Приказ о смене фамилии после замужества образец. Приказ об изменении фамилии

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Мурашову Е.Д.

Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.

Приложения:

2. Копия свидетельства о заключении брака.

Демина Р.К.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по . Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).

1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии.

1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных.

1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.

1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2011 года №14-дVIP).

1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.

1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.

1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

Город Краснодар

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2008 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.

2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:

«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

3. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

Демина Р.К.

На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации.

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.

1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных.

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – документ, часто подписываемый в женских коллективах. Кроме того, даже сотрудник мужского пола иногда меняет фамилию по этой причине. А изменение фамилии ведет к смене данных о сотруднике в кадровой службе.

ФАЙЛЫ

Не стоит забывать об изменении фамилии в бухгалтерском учете, который касается этого работника и пр. Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.

Основания

Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.

Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две. Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания). Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.

Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.

Обязательна ли точная форма

Утвержденной формы этого приказа не существует. Законом предусмотрены только требования к бумаге, которая будет издаваться по этому поводу. И главное из них — содержание реквизитов тех первичных документов, которые послужили основанием. Это прямо сказано в девятой статье Закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Таким образом, у приказа может быть любая форма. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Руководствоваться при этом нужно ГОСТ Р 6.30-2003. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.

Элементы документа

В верхней части приказа прописывается полное наименование организации, руководитель которой подписывает документ. На листе ниже расположен сам приказ с номером и наименованием. Слева – город, справа – дата принятия. После вводных данных располагается суть приказа.

Первая часть – мотивировка. Прописывается, на основании каких конкретно документов издается приказ, указываются их номера и даты. Классический вариант – свежий паспорт работника, его заявление плюс свидетельство о заключении брака.

В качестве важных дополнений в приказе упоминаются:

• Дата, с которой все учредительные документы организации должны содержать новую фамилию работника.
• ФИО работника кадровой службы (бухгалтерии или любого другого отдела, занимающегося кадровыми вопросами), который ответственен за смену и уведомление бухгалтерии о переменах.
• Сведения о том, что нужно внести изменения в расчетные документы.

На практике частенько возникает путаница именно с расчетными документами. Работнику могут не выдать заработную плату вовремя в связи с тем, что он проходит под другой фамилией.

В конце приказа должна стоять подпись руководителя учреждения с указанием его должности и расшифровкой.

Где регистрируется

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.

Датировка

Часто даты этого документа вызывают вопросы. В наличии у кадровика три даты: когда было выдано свидетельство о заключении брака, когда работник на руки получил паспорт с измененной фамилией и когда подал заявление в кадровый отдел с просьбой о внесении изменений.

Внимание! Правильно оформленный приказ должен быть датирован третьим числом (не позднее трех рабочих дней с его подачи): когда сотрудник изъявил желание смены документов. До этого момента организация не имеет права вносить какие-либо изменения в личное дело или куда-либо еще.

Куда и как вносятся коррективы

Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:

• Трудовой книжке. Это прописано в 26 пункте Правил хранения, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Причем изменения вносятся аккуратно. На лицевой стороне трудовой книжки фамилия перечеркивается одной чертой (так, чтобы предыдущую можно было прочитать). А информацию о том, почему это делается – ссылку на приказ с номером и датой – размещают на внутренней стороне обложки. Все заверяется «автографом» руководителя либо начальника кадровой службы и печатью организации.
• Личной карточке работника по форме Т-2.
• В личном деле. Оно должно будет содержать копию свидетельства о заключении брака.
• Трудовом договоре. Для этого составляется к нему отдельное дополнительное соглашение с прописыванием причин изменения фамилии. Есть еще один вариант – переписать весь договор заново с новой фамилией.
• Свидетельстве обязательного пенсионного страхования. В связи с Постановлением Пенсионного фонда №195п от 31 июля 2006 года оформить смену информации в этом документе может как сам работник, так и сотрудник кадровой службы компании, в которой он работает.
• Банковской карточке.

Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.

Развод

В случае с разводом дело обстоит по точно такой же схеме. Главное – дождаться момента, когда сотрудница организации получит свидетельство о разводе и паспорт с обновленными данными на руки.

Фамилия, имя или отчество могут смениться и из-за других причин. Работник может изменить свое ФИО в любой момент по собственной инициативе. От причин будут меняться только основания для издания приказа. В его содержании не будет существенных изменений. В описанных случаях будет правильно ориентироваться на приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

При смене фамилии потребуется одновременно сменить целый ряд документов — причем также на работе. Для осуществлении такой операции понадобится в обязательном порядке составить специальный приказ. Данный документ не имеет установленной формы, но при этом необходимо будет использовать его — это позволит избежать различного рода сложностей, затруднений.

Общие положения

Все граждане РФ в обязательном порядке должны иметь определенные персональные данные. Касается это фамилии, имени и отчества. Но при этом возможно будет осуществлять таковых персональных данных.

Процесс данный подразумевает большое количество различных нюансов. В первую очередь важно помнить, что потребуется заменить все документы, где отражается сама фамилия. В том числе по месту , .

Процедура смены фамилии обязательно осуществляется в соответствии с определенным регламентом. На законодательном уровне определен регламент изменения персональных данных.

Причем как в специальных государственных органах, так и по месту трудоустройства. Одним из самых важных документов является приказ на смену фамилии. Причем работодатель обязан осуществить все процедуры в соответствии с .

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно заранее, до начала смены фамилии у работодателя и в других органах власти, нужно отнести:

1. Что это такое?
2. Кто попадает под категорию?
3. Куда следует обращаться?

Что это такое

Необходимо знать, что алгоритм обращения подразумевает некоторые существенные нюансы. Ещё одним важным моментом является необходимость правки документов на работе, по месту учебы.

Нередко возникает вопрос — нужен ли при смене фамилии работника? Законодательство точного ответа на него не дает.

Но во избежание проблем с трудовой инспекцией кадровой службе необходимо будет в обязательном порядке составить такой приказ.

Причем вне зависимости от того, кто именно сменил фамилию — директор школы, иного учреждения или же простой работник.

Аналогичным образом обстоит дело с учениками школы, воспитанниками иных образовательных учреждений. В обязательном порядке необходимо будет осуществлять правку документов соответствующим образом.

Образец приказ о смене фамилии ребенка в детском саду стоит разработать заранее, это сократит время на подготовку всех необходимых документов.

Все процедуры по изменению фамилии соответствующим образом может осуществлять следующий сотрудник:

• руководитель предприятия;
• кадровый работник;
• главный бухгалтер.

Все зависит в первую очередь от организационной структуры конкретного предприятия. Трудовой кодекс РФ, а также иные нормативные документы никак не регулируют этот момент. Со всеми нюансами лучше всего ознакомиться заблаговременно.

Куда следует обращаться

Процедура оформления девичьей фамилии осуществляется стандартным способом.

Причем потребуется обратиться в целый ряд различных учреждений:

В первую очередь понадобится обратиться в орган регистрации гражданских состояний. Именно ЗАГС занимается внесением соответствующих правок в реестр.

Рассмотрение заявления и составление соответствующего документа обычно редко занимает более 14 дней.

В то же время после того, как фамилия соответствующим образом была изменена на девичью — необходимо будет обязательно заменить все остальные документы, где отражаются персональные данные.

Наиболее существенным является общегражданский паспорт гражданина РФ. Причем реализовать процесс замены следует именно в течение определенного периода времени — не позже чем через 30 дней с момента правки реестров в ЗАГС.

В противном случае назначается достаточно существенный штраф. Величина его в некоторых регионах составляет порядка 5 тыс. рублей (Санкт-Петербург). Потому не стоит медлить, необходимо приступить к реализации процедуры как можно быстрее.

Ранее переоформлением паспортом занималось отделение ФМС. С недавнего времени соответствующая функция была передана специальному отделу Министерства внутренних дел.

Также оформить новый паспорт, с измененными персональными данными можно будет через Многофункциональный центр. МФЦ работает по принципу одного окна, все документы требуется подавать именно в него.

Относительно недавно функция выдачи новых паспортом реализуется через интернет, через портал «Госуслуги». Данный сайт позволяет подать заявление на оформление нового паспорта по причине смены фамилии на девичью удаленно.

Причем там же возможно осуществить оплату государственной пошлины за данную услугу. Размер её является фиксированным, с 01.01.17 г. действует скидка величиной 30% на такую оплату.

Если возникают какие-либо сложности, органы ЗАГС отказываются осуществлять процедуру предоставления услуг в штатном режиме — вопрос необходимо будет разрешать через суд.

Причем алгоритм обращения является полностью стандартным, какие-либо сложности обычно полностью отсутствуют.

Но следует помнить о важности правильного составления искового заявления, а также прилагать все требуемые в конкретном случае документы.

Приказ на смену фамилии

Сам приказ на смену фамилии на работе или же в учебном заведении обычно составляется стандартным образом. Какие-либо технические сложности отсутствуют.

Но если опыта не имеется — то оптимальным решением будет ознакомиться с составленным верно образцом.

Важно лишь при формировании документов опираться на актуальные, действительные законодательные акты. Это позволит избежать большого количества самых разных проблем.

Кроме того законодательство ежегодно претерпевает достаточно серьезные изменения. Именно поэтому самому физическому лицу, чья фамилия изменяется, стоит внимательно ознакомиться со всеми ними.

Таким образом возможно будет самостоятельно проконтролировать соблюдение собственных прав, избежать различного рода ошибок.

К основным вопросам, предварительное ознакомление с которыми строго обязательно, нужно будет отнести:

1. Где требуется.
2. Как составляется.
3. Прилагаемые документы.
4. Важные нюансы.
5. Чем регулируется.

Где требуется

Сегодня приказ о смене фамилии требуется для внесение правок в некоторые важные документы, которые составляются при официальном трудоустройстве гражданина.

К таковым документам на данный момент времени относится следующее:

• трудовая книжка;
• трудовой договор;
• личное дело;
• самого работника, оформленная по форме №Т-2.

Также непосредственно по месту работы необходимо будет осуществить замену целого ряда различных иных дополнительных документов.

К таковым сегодня относится следующее:

1. Паспорт гражданина РФ.
2. и многое другое.

Как составляется

В то же время документы по месту работы возможно будет заменить только лишь после смены паспорта и составления специального приказа на внесение соответствующих правок.

Сам приказ на смену фамилии должен будет включать в себя следующее:

• город составления самого заявления;
• дата составления приказа;
• номер документа;
• наименование приказа — «об изменении учетных данных»;
• обозначается основание для изменения фамилии;
• указывается перечень персональных данных;
• обозначаются реквизиты документы, на основании которого вносятся соответствующие правки (свидетельство о заключении/ , серия и номер паспорта, другое);
• указывается руководитель организации;
• проставляется подпись руководителя с расшифровкой и непосредственно лица, персональные данные которого были изменены по каким-либо причинам.

В законодательстве стандартной формы приказа этого типа не установлено. Потому в каждом случае необходимо будет составлять приказ в индивидуальном порядке.

Оптимальным решением будет составлять его по ранее использованному образцу. В качестве источника следует использовать только лишь какой-либо авторитетный.

Прилагаемые документы

Для осуществления процедуры смены фамилии по месту работы потребуется приложить только лишь один паспорт. Необходимо будет заблаговременно осуществить его замену на новый.

Сам алгоритм получения нового общегражданского паспорта полностью стандартный, какие-либо сложности обычно попросту отсутствуют.

Видео: смена имени в РФ

Важные нюансы

Для замены общегражданского паспорта также в обязательном порядке придется подготовить целый ряд различного рода документов.

В перечень таковых на данный момент входит следующее:

Для изменения фамилии непосредственно в ЗАГС обязательно понадобится уплатить государственную пошлину.

Величина её составляет порядка 650 рублей. Определяется этот момент . Также потребуется уплатить государственную пошлину за смену паспорта, а также осуществление иных действий.

Ещё один важный момент — смена СНИЛС и полиса ОМС, . Гражданин, фамилия которого будет сменена, имеет право на самостоятельный выбор способы замены обозначенных выше документов.

Сделать это возможно будет через работодателя, а также полностью самостоятельно. Список обязательных к предоставлению документов является стандартным. Работодатель не имеет права отказать в обращении по поводу замены СНИЛС и ИНН.

В то же время если официальное трудоустройство отсутствует или же гражданин является самозанятым (нотариус, адвокат), то необходимо будет самостоятельно произвести замену этих документов.

Необходимую консультацию возможно получить непосредственно в органах, в которых производится замена конкретных документов.

Например, для замены СНИЛС потребуется обратиться в региональное отделение ПФР. Для замены ИНН — в налоговую службу.

Необходимо помнить о обязанности оповещать работника своего работодателя о смене фамилии, имени или же отчестве. Это позволит избежать различных юридических сложностей.

Нередко всевозможные проблемы возникают именно по причине отсутствия у работодателя оперативной актуальной информации о своем сотруднике. Несколько иначе обстоят дела с учебными заведениями.

При изменении фамилии нет необходимости менять школьный аттестат, диплом о получении высшего образования или иные образовательные документы. Это позволяет сэкономить существенное количество времени.

В то же время при необходимости заменить такие образовательные документы возможно. Сделать это относительно просто, какие-либо сложности обычно не возникают.

Чем регулируется

Основным нормативным актом, с которым требуется обязательно разобраться, является Федеральный закон:

Содержит информацию по поводу государственной регистрации перемены персональных данных.

Именно в рамках данного нормативного документа осуществляется перемена фамилии, а также иной информации. Стоит заранее ознакомиться со всеми нюансами.

Стоит по возможности заранее разобраться со всеми нормативными документами. Это позволит избежать допущения типичных ошибок, а также проконтролировать соблюдение собственных прав.

Замена фамилии в паспорте и по месту официального трудоустройства — процедура обязательная при изменении персональных данных. С нюансами такой процедуры нужно будет разобраться заранее.

Работники кадровой службы любого предприятия часто сталкиваются с вопросом о смене фамилии сотрудников после замужества. Изменение данных должно в обязательном порядке фиксироваться в документах компании. В первую очередь нужно грамотно оформить приказ о смене фамилии.

Приказ об изменении фамилии в связи со вступлением в брак составляется на основании заявления сотрудника. После замены старого паспорта работник должен сообщить о корректировке личных данных в отдел кадров.

Заявление подается в письменном виде. Форма написания свободная. На бланке необходимо указать:

• причину изменения сведений;
• прежние личные данные;
• новые данные;
• перечень документов-оснований.

Изменение личной информации должно быть обеспечено документами, удостоверяющими личность. При подаче заявления необходимо предоставить копии и оригиналы:

• свидетельство о регистрации брака;
• паспорт;
• СНИЛС (полученный на основании нового паспорта).

Положение о смене фамилии относится к обязательной группе приказов и положений по личному составу предприятия. Структура распоряжения на законодательном уровне не установлена. Документ может быть оформлен в программе 1С или на фирменном бланке предприятия:

1. «Шапка» содержит полное наименование фирмы.
2. Порядковый номер документа.
3. Название распоряжения: «об изменении персональных данных».
4. В преамбуле указываются фио сотрудника, должность. Старые и новые данные.
5. В резолютивной части прописывается указание начальнику отдела кадров о внесении изменений в учетные положения личного состава организации.
6. Перечень документов-оснований (заявление работника, номер и серия свидетельства о браке, данные паспорта).
7. Подпись директора, исполнителя и сотрудника.

Дополнительные особенности:

1. Датировка приказа должна соответствовать дате подачи сотрудником соответствующего заявления. Распоряжение оформляется не позднее трех дней с момента обращения работника. В данном случае ошибочно брать в расчет дату бракосочетания. Перемена личных данных возможна только после получения паспорта.
2. По регламенту распоряжения фиксируются в Регистрационном журнале приказов.
3. Распоряжение о перемене персональных данных должен быть доведен до сведения сотрудника, и бухгалтера (под роспись).

Дополнительные коррективы

При изменении личной информации после свадьбы, сотрудник обязан известить работодателя. Отдел кадров должен подготовить постановление и внести соответствующие корректировки в учетные документы:

1. Трудовая книжка. На первой странице горизонтальной чертой перечеркивается старая фамилия. Сверху указывается новая. На внутренней стороне обложки фиксируется запись: «Фамилия изменена на _____, на основании свидетельства серия___№____.
2. Журнал движения трудовых книжек.
3. Форма т-2 личной карточки сотрудника.
4. Личное дело. Ксерокопия брачного свидетельства и паспорта подшиваются к материалам дела.
5. Трудовой договор. Необходимо составить дополнительное соглашение с указанием изменений и
6. Пенсионное страховое свидетельство. Документ выдает Пенсионный фонд. Заказать СНИЛС может сам работник или сотрудник кадровой службы предприятия.
7. Банковская карта сотрудника. Если зарплата перечисляется по безналичному расчету, бухгалтер должен получить обновленные реквизиты карты. Сотруднику необходимо обратится в отделение банка по месту открытия счета, и получить новую карту, с учетом новых паспортных данных.

Начальник отдела кадров должен знать, что прохождение одного сотрудника под разными фамилиями является нарушением. Если вовремя не поменять данные в учетной документации, сотрудник лишится больничных пособий, не сможет корректно оформить отпуск. Своевременный учет смены персональных данных прописан в должностных инструкциях отдела кадров.