. Некоторые моменты можно подчерпнуть из моей статьи «Эффективная работа со справочником контрагентов », можно использовать специальные универсальные обработки поиска задвоенных элементов справочников.

3. Проверка правильности остатков взаиморасчетов на счетах 62.01 и 62.02

Для проверки остатков счета 62 можно воспользоваться отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость» с настройкой «Развернутое сальдо» и «По субсчетам».
Обращу внимание, что очень многие бухгалтера при анализе остатков счета 62 не включают настройку «Развернутое сальдо» и отключают группировку по документам расчетов с контрагентами и видят, примерно, следующую картину (Рисунок 1).

Рисунок 1 - Проверка счета 62 без развернутого сальдо и документов расчетов

Смотря на данную картину бухгалтер делает следующие выводы: на начало года в оборотно-сальдовой ведомости есть «минуса», но в течении периода они выровнялись и на конец квартала остатки верные - все остатки 62.01 дебетовые, 62.02 - кредитовые.

Посмотрим на тот же самый отчет со включенной настройкой развернутого сальдо (Рисунок 2).

Рисунок 2 - Проверка счета 62 с настройкой развернутого сальдо

Мы видим, что на самом деле, сумму 7 507,81 по контрагенту «Покупатель 5» на счете 62.01 программа считает незакрытым авансом. Точно такая же ситуация с суммой 2 600 по контрагенту «Покупатель 8». А сумму 60 000 на счете 62.02 по контрагенту «Покупатель 8» программа наоборот считает непогашенной задолженностью. Рассмотрим эту ситуацию подробнее, развернув обороты по контрагенту «Покупатель 8» по документам расчетов (Рисунок 3).

Рисунок 3 - Оборот 62.02 по контрагенту «Покупатель 8» по документам расчетов

Мы видим, что дебетовый оборот по документу «Поступление на расчетный счет 15 от 31.01.12» ошибочен, так как по этому документу не было остатка аванса (не было кредита). Для исправления данной ошибки достаточно расшифровать оборот карточкой счета, найти документ, сделавший неправильный оборот и перепровести его.

Порядок исправления выявленных ошибочных движений и остатков во взаиморасчетах достоин отдельной полноценной статьи. В рамках данной статьи ограничимся тем, что закрытие авансов и задолженностей должно проходить обязательно с учетом документов расчетов. Отключение группироки «документы расчетов с контрагентом» при анализе взаиморасчетов очень распространенная и значительная ошибка .

В итоге после всех исправлений должна получиться следующая картина: остатки 62.01 только в дебете 62 счета, остатки 62.02 только в кредите (рисунок 4).

Рисунок 4 - ОСВ по счету 62 с развернутым сальдо по субсчетам

4. Проверка незакрытых авансов

Общая суть проверки незакрытых авансов в том, что при условии выполнения предыдущего пункта нам достаточно убрать настройку «По субсчетам» и проверить, что нет одновременных остатков по дебету и по кредиту у одного контаргента/договора в целом на счете 62. Группировку по документам расчетов можно отключить (Рисунок 5).

Рисунок 5 - ОСВ по счету 62 с развернутым сальдо

Анализируя данный отчет, мы видим, что у «Покупатель 2» по договору «№...0109774-02» одновременно «висит» и задолженность 1 810 444 и аванс 168 721,20. Данная ситуация говорит о том, что авансы по этому договору зачтены не корректно. Если не исправить данную ошибку, то при автоматической регистрации счетов-фактур на аванс, на кредитовый остаток в размере 168 721,20 будет выписан счет-фактура на аванс и начислен НДС.

Аналогичная ситуация с контрагентом «Покупателем 8». Все выявленные отчетом проблемы обязательны к исправлению!

Отдельно рассмотрим контрагента «Покупатель 7». В целом по контрагенту мы видим есть и кредитовый и дебетовый остаток на счете 62, но при детализации по договорам видно, что дебетовый остаток - на «договоре подряда 32», а кредитовый - на» договоре подряда 33». Такая ситуация действительно может быть. Мы должны обратить на нее внимание, но исправлять в данном случае ничего не будем.

После исправления всех не зачтённых авансов картина в отчете изменится следующим образом (Рисунок 6).

Рисунок 6 - ОСВ по счету 62 с развернутым сальдо после исправлений