"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 8

Не секрет, что действующее Положение о порядке ведения кассовых операций (далее - Положение N 373-П) <1> достаточно непростой для восприятия и применения документ. Бухгалтеру-кассиру нужна более практичная памятка. Для этого как раз и пригодится собственное положение о соблюдении кассовой дисциплины. В нем важно изложить в доступной и понятной форме порядок ведения кассовых операций и обеспечения сохранности наличных средств в учреждении, не забывая о тех моментах, где Положением N 373-П бухгалтеру предоставлен выбор. При этом совсем не нужно переписывать базовый нормативный документ. Итак, начнем...

<1> Утверждено Банком России 12.10.2011 N 373-П.

С чего лучше начать?

Ответ очевиден: начать следует со структуры разрабатываемого документа. Есть два варианта. К примеру, можно отталкиваться непосредственно от содержания базового нормативного акта - Положения N 373-П. В качестве основных в нем выделены следующие разделы:

• правила приема денежной наличности;
• правила выдачи денежной наличности;
• ведение кассовой книги;
• обеспечение порядка ведения кассовых операций.

При необходимости можно дополнить или сократить упомянутые разделы с учетом специфики проведения кассовых операций в учреждении. Но есть и другой вариант структуры положения о соблюдении кассовой дисциплины: выделить в нем то, в чем состоят основные обязанности бухгалтера по соблюдению кассовой дисциплины (см. Письмо ФНС России от 21.12.2011 N АС-4-2/21794@):

• определение лимита остатка наличных денег;
• хранение на банковских счетах в банках (в казначействе) наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег;
• оформление кассовых операций приходными и расходными кассовыми ордерами;
• обеспечение наличия кассовых документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле;
• ведение кассовой книги.

Читатель может заметить, что в обоих вариантах не хватает важного раздела "Расчеты с подотчетными лицами". В принципе он является составляющей расходных кассовых операций. По мнению автора, не будет ошибкой выделить расчеты с подотчетными лицами в отдельный раздел. Не забудем о том, что нам нужно выбрать структуру документа из выше представленных вариантов. Автор остановится на более простом и доступном первом варианте и дополнит его наиболее важными положениями. При этом нужно помнить, что оформление и учет кассовых операций в учреждении производится согласно требованиям Положения N 373-П, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Правила приема денежной наличности

Положением N 373-П установлено, что прием наличных денег юридическим лицом, в том числе от работников, производится по приходному кассовому ордеру. Его форма (ф. 0310001) есть в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Приходный ордер также указан в Приказе Минфина России от 15.12.2010 N 173н, которым утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых в том числе государственными (муниципальными) учреждениями. В этом Приказе есть и другая унифицированная форма - квитанция (ф. 0504510), используемая для приема наличных денежных средств. Данная квитанция является типовой формой бланка строгой отчетности и используется для оформления приема денег от населения за реализацию товаров (работ, услуг) без применения контрольно-кассовой техники. В собственном положении о соблюдении кассовой дисциплины в учреждении бухгалтеру следует перечислить поименованные документы и указать, в каких ситуациях они будут применяться. Например , приходный кассовый ордер используется при приеме денег от работников, включая возврат неиспользованных подотчетных сумм, при получении наличных от уполномоченного представителя обособленного подразделения. Квитанция же применяется при приеме денег от населения. Если деньги принимает уполномоченное лицо, а не кассир, то в кассу учреждения сдаются денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением квитанций (их копий).

В нескольких пунктах Положения N 373-П есть пошаговая инструкция о действиях бухгалтера при приеме денежных средств. Автор предлагает ее сократить и переписать так, чтобы кассиру было удобно ей руководствоваться. Например , алгоритм действий кассира (по шагам) при приеме наличности может быть таким.

Шаг 1. Проверка. При получении приходного кассового ордера кассир проверяет:

• соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме денег, проставленной прописью;
• наличие подтверждающих документов, перечисленных в кассовом ордере (квитанции).

Шаг 2. Прием. Кассир принимает наличные средства таким образом, чтобы вноситель денег мог наблюдать за действиями кассира. Если учреждение реализует товары (работы, услуги), то кассир применяет контрольно-кассовый аппарат <2> согласно Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ или же вместо кассового чека выдает бланки строгой отчетности по утвержденным формам, руководствуясь Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. Порядок использования ККТ и выдачи БСО определяется в отдельных внутренних документах (инструкциях).

<2> В настоящий момент действуют Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России 30.08.1993 N 104, и контролирующие органы ссылаются на документ при разъяснении ведения кассовых операций (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.04.2011 N 17-15/38757).

Шаг 3. Контроль. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в документах, кассир их подписывает, проставляет оттиск штампа, удостоверяющего проведение кассовой операции, и выдает квитанцию (корешок) в подтверждение приема наличных денег. При расхождении вносимой и указанной в приходных документах сумм кассир предлагает внести недостающую сумму денег или возвращает излишне вносимую сумму наличности. При этом кассовые документы кассир изымает для переоформления на фактически вносимую сумму денег.

Остается добавить, что Положение N 373-П требует разработать порядок приема юридическим лицом сдаваемых наличных денег от уполномоченного представителя обособленного подразделения. Он может быть проще, чем вышерассмотренный алгоритм, хотя автор не видит особых различий в приеме денег от сотрудников основного или обособленного подразделения. Разница лишь в учете денежных средств, так как у обособленного подразделения может быть своя касса, поэтому имеет место передача денег из одной кассы в другую. Этот факт должен найти отражение в учете учреждения, имеющего обособленные подразделения.

К сведению. При приеме денежных средств от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей согласно заключенным договорам бухгалтеру-кассиру нужно помнить, что наличные расчеты по одному хозяйственному договору не могут превышать 100 тыс. руб. <3>.

<3> Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У.

Правила выдачи денежной наличности

Согласно Положению N 373-П основным документом, которым оформляется выдача денежных средств, является Расходный кассовый ордер (ф. 0310002), при выплате зарплаты его заменяют расчетно-платежные ведомости (ф. 0301009) или платежные ведомости (ф. 0301011), утвержденные Постановлением Госкомстата России N 88. Заметим, что для государственных (муниципальных) учреждений Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н предусмотрены "бюджетные" формы документов. Так, это расчетно-платежные ведомости (ф. 0504401), платежные ведомости (ф. 0504403). Есть Книга учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия или содержания, стипендий (ф. 0504046). Она применяется при выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Есть отдельный бланк для подотчетников - Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Она применяется при выдаче наличности сразу нескольким подотчетникам взамен выписки индивидуальных расходных ордеров. Возврат в банк неиспользованных наличных денежных средств получатели бюджетных средств осуществляют на основании Объявления на взнос наличными (ф. 0402001). Все перечисленные унифицированные формы следует закрепить в положении о соблюдении кассовой дисциплины и указать, когда они применяются. После этого можно переходить к инструкции о действиях бухгалтера при выдаче денег.

Шаг 1. Проверка. Перед выдачей денег по расходному ордеру кассир проверяет:

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;
• наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном ордере;
• соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов;
• соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя денег, указанных в расходном ордере или иной форме, документу, удостоверяющему личность.

Шаг 2. Выдача. Кассир подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче, после этого передает расходный ордер (иную унифицированную форму) получателю, который указывает прописью сумму принимаемой наличности и расписывается. Кассир пересчитывает подготовленные к выдаче деньги так, чтобы получатель мог наблюдать, и выдает деньги полистным, поштучным пересчетом. Если деньги выдаются по Расчетно-платежной ведомости (ф. 0301009) (Платежной ведомости (ф. 0301011)), то перед подписью лица, которому доверено получение денег, кассир делает надпись "по доверенности". Если доверенность оформлена на несколько выплат, то с нее делаются копии, которые прилагаются к каждому расходному документу.

Шаг 3. Контроль. Данный этап касается в основном получателя наличности, который под наблюдением кассира пересчитывает полученные им деньги. Кассиру в свою очередь остается подписать расходный ордер, и выдачу денег можно считать завершенной.

Автором описан общий алгоритм выдачи денег. Его можно дополнить правилами депонирования не выданных работникам сумм, прописав их для удобства в отдельной памятке. К примеру, инструкция по депонированию может выглядеть так:

1. напротив фамилий работников, которым не проведена выдача денег, в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассир делает надпись "депонировано";
2. в произвольной форме оформляется реестр депонированных сумм, в котором указываются заголовочная часть (наименование учреждения), дата оформления реестра, период возникновения депонированных сумм, номера расчетно-платежной (платежной) ведомости, данные работников, не получивших наличные деньги, сумма не выплаченных им денег, итоговая сумма по реестру;
3. кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную (платежную) ведомость, реестр депонированных сумм и передает их главному бухгалтеру, а при его отсутствии - руководителю.

Итак, ничего сложного в депонировании денег нет, если изложить это в понятной форме.

Ведение кассовой книги

Сегодня кассовые книги во многих учреждениях ведутся автоматизированно в программно-прикладных продуктах на основании составляемых приходных и расходных документов, поэтому каких-либо дополнительных пояснений по ведению кассовой книги не требуется. Программа формирует кассовую книгу автоматически при условии, что она настроена разработчиками с учетом соответствующих норм Положения N 373-П. Единственное замечание: при наличии обособленных подразделений и проведения в них наличных денежных операций нужно закрепить за ними ведение своей кассовой книги. При этом нужно определиться, как будет передаваться из обособленных подразделений информация о кассовых операциях, для того, чтобы головная бухгалтерия могла обобщить информацию о кассовых операциях по всему учреждению в целом. Положением N 373-П предусмотрена передача кассовых книг обособленных подразделений в электронном виде, что не исключает их передачи на бумажном носителе по итогам отчетного периода. Обмен кассовыми книгами бухгалтеру следует прописать в правилах документооборота.

Обеспечение порядка ведения кассовых операций

В Положении N 373-П на этот счет сказано следующее. Организации (учреждения) обеспечивают организацию ведения кассовых операций, обращая внимание на внесение в кассовую книгу всех записей о приходных и расходных операциях, недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита, хранение свободных денег в банках (органах казначейства). Возникает вопрос: кто может проверить выполнение этих требований?

В первую очередь это инвентаризационная комиссия самого учреждения (так называемые внутренние ревизоры). На это указано в п. 1.11 Положения N 373-П. Из "внешних" ревизоров проверку соблюдения кассовой дисциплины вправе провести налоговые органы. При этом с кредитных организаций фактически сняты обязанности по осуществлению проверок соблюдения организациями порядка ведения кассовых операций. В частности, признана утратившей силу ст. 15.2 КоАП РФ <4>, которая предусматривала административную ответственность для банкиров за невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций.

<4> Федеральный закон от 02.04.2012 N 30-ФЗ.

В этом же разделе нельзя обойти вниманием мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег, включая ревизию кассы. Положение N 373-П отдает эти вопросы на откуп хозяйствующему субъекту, а это означает, что ему следует самостоятельно решить, как обеспечить сохранность денежных средств в учреждении при осуществлении кассовых операций. А внутреннее положение о кассовой дисциплине - как раз тот документ, в котором нужно описать мероприятия по сохранности денег в учреждении.

Сразу скажем, что придумывать мероприятия по сохранности не стоит. Целесообразно взять то, что уже есть, и доработать с учетом разумности и сложившейся в настоящее время ситуации. Например , чем плох Порядок ведения кассовых операций, утвержденный Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18? Да, он утратил силу, потому что применялся около двух десятков лет. Однако отдельные его положения можно взять на заметку даже сейчас, игнорируя при этом устаревшие и трудновыполнимые нормы. В частности, речь идет о единых требованиях по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс. Не секрет, что мало кто этому строго следовал. В то же время есть ценные положения ранее действовавшего Порядка, которые актуальны и в наше время. Вряд ли можно поспорить с тем, что помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, должен быть воспрещен.

Возьмем другое требование утратившего силу Порядка ведения кассовых операций. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. По мнению автора, несгораемый металлический шкаф следует заменить современным сейфом, в котором деньги и ценные бумаги находятся в не меньшей сохранности. При этом ключи от сейфов и печати, как и прежде, могут храниться у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. На охранную сигнализацию кассу учреждения ставить не обязательно, ведь это же не банк, но застраховать кассу от незаконного проникновения и взлома не помешает. И, конечно, обязательно заключение с кассиром договора о полной материальной ответственности, по условиям которого работник несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате как умышленных действий, так и небрежного, недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Автор кратко выделил основные мероприятия по обеспечению сохранности денежных средств в кассе. Читатель может их расширить исходя из требований рациональности и целесообразности. При этом нужно помнить, что важными мероприятиями являются периодические и внеплановые ревизии кассы. Раньше эта процедура проводилась в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров (внезапная ревизия) с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Данное положение можно конкретизировать, установив ежемесячную или еженедельную ревизию кассы (в зависимости от оборота денежной наличности). Также можно позаимствовать из старого Порядка ведения кассовых операций акт ревизии наличных денежных средств. Главное, чтобы все это было закреплено во внутреннем положении о кассовой дисциплине учреждения.

О расчетах с подотчетными лицами

• цели, сроки и размеры выдачи подотчетных сумм;
• список подотчетных лиц и их отчетность по полученным (израсходованным) суммам;
• правила возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Что касается целей, можно выделить два направления расходования денежных средств: командировочные и хозяйственно-административные расходы. Их примерный перечень приведен в таблице:

Для каждого из выделенных направлений следует установить объем выдачи подотчетных сумм. В частности, на командировочные расходы точную цифру определить невозможно, однако можно сделать приближенный расчет исходя из данных письменного заявления подотчетного лица (служебной записки работника). Этот документ подписывает руководитель, удостоверяя сумму наличных денег и срок, на который они выдаются.

В части административно-хозяйственных расходов можно установить ограничение, например 10 тыс. руб., в пределах которого выдаются деньги под отчет на хозяйственные расходы. Основанием для выдачи здесь также будет являться письменное заявление работника, подписанное руководителем, с указанием суммы и срока, на который выданы деньги. В Положении N 373-П установлено общее правило, согласно которому подотчетное лицо обязано отчитаться о расходах в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет.

Хозяйственные расходы подтверждаются кассовыми и товарными чеками, другими оправдательными документами, которые прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица. По служебной командировке к Авансовому отчету (ф. 0504049) должны быть приложены командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, а также служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. В бухгалтерии проверяются все оправдательные документы и обоснованность расходов, после чего с сотрудниками производятся окончательные расчеты. Напоминаем, выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В перечень подотчетных лиц, как правило, включаются сотрудники, с которыми заключен договор о материальной ответственности. При этом наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем из них, кто уполномочен на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет. Список таких лиц устанавливается распоряжением (приказом) руководителя учреждения. Список лиц, которые могут быть отправлены в служебную командировку, утверждать не советуем, так как нельзя исключать, что в командировку может быть направлен практически любой работник учреждения (за исключением охраны, обслуживающего персонала), если в этом есть служебная необходимость. Такие лица указываются в приказах руководителя о направлении работника в служебную командировку.

К сведению. В положении (разделе) о расчетах с подотчетными лицами можно предусмотреть возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на банковскую карту, которая имеет ряд преимуществ в командировках.

И еще: практика проверок государственных (муниципальных) учреждений показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а бухгалтеры не торопятся принимать меры по возврату не использованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговики включат неиспользуемые и невозвращаемые суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного работника, а учреждение получит замечание по нарушению порядка ведения кассовых операций. Чтобы до этого не доходило, нужно помнить, что если работник в добровольном порядке не погашает свою задолженность перед учреждением, то взыскать сумму долга с него можно в принудительном порядке. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ). При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания, в противном случае разногласия придется решать в суде.

Заключение

Остается надеяться, что самостоятельно разработанное грамотное положение поможет укрепить кассовую дисциплину в учреждении. Главное, чтобы внутренний документ был понятен пользователям (бухгалтерам и кассирам), учитывал специфику деятельности учреждения и соблюдался сотрудниками, так же как исходный нормативный акт (Положение N 373-П).

Эксперт журнала

"Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Участок учета наличных денежных средств считается самым консервативным среди бухгалтеров. Действительно, если поднять нормативные документы за последние лет сорок-пятьдесят, мы увидим, что правила ведения кассовых операций не особенно изменились за все прошедшее время, да и синтетический учет кассовых операций на предприятии всё такой, что и раньше.

Все изменения в кассовом учете можно отнести к двум категориям. Первые учитывают изменения технической оснащенности современной учетной работы. Вторые являются следствием развития в стране рыночных отношений, необходимости исключения в бизнес-деятельности теневых и коррупционных схем, а говоря короче – являются способом повышения финансовой дисциплины в стране через установление жестких организационных правил ведения операций с наличностью на уровне отдельных организаций.

Организация работы кассы

Любые хозяйственные процедуры, связанные с оборотом денег в наличной и опосредованной форме, в организации осуществляются через кассу. Категория наличных денег подразумевает монеты и купюры, а опосредованная форма – так называемые денежные документы. Это могут быть векселя, марки и другие подобные документы.

Осуществление кассовой работы должно быть возложено на кассира. В компаниях, относящихся к категориям микро- и малого бизнеса и не имеющих возможности содержания отдельной штатной единицы кассира, могут возложить эту обязанность на любого из сотрудников, являющегося материально ответственным лицом.

С кассиром или сотрудником, выполняющим его обязанности, в обязательном порядке составляется договор о полной материальной ответственности кассира. Кроме того, в некоторых организациях вводят во внутреннее обращение так называемое «Обязательство кассира», являющееся более детализированной и адаптированной к этой должности версией договора о мат. ответственности. Основные обязанности кассира предусмотрены в типовой должностной инструкции.

Для осуществления операций с наличностью в организации может быть оборудовано специально отведенное помещение с отдельным входом в него. В этом помещении осуществляется хранение, прием и выдача наличности и приравненных к ней документов. Однако если организация не обладает финансовой или технической возможностью для оборудования полноценного кассового помещения, либо отсутствует необходимость в его содержании, решение об обустройстве и функционировании «участка выдачи наличности» она принимает самостоятельно.

Документальное оформление наличности в кассе

Все основные виды движения денежных средств и приравненных к ним документов можно представить следующим образом:

Поступление в кассу (приход)	Выдача из кассы (расход)
Со счета в банке на зарплату, хозяйственные, операционные и командировочные расходы	Суммы причитающейся работникам заработной платы
Выручка от реализации работ, услуг или товаров	Суммы под отчет сотрудникам на командировочные, хозяйственные и операционные расходы
Возврат неиспользованных подотчетных сумм	Выплата компенсаций, пособий или ссуд сотрудникам
По прочим основаниям	Передача на инкассацию

Документальное оформление кассовых операций организации осуществляется с помощью бланков установленной формы:

• Приходный ордер
• Расходный ордер
• Журнал регистрации кассовых документов
• Кассовая книга (книга регистрации кассовых операций)
• Книга учета поступивших и выданных денежных средств и документов

Кроме этого организации обязаны применять документы по формам, устанавливаемым ЦБ РФ для обеспечения достоверности и контроля движения наличных средств или соблюдения кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина

Организации любой правовой формы, вне зависимости от сферы их производственно-хозяйственного функционирования, обязаны осуществлять хранение денежных средств на счетах в банковских учреждениях. Порядок, размеры и сроки инкассации и хранения в кассе наличной денежной массы устанавливаются организацией и согласовываются с банком при заключении договора на инкассацию наличных средств. Этот порядок и сроки определяются организацией на основании расчетов потребности в наличности и планов её поступления.

В кассе организации наличные денежные средства (без учета приравненных к ним документов) могут храниться только в размерах, ограниченных установленным лимитом. В 2014 году, как и раньше, начиная с 2012 года, лимит остатка наличности определяется организацией самостоятельно. Для расчета лимита предусмотрена формула:

Лон = Оп: Пр × Дс,

где:
Лон – это лимит остатка наличных;
Оп – объём выручки за некоторый расчётный период;
Пр – расчетный период;
Дс – количество рабочих дней между днями инкассации.

В расчётном периоде не должно быть больше 92 рабочих дней. Количество рабочих дней между датами инкассации наличных в банк, не должно превысить семи.

В случае, когда организация не делала расчет лимита остатка наличности в кассе, такой лимит считается по умолчанию равным нулю.

Любое количество наличности в кассе будет при этом считаться сверхлимитным объемом.

Сверхлимитное хранение наличных денег допускается только для средств на выплату зарплаты сотрудникам. Срок нахождения этих денег в кассе не должен превысить с момента поступления трех рабочих дней. Для организаций, ведущих деятельность на Крайнем Севере и приравненных территориях, этот срок увеличивается до пяти календарных дней.

Федеральным законодательством всем организациям вменено применение контрольно-кассовой аппаратуры при производстве расчетов наличностью в отношении сделок по продажам услуг или товаров. Перечень организаций, освобождаемых от исполнения этой обязанности, значительно сужен к 2014 году. Кроме контрольно-кассовой техники организации могут применять платежные терминалы для расчетов банковскими картами. Применение ПРТ не исключает необходимость контрольно-кассовой машины при совершении расчетов с покупателями.

Так же сужен и круг платежей, которые можно осуществлять с помощью наличных, поступивших в кассу организации в виде выручки. В 2014 году наличные средства, поступившие в кассу организации от третьих лиц не могут использоваться для:

• Сделок купли-продажи ценных бумаг,
• Оплаты аренды недвижимости,
• Выдачи и возврату ссуд или займов,
• Проведения различных лотерей и азартных игр.

В этих целях теперь можно задействовать только те наличные средства, которые сняты с расчетного счета организации.

Контрольно-кассовые устройства должны соответствовать требованиям, которые предъявляет к ней законодательство. ККМ в обязательном порядке регистрируется в территориальном налоговом органе. Таким образом, расчеты, осуществляющиеся в наличной форме, документально сопровождаются приходным кассовым ордером установленной формы и кассовым чеком. ККМ должна быть оборудована «фискальной памятью» и соответствовать перечню Государственного реестра контрольно-кассовой техники. Использование контрольно-кассовой техники, включенной в Государственный реестр до 1 января 2011 года и не соответствующей требованиям ФЗ №103, после 01.01.2014 года запрещено.

Кроме этого нужно учитывать дополнительные требования, предъявляемые к ККМ:

• Обязательное присутствие печатаемых на кассовом чеке обязательных реквизитов;
• Возможность передачи в платежно-расчетный терминал информации о произведенных платежах и информации для печати кассового чека терминалом или банкоматом (то и другое только в некорректируемом виде).

В соответствии с установленным ЦБ нормативом максимальный размер оплаты наличными средствами по одной сделке между юрлицами не должен быть больше 100 000 руб. В 2014 году на сделки с физическими лицами это же ограничение распространяется в более мягкой форме, верхняя планка поднята до 600 000 рублей. Впоследствии в планах Минфина её снижение до 300 000 рублей.

Ответственными за соблюдение кассовой дисциплины на предприятии являются руководитель, главный бухгалтер и кассир. Контрольная функция в части соблюдения организацией кассовой дисциплины вменена обслуживающим банкам, которых ЦБ обязывает не реже одного раза в два года производить соответствующую проверку.

Бухгалтерский учет операций с наличностью

Бухгалтерский учет денежной наличности осуществляется на активном синтетическом счете 50, а документов, приравненных к ней, на синтетическом счете 56. По дебету счетов учитывается поступление, а по кредиту выплаты наличных денег и выдача денежных документов. К счету могут открываться субсчета, например, отдельный субсчет для денежных документов.

Если организация в своей деятельности ведет прием и выдачу наличных денежных средств на отдельных участках, могут быть открыты субсчета операционных касс и субсчет «главная касса» (или «касса организации»). Такое ведение учета рекомендуется потому, что это позволяет детальнее контролировать движение денежных средств по участкам ответственности.

Если организация имеет право на ведение наличных расчетов в иностранной валюте, к счету 50 открывается специальные субсчета по видам валют, на которых ведется их обособленный учет. Отражение операций в валюте других государств в бухгалтерском учете ведется в рублевом выражении по официальному валютному курсу на момент совершения операции.

Упрощенно бухучет работы с наличностью выглядит следующим образом:

• Сопровождение операций поступления и выбытия первичными документами;
• Регистрация первичных документов в соответствующих журналах;
• Составление проводок при обработке первичных документов;
• Перенос данных первичных документов в кассовую книгу;
• Заполнение на основании кассовой книги учетных регистров.

Помимо этого, в целях контроля хранения и движения наличных денег в организации может проводиться инвентаризация кассы.

Инвентаризация кассы

Основанием для проведения внеплановой внезапной инвентаризации кассы может служить распоряжение руководителя организации. В обязательном порядке инвентаризации проводятся при смене кассиров и проведении плановых ежегодных инвентаризаций балансовых активов предприятия. В последнем случае инвентаризация кассы является первой инвентаризационной процедурой, проводимой комиссией.

Непосредственно перед началом инвентаризации комиссия принимает в бухгалтерии последние на текущий момент документы первичного кассового учета. С материально ответственных лиц получают расписки о полноте передачи первичных документов в бухгалтерию и оприходовании/списании поступивших/выбывших денежных средств.

Во время инвентаризации кассы прекращаются любые операции с наличностью или денежными документами. В кассе производится полистный пересчет находящейся в ней наличности и перепись денежных документов. Комиссия сверяет данные бухгалтерского учета и фактическую денежную наличность и денежные документы.

Выявленные в процессе инвентаризации результаты отражаются в акте. Акт составляется в двух экземплярах, подписываемых комиссией и кассиром, которому вручается один из экземпляров. Если инвентаризация проводится по поводу сдачи-приёмки дел от между кассирами, акт составляется в трех экземплярах, так как каждому из них передаются подписанные экземпляры.

Выявленные недостачи/излишки отражаются в акте с обязательным пояснением обстоятельств их возникновения. С материально ответственных лиц берется объяснительная о причинах возникновения излишков или недостачи.

Недостача наличности или денежных документов (в денежном их эквиваленте) взыскивается с кассира с совершением бухгалтерских проводок:

• Дт 73-2 – Кт 94 – задолженность кассира по выявленной недостаче;
• Дт 50 – Кт 73-2 – погашение кассиром задолженности по недостаче.

Излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются и принимаются к учету с составлением проводки Дт 50 – Кт 91-1 на всю сумму излишка.

Новый кассовый порядок, который действует с 1 июня, множество процедурных вопросов по кассе отдает на откуп руководителю компании (Указание Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У). Например, директор должен сам определить, где и как оборудовать кассу, каким образом организовать хранение документов, утвердить порядок и сроки проведения кассовых ревизий. Еще больше правил устанавливает руководитель той компании, в которой есть обособленные подразделения.

Можно каждое решение руководителя оформить отдельным приказом. Но удобнее оформить единый документ — положение о ведении кассовых операций. А в нем собрать если не все, то большую часть важных дополнений к официальному кассовому порядку.

Причем сформулировать свои правила так, чтобы выполнить их было просто, но это не шло в ущерб организации. Не упустить главного при оформлении такого документа вам поможет наша статья. А готовый образец положения о ведении кассовых операций представлен ниже.

Самая важная информация, которую надо включить в положение

В положении не нужно дублировать требования из Указания № 3210-У. Достаточно сделать ссылку на этот документ. (1 ) Подробно надо расписать только те его пункты, которые четко не сформулированы, а также моменты, урегулирование которых Банк России прямо возлагает на руководителя компании.

Где и какая в компании касса (2 ) . Директор компании сам определяет, каким должно быть в компании место для проведения кассовых операций, то есть касса (п. 2 Указания № 3210-У). Можно предусмотреть, что в ней есть зарешеченное окошко, через которое кассир выдает и получает деньги. А сейф, в котором они хранятся, накрепко приделан к полу. Но если такие предосторожности директор считает лишними, то в положении можно лишь назвать место, где работает кассир. Например, помещение бухгалтерии или кабинет № 4 (см. образец положения о ведении кассовых операций выше).

Кто в компании кассир (3 ). Руководителю надо решить, кто в организации ведет кассовые операции, то есть работает кассиром (п. 4 Указания № 3210-У). Выбрать этого человека можно только из числа работников компании. Например, нельзя назначить кассиром сотрудника специализированной организации, которой компания передала ведение бухучета. А вот из работников можно выбрать кого угодно.

Так, если в компании по штатному расписанию нет должности кассира, директор может назначить им хоть главбуха, хоть секретаря. Главное установить ему должностные права и обязанности кассира и ознакомить его с этими правами и обязанностями.

В положение незачем вписывать права и обязанности кассира. И тем более называть его Ф. И. О. Иначе потом придется вносить поправки при каждой кадровой перестановке.

Достаточно сказать, например, что кассиром является работник, который занимает эту должность в соответствии со штатным расписанием и с которым заключен трудовой договор. Либо установить, что в компании кассиром является бухгалтер по учету зарплаты. Тогда в должностную инструкцию бухгалтера (или трудовой договор с ним) надо вписать права и обязанности кассира и пусть поставит подпись, что прочитал. При желании директор может быть кассиром и сам.

Если в компании несколько кассиров, то надо выбрать, кто из них старший. Обычно должность старшего кассира также отражают в штатном расписании. Тогда в положении можно ограничиться оговоркой, что в компании кассовые операции ведут старший кассир и кассир.

Какие в компании документы — электронные или бумажные (4 ). Новый порядок позволяет составлять документы по кассе от руки или на компьютере, на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Можно заложить в положение все возможные варианты. Но сейчас есть неясность, вправе ли организация часть документов оформлять на бумаге, а часть в электронном виде. Кроме того, бумажные документы (кроме приходников и расходников) можно исправлять, а электронные нет. Поэтому до появления официальных разъяснений безопаснее все делать как раньше. То есть предусмотреть в положении, что приходники, расходники, кассовую книгу, ведомости и т. п. организация составляет в компьютерной программе, а затем распечатывает и хранит в бумажном виде.

Кто оформляет кассовые документы (5 ). Директор должен назначить того, кто в компании отвечает за оформление кассовых документов, то есть приходников и расходников. Иначе говоря, создает их в программе и распечатывает.

На практике это чаще всего делают сами кассиры перед тем, как получить или выдать деньги. Тогда в положении так и надо сказать. Ведь возможен и другой вариант: главный бухгалтер распечатывает приходник (расходник), ставит на нем свою подпись, а затем передает этот документ кассиру (п. 5.1 Указания № 3210-У).

Где и сколько времени надо хранить документы (6 ). В положении надо расписать, как в компании организовано хранение всех документов по кассе (п. 4.7 Указания № 3210-У). Во-первых, сказать о сроке хранения. Это пять лет (приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Во-вторых — о месте хранения. Обычно это бухгалтерия. Но можно предусмотреть, к примеру, что документы старше трех лет передаются в архив компании. В-третьих — кто отвечает за сохранность (сам директор, главбух, бухгалтер).

Как заверяется доверенность на получение или внесение наличных (7 ). В положении надо сказать, каким образом в компании заверяются копии доверенностей, по которым кассир выдает наличные из кассы. Поясним, о чем речь.

Если кассир выдает деньги кому-то по доверенности (например, работник контрагента привез товар и забирает наличную оплату за него), то этот документ должен остаться в компании. Кассир прикладывает ее к расходнику.

Но бывает, что доверенность выписывают на долгое время. Или же она дает право сотруднику получать наличные не в одной, а в нескольких разных организациях. Тогда забирать оригинал доверенности у него не надо. Достаточно сделать копию. Она будет лежать у кассира.

В положении надо предусмотреть, как именно заверяется эта копия (п. 6.1 Указания № 3210-У). Самый простой вариант — кассир делает эту копию, ставит на ней дату и подпись.

Ссылка на правила расчетов с подотчетниками (8 ). В положении лучше всего сделать ссылку на отдельный документ, в котором можно подробно расписать правила расчетов с подотчетниками. Например, на соответствующее положение или приказ руководителя. Ведь помимо кассовой дисциплины необходимо урегулировать множество моментов, связанных именно с подотчетниками. Скажем, определить конкретных сотрудников, которые будут тратить деньги компании, перечень тех документов, что подотчетники должны прикладывать к авансовому отчету по тем или иным покупкам, в каком случае компания не возмещает им расходы и т. д.

А вот что стоит указать в положении о ведении кассовых операций, так это срок для утверждения авансового отчета и окончательного расчета по нему. Он может быть любым, на усмотрение директора (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Порядок хранения, перевозки, проверки сохранности денег (9 ). В положении надо сказать, в каком порядке и в какие сроки компания проверяет, все ли деньги у кассира в сохранности. А также расписать, как их нужно хранить и перевозить (в частности, из банка в офис).

Так, можно установить, что снимать наличные средства со счета вправе только кассир и руководитель. Или главбух в случае отпуска кассира. А перевозить их он должен исключительно на корпоративной машине. В метро и автобусе может случиться всякое.

Если наличные пропадут, то пострадает и компания, и кассир. Обычно с ним заключают договор о полной материальной ответственности, чтобы можно было взыскать всю сумму ущерба.

Что добавить в положение об обособленных подразделениях

Компании, в которой есть обособленные подразделения, надо посвятить им отдельный раздел положения. Ведь в этой части тоже требуется урегулировать много моментов. Вот самые важные.

Куда подразделение сдает наличку (10 ). Новые правила поставили точку в вопросе о кассовом лимите обособленных подразделений. Предельное значение остатка наличных надо установить для каждого из них, а не только для филиалов и представительств (п. 2 Указания № 3210-У). Исключение — малые предприятия. Они вправе не устанавливать лимит ни для себя, ни для своих дополнительных офисов.

Порядок расчета лимита для подразделения зависит от того, куда оно сдает наличные: непосредственно в банк или же в кассу головного офиса. Выбранный для допофиса вариант нужно закрепить в положении.

Как передать допофису приказ о его лимите (11 ). Головной офис должен передать каждому обособленному подразделению приказ об установленном для него лимите. Речь идет как о тех подразделениях, которые сдают наличность в банк, так и о тех дополнительных офисах, которые передают свои деньги в кассу головного офиса (азб. 6 п. 2 Указания № 3210-У). В положении надо закрепить порядок передачи этого приказа.

Наиболее простой вариант — чтобы приказ о лимите остатка наличных забрал сам кассир подразделения и расписался об этом на экземпляре, который остается в головном офисе. А самый безопасный — передать приказ лично в руки руководителю подразделения, который сам будет отвечать за то, чтобы отдать этот документ своему кассиру.

Когда и как подразделение передает в компанию свою кассовую книгу (12 ). В новом кассовом порядке не сказано прямо о том, что любое подразделение компании должно вести свою кассовую книгу. Но есть правило: обособленные подразделения передают организации копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У).

По этой причине безопаснее, чтобы отдельные книги были в каждом допофисе. А в положении надо сказать, в каком порядке копия листа будет передаваться в головной офис и как часто. Оригинал листа передавать не требуется, а требований к оформлению копии в новых правилах нет. Значит, можно установить, что кассир подразделения направляет в центральный офис копию листа по электронной почте.

Что касается срока, то конкретных требований в Указании № 3210-У нет. Здесь главное успеть передать всю книгу к моменту составления бухгалтерской отчетности. А потому компания имеет право прописать в положении, что листы книги отправляются раз в месяц, квартал или даже год.

Как утвердить положение

Положение о ведении кассовых операций должен утвердить руководитель компании. Поэтому данный документ удобно оформить в виде приложения к приказу директора (см. образец приказа ниже). Сотрудников, которые непосредственно работают с кассой — главбуха, бухгалтера, кассира, — надо ознакомить с новым положением.

Но их подписи лучше собирать не на распоряжении руководителя и не на приложении, а на отдельном листе (его также можно сделать приложением к приказу) или в специальном журнале произвольной формы. Тогда даже при постоянных кадровых перемещениях вам не понадобится перепечатывать приказ из-за того, что на нем уже не хватает места для подписей ответственных работников.

В приказе упомяните, что новое положение о ведении кассовых операций директор утвердил в связи с вступлением в силу Указания Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У. А также скажите, что текст положения, разработанного компанией, приведен в приложении к приказу.

Кассовые операции - операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов. Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ.

Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях - бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.

Наличные деньги и денежные документы хранятся в кассе - специально оборудованном помещении организации или сейфе.

Работая с наличными деньгами необходимо соблюдать следующие правила

1. Соблюдение лимита остатка кассы

Ежегодно организация обязана предоставлять на утверждение в банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание. Расчет сумм лимита (предельно допустимой суммы наличности в кассе на конец дня). Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно в случае превышения лимита на конец дня излишек должен быть сдан в банк (кроме 3х рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченного количества денег).

2. Использование наличной выручки

Расходование наличной выручки согласовывается с банком и ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку с/х продукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается.

3. Применение контрольно-кассовой техники

При продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) в установленных случаях должна применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Гос. Реестр. Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе регламентируется Инструкцией ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" (далее по тексту - Порядок ведения кассовых операций).Для осуществления расчетов наличными деньгами (выдачи заработной платы, денег на командировочные расходы и т.п.) предприятие должно иметь кассу.

Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с "Едиными требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий" (Приложение № 3 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Кассовые операции выполняет отдельный работник предприятия - кассир.

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

При небольшом объеме движения денежных средств в кассе обязанности кассира целесообразно возложить на одного из работников в порядке совмещения.

Предприятие может иметь наличные деньги в кассе в пределах, устанавливаемых банком, обслуживающим это предприятие по согласованию с его руководителем в соответствии с банковскими правилами.

Наличные деньги в размерах, превышающих, установленные банком пределы могут храниться только во время выплаты заработной платы, но не свыше трех дней.

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

оформление первичных документов по приходу и расходу;

регистрация первичных документов в журнале регистрации;

записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;

сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег - по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п. Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными.

Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные ордера - руководитель организации и главный бухгалтер или лица ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия. Кассовая книга (в рублях)

На каждом предприятии в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Ревизии наличных денежных средств " " _______________ 2000 г. находящихся _____________________________________ РАСПИСКА К началу проведения ревизии все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. (Материально-ответственное лицо) Должность На основании приказа (распоряжения) от "___" __________ _____ г. N __________ произведена ревизия денежных средств по состоянию на " ___ " _____________ _____ г. При ревизии установлено следующее: 1) наличных денег ____________________________ руб. _________ коп. 2) почтовых марок ____________________________ руб. _________ коп. 3) ценных бумаг ______________________________ руб. _________ коп. 4) __________________________________________ руб. _________ коп. Итого фактическое наличие _________________________________ _________________________________________________________ По учетным данным ______________________________ руб. _____________ коп. Результаты ревизии: излишек ___________________ недостача __________________ Последние номера кассовых ордеров: приходного N ______________ расходного N ________________ Председатель комиссии: ___________________________ Должность Члены комиссии ____________________________ Должность Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении. Материально-ответственное лицо "____" _____________________ г. Объяснение причин излишков или недостач _________________________________________________ Решение руководителя предприятия: ______________________________________________________________ "___ " ______________ _______ г.

За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента РФ от 23.05.94г. №1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" с организаций взимается штраф:

в 2-кратном размере произведенного платежа - за превышение предельного лимита расчетов наличными денежными средствами с другими организациями;

в 3-кратном размере неоприходованной суммы - за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;

в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности - за несоблюдение действующего порядка хранения денежных средств, а также за накопление денег в кассе сверх лимитов.

На руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, налагается административный штраф в размере 50-кратной величины установленной минимальной месячной оплаты труда.

В настоящее время Центральный банк Указанием от 07.10.98г. №375-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами" установил в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу:

между юридическими лицами - в сумме 10 тысяч рублей;

для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье - в сумме 15 тысяч рублей;

для предприятий и организаций торговли Главного управления исполнения наказаний Министерства внутренних дел Российской Федерации (ГУИН МВД России) при закупке товаров у юридических лиц - в сумме 15 тысяч рублей.

Расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами (статья 140) Гражданского кодекса РФ без ограничения суммы или в безналичном порядке.

Для учета расчетов с населением, организации в соответствии с Законом РФ от 18.06.93г. №5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" обязаны использовать контрольно-кассовые машины.

Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.

За нарушение требований Закона РФ "О применении контрольно-кассовых машин" применяются штрафные санкции к организациям от 10-кратной до 350-кратной величины установленного размера минимальной месячной оплаты труда в зависимости от характера нарушения (в случае ведения расчетов с населением без контрольно-кассовых машин - 350-кратная величина;

при использовании неисправных машин - 200-кратная величина;

если не вывешен ценник на продаваемый товар или прейскурант на оказываемые услуги - 100-кратный размер;

в случае невыдачи чека или занижения суммы в чеке - 10-кратная величина, но не менее 20 % от стоимости покупки).

Учет кассовых операций ведется на счете "Касса", который в соответствии с Рабочим планом счетов малого предприятия (см. "Организация бухгалтерского учета" - " Счета бухгалтерского учета" ) имеет номер 50.

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 50-1 «Касса организации»
• 50-2 «Операционная касса»
• 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. На субсчете 50-2

«Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассовых портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Порядок ведения кассовых операций в нашей стране довольно строго регламентирован.

Он определен в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденном

Оформление первичных кассовых документов.

Кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами и документами, их заменяющими. Бухгалтерия сначала регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а затем передает в кассу для исполнения.

Отметим, что принимать и выдавать деньги по кассовым ордерам можно только в день их составления.

Оформление приема наличных.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым Ордерам.

В подтверждение приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру с подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Приходный кассовый ордер должен обязательно содержать следующие разборчиво заполненные реквизиты:

• - наименование предприятия, структурного подразделения, код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
• - регистрационный номер и дату заполнения;
• - в графе «Принято от» пишется наименование лица, вносящего деньги в кассу, а если это юридическое лицо, то обязательно указывается фамилия лица, через которого приняты деньги;
• - в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется прием денег и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);
• - указывается сумма цифрами и прописью, причем выделяется отдельной строкой суммы налога с продаж и суммы налога на добавленную стоимость с указанием ставок налогов;
• - в графе «Приложение» должны быть указаны дата, номер накладной, по которой отпущены товарно-материальные ценности (квитанции, по которой оказаны услуги) и т.п.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером.

Кроме того, в главную кассу предприятия может поступать выручка от торговой точки.

В этом случае также оформляется приходный кассовый ордер. Порядок заполнения приходного кассового ордера такой:

• - в графе «Принято от» указывается фамилия лица, сдающего выручку;
• - в графе «Основание» пишется «Торговая выручка за (число, месяц, год);
• - в графе «Приложение» пишется «Отчет кассира за (число, месяц, год);

и прилагается Отчет кассира.

Оформление выдачи денег из кассы.

Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам.

В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:

• - наименование предприятия и структурного подразделения, а также код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
• - регистрационный номер и дата выписки расходного кассового ордера;
• - номер корреспондирующего счета, субсчета;
• - в графе «Выдать» указывается наименование получателя денежной суммы;
• - в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется

Выдача денежной суммы и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);

• - сумма указывается цифрами и прописью;
• - в графе «Приложение» должны быть перечислены все прилагаемые к ордеру документы.

В качестве приложений могут выступать, например, доверенность, копия приказа руководителя о командировке работника (на основании данного распорядительного документа бухгалтерией производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному лицу на командировочные расходы). Расходный кассовый ордер также должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Кассир может выдать деньги или лицу, которое указано в расходном кассовом ордере, или другому человеку по доверенности. В этом случае в тексте ордера после имени получателя денег указывается фамилия, имя, отчество лица, на которого оформлена доверенность. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть разборчиво и четко заполнены бухгалтерией чернилами, шариковой ручкой или набраны на компьютере, Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются.

Теперь разберем наиболее часто встречающиеся ошибки и нарушения при оформлении ежедневных кассовых отчетов предприятия. Эти ошибки заключаются в том, что кассиры принимают к исполнению приходные и расходные кассовые ордера, не заполненные полностью. Например, без указания корреспонденции счетов, регистрационного номера ордера или без приложения необходимых первичных документов. Поэтому, получив к исполнению приходный кассовый ордер, кассир обязан его проверить и, только если все правильно, получить наличные деньги. После этого, он доложен зафиксировать операцию в кассовой книге предприятия, и подписав приходный ордер, выдать квитанцию на руки лицу, внесшему деньги.

При получении расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, кассир также обязан их проверить на:

Наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а также разрешительной надписи руководителя предприятия;

правильность оформления документов;

наличие перечисленных в документах приложений.

Если документы оформлены не правильно или неполно, кассир обязан вернуть их без исполнения в бухгалтерию предприятия, но не в коем случае не на руки плательщику. Это противоречит пункту 19 Порядка ведения кассовых операций, где сказано, что выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Порядок оформления платежной ведомости или расчетно-платежной ведомости.

По этим ведомостям производится выдача заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий, а также оплачиваются больничные листы, выдаются отпускные и депонированные суммы. Расходный кассовый ордер на каждого получателя в этом случае не составляется. Он выписывается на всю выданную сумму.

На титульном листе платежной или расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись с подписями руководителя и главного бухгалтера.

При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается. А если выдача денег производится по доверенности, то также как при оформлении расходного кассового ордера перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности».Как уже отмечалось, при выплате заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий организации могут хранить в кассах наличные сверх установленных лимитов в течение трех рабочих дней (или пяти дней на Крайнем Севере).Следовательно, при истечении этого срока кассир должен сделать следующее:

• 1. в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• 2. составить реестр депонированных сумм;
• 3. в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;
• 5. записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ______».

Бухгалтерия должна проверить отметки, сделанные кассиром в платежных или расчетно-платежных ведомостях, и произвести подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приеме наличных на расчетный счет. На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, выдача денег по расчетным или расчетно-платежным ведомостям может производиться не только кассиром, но и другими сотрудниками. На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя. При этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается Порядком ведения кассовых операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Все приходные и расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации. Форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими прием и выдачу наличных денежных средств.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В настоящее время для учета движения денег, выдаваемых старшим кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих выплаты, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5) , утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Данная книга заполняется в организациях всех форм собственности, осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий и различного рода компенсационных выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под отчет и несут полную материальную ответственность за них. Книга заполняется кассиром на основании первичных кассовых документов. Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяются кассовую книгу.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.

Кассовая книга может вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги. Одновременно с ней формируется распечатка «Отчет кассира» Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты. В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году приведен в указании Банка России 3210-У от 11.03.2014. Кассовая дисциплина обязательна для всех компаний и ИП. Банк России внес новые поправки, которые касаются правил оформления расходников и приходников и выдачи денег подотчетникам. Новые правила действуют с 19 августа 2017 года.

Порядок ведения кассовых операций, который действует в 2017 году, множество процедурных вопросов отдает на откуп руководителю компании. Например, директор должен сам определить: где и как оборудовать кассу, каким образом организовать хранение документов, утвердить порядок и сроки проведения кассовых ревизий. Еще больше правил устанавливает руководитель той компании, в которой есть обособленные подразделения.

За нарушение порядка ведения кассовых операций возможны штрафы. Как организовать кассовую дисциплину в компании или у ИП, расскажем в этой статье.

Порядок ведения кассовых операций 3210-У от 11.03.2014

Банк России установил порядок ведения кассовых операций в России в Указании от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Центробанк принял поправки в кассовый порядок в 2017 году. Изменения касаются подотчетников, расходников и приходников, а также кассовой книги. Рекомендуем заранее подготовиться к новым правилам ведения кассы в 2017 году.

Например, благодаря новым правилам подотчетнику можно выдавать новый аванс, даже если он еще не отчитался и не вернул долги по старому. Выдавать деньги подотчет кассиры могут не только на основании заявления, но еще по распоряжению руководителя. Квитанцию к электронному приходнику можно по просьбе вносителя наличных отправлять ему на адрес электронной почты и т. д.

Кассовая дисциплина в 2017 году: порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций и оформление кассовых документов в 2017 году директор может доверить:

• штатному сотруднику;
• работнику сторонней организации;
• частному бухгалтеру, с которым компания заключила договор бухгалтерского сопровождения.

Приказ директора о назначении ответственного за оформление ордеров главбух может не визировать. В то же время выполнять функции кассира, то есть выдавать и принимать наличность в кассе на предприятии 2017 может только штатный работник. Разобраться в этом вам поможет таблица ниже.

Вести учет кассовых операций, формировать приходные и расходные кассовые ордера за вас может наша - онлайн-сервис по учету на упрощенке. Бесплатный доступ для знакомства сразу на два месяца.

Кто в компании может отвечать за ведение кассы в 2017 году

Сотрудник	Вправе ли оформлять приходники и расходники	Вправе ли подписывать приходники и расходники	Вправе ли принимать и выдавать наличные в кассе на предприятии 2017
Главный бухгалтер	Да	Да	Да*
Директор		Да, если нет главбуха и бухгалтера	Да
Бухгалтер или другой штатный работник	Да*	Да*	Да*
Частный бухгалтер или сотрудник организации, если заключен договор бухгалтерского обслуживания	Да	Нет	Нет
Кассир	Да*	Да*	Да

* На основании приказа директора.

Порядок ведения кассовых операций: лимит остатка наличных в 2017 году

Лимит кассы организация может установить по выбору исходя из:

• наличной выручки;
• суммы расходов.

Содержит формулу расчета лимита наличных, не привязанную строго к поступлениям в кассу на предприятии 2017.

• Справка
• Лимит кассы - это максимально допустимая сумма наличных, которую можно хранить в кассе организации на конец рабочего дня. Предельную величину компания определяет самостоятельно и меняет когда угодно. Но лимит кассы всегда надо устанавливать в приказе. Все, что превышает установленный в организации лимит, надо сдать в банк.

Малые предприятия вправе не устанавливать лимит наличных денег в кассе (п. 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Положение о порядке ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году предполагает, что руководитель компании сам решает,

• как образом оборудовать кассу на предприятии 2017 ;
• как хранить документы;
• какой утвердить порядок и сроки проведения кассовых ревизий и т.д.

Можно каждое решение руководителя оформить отдельным приказом. Но удобнее оформить единый документ — . А в нем собрать если не все, то самые основные и важные дополнения к официальному кассовому порядку. Образец такого документа можно скачать по ссылке ниже.

Кассовая дисциплина в 2017 году для подотчетников

По новым поправкам, компания может выдавать сотрудникам деньги под отчет по заявлению или распорядительному документу. К примеру, по приказу директора. Его можно составить один на несколько работников, которые получают средства. Например, если три сотрудника едут в командировку и им в один день 9 августа выдают деньги в подотчет, то директор может составить один приказ о выдаче ои включить в него сразу троих командированных. Главное, по каждому отдельно расписать суммы.

Если решили продолжать использовать заявление о выдаче денег под отчет, то его должен подписывать директор. Но от него не требуется собственноручно ставить в документе дату, сумму и срок, на который работнику выдают деньги. Все эти обязательные сведения может указать подотчетник или бухгалтер. Удобно составить шаблон заявления, чтобы подотчетник смог сразу внести все эти данные в нужные строчки.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне аванс в сумме 4000 (Четыре тысячи) руб. 00 коп. на срок пять календарных дней для закупки канцелярских принадлежностей.

• Важно:
• Банк России разрешил выдавать сотрудникам деньги в подотчет независимо от того, отчитался ли работник за предыдущий аванс или нет (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У).

Документы для ведения кассовых операций в 2017 году

Поговорим о том, как оформлять основные кассовые документы - приходные и расходные кассовые ордера. Также рассмотрим ведение кассы в 2017 году (как заполнять кассовую книгу).

Как кассовый порядок требует заполнять расходник

В расходном ордере сумму, которую работник или другой человек получил из кассы на предприятии 2017 , можно печатать в учетной программе. Вписывать эту сумму от руки не требуется. От получателя нужна лишь подпись. Таким образом, расшифровывать полученную по расходному ордеру сумму можно двумя способами:

1. напечатать на компьютере;
2. написать от руки.

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году гласит, что в расходниках компаний, где есть бухгалтер, не нужна подпись руководителя. Только если директор сам ведет бухучет, он визирует расходник за главбуха.

Вместе с тем составлять расходник нужно по унифицированной форме. Она предусматривает такой реквизит, как подпись директора. А из унифицированных форм компания не вправе произвольно удалять те или иные показатели. Поэтому безопаснее все же, чтобы в расходниках была подпись руководителя компании. Иначе есть риск, что налоговики посчитают расходник недействительным.

• Важно:
• По новым правилам компания вправе составлять в конце дня один общий расходный кассовый ордер на все суммы, которые выдавали из кассы в течение дня. Это правило применяют только к тем расходникам, которые оформляют на основании фискальных документов из Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Речь идет о возврате средств покупателю, так как в этом случае кассир будет выдавать кассовый чек (письмо Минфина России от 24 мая 2017 г. N 03-01-15/31944. Как нам рассказали в Банке России, в расходнике в строке с подписью получателя расписаться может кассир или старший кассир при наличии. А в строках, где указывают сведения о паспорте получателя, данные не вносят. Образец общего расходного кассового ордера ниже.

Порядок ведения приходных кассовых ордеров

Приходники составляют в том случае, когда получают деньги в кассу. Используют унифицированную форму из постановления Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Кассир принимает деньги, пересчитывает и сверяет с суммой из приходника. Если все правильно, то подписывает документ и выдает тому, кто внес деньги, квитанцию. По новым правилам, ее можно выдать на бумаге или отправить в электронном виде, если вас об этом попросили. Это возможно, если приходный ордер оформили в электронке. Квитанцию пересылают на адрес почты, которую предоставит покупатель. Квитанцию отправляют в формате, который обеспечивает отображение всех реквизитов документа.

• Важно:
• По новым правилам компания вправе составлять в конце дня один общий приходный кассовый ордер на все операции, которые проводят на основании фискальных документов из Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У).

Порядок ведения операций в кассовой книге

Кассовая книга ведется по старой форме. Распечатывать ее можно в одном экземпляре. Исключение — кассовая книга обособленного подразделения. При бумажном документообороте хранить кассовую книгу в электронном виде не надо.

Как оформлять и хранить электронные кассовые документы

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году дает возможность вести электронный документооборот по кассовым операциям. В таком случае не обязательно оформлять бумажные экземпляры:

• расходников;
• приходников;
• кассовой книги и ведомостей.

Но только при одном условии, которое устанавливает порядок ведения кассовых операций в 2017 году: электронные документы надо заверять квалифицированной электронной подписью.

Однако покупать электронную подпись для каждого подотчетника, чтобы те могли заверять электронные приходники и расходники, для многих компаний не представляется возможным. Например, по причине большого числа сотрудников или так называемой кадровой текучки. То же самое с зарплатными ведомостями: оформлять электронную подпись каждому работнику слишком затратно и хлопотно.

В новой редакции порядка ведения кассовых операций Банк России четко прописал, что получатель денег может проставлять электронную подпись в расходнике, который оформили в электронном виде. Но бывают ситуации, когда получатель не может этого сделать, хотя и имеет подпись. Как рассказали в Банке России, в таком случае кассир распечатывает документ на бумаге и получатель ставит в нем собственноручную подпись.

Порядок исправления операций в кассовых документах

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году запрещает исправлять электронные документы после того, как они подписаны. Документ с ошибкой можно только удалить, а вместо него надо создать новый, правильный. Аналогичный способ предусмотрен и для электронной кассовой книги, если она уже подписана квалифицированной подписью.

• Справка
• Исправлять можно:
• бумажную кассовую книгу;
• платежные и расчетно-платежные ведомости
• Исправлять нельзя:
• бумажные приходники;
• бумажные расходники;
• документы в электронном виде.

Чтобы исправить кассовую книгу или расчетно-платежную ведомость, надо зачеркнуть ошибочные данные, рядом указать верную информацию, поставить дату исправления. Сотрудники, которые подписывали ошибочный документ, должны повторно поставить свои подписи с расшифровкой.

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году для ИП и малых компаний

Ведение кассы в 2017 году нужно и предпринимателям, и малым компаниям. Но в упрощенном виде. Малые компании и предприниматели вправе не устанавливать лимит кассы. Утвержденное ранее предельное значение остатка наличных денег можно отменить, издав соответствующий приказ.

• Справка
• ИП освобождены от ведения кассовой книги. Они регистрируют кассовые операции в книгах учета доходов или доходов и расходов, а на вмененке рассчитывают налог исходя из потенциально возможного дохода, и показатели наличной выручки значения не имеют.

Малые компании на каждую кассовую операцию должны выписывать ордера. ИП с одной стороны вправе не оформлять приходники и расходники. Об этом прямо сказано в порядке ведения кассовых операций в 2017 году. Но с другой — пункт 5 этого документа требует оформлять приходник всякий раз, когда предприниматель принимает деньги в кассу. И никаких исключений в данном кассовом порядке нет. Поэтому мы рекомендуем составлять кассовые документы.

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году для подразделений

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году говорит о том, что все обособленные подразделения должны соблюдать лимит остатка наличных. В каком порядке устанавливать этот лимит, зависит от того, имеет ли право подразделение самостоятельно сдавать наличку на счет в банке.

• Справка
• Обособленным считается любое подразделение компании, по местонахождению которого оборудовано хотя бы одно рабочее место. При этом не имеет значения, на какой срок его создали.

Все обособленные подразделения — и сдающие, и не сдающие деньги в банк — должны соблюдать касовую дисциплину и вести свою кассовую книгу. Причем в головной офис подразделение должно передавать копии листов кассовой книги, заверенные руководителем подразделения. Сдавать листы кассовой книги из подразделения в офис можно раз в год перед составлением бухгалтерской отчетности.