Инвентаризация проводится обязательно. Инвентаризация: понятие и виды
Под инвентаризацией понимается оценка наличия и состояния имущества организации на определённую дату за счет сравнения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация - основной способ контроля за сохранностью имущества предприятия.
Виды инвентаризаций
Инвентаризацию разделяют на виды по назначению, объему и методу проведения.
По назначению выделяют плановую, повторную, внеплановую и контрольную; по объему — полную и частичную; по степени охвата - выборочную и сплошную; по обязательности проведения - обязательную и инициативную; по методу проведения - натуральную и документальную инвентаризации.
Инвентаризация по назначению:
- плановая - производится в сроки, запланированные по графику, который был утвержден руководителем организации. Сроки проведения инвентаризации не разглашаются;
- внеплановая - происходит при наступлении особых событий (хищений, передаче дел материально ответственным лицом, стихийных бедствий);
- повторная - проводится при сомнениях в качестве, достоверности и объективности уже проведенной инвентаризации;
- контрольная - проводится для контроля корректности инвентаризации, проведенной ранее. Проводится в местах, где уже прошла инвентаризация, обязательно до открытия помещений.
Инвентаризация по объему:
- полная - осуществляется перед формированием годового бухгалтерского отчета, при аудиторской проверке и ревизии. Проводится в отношении материальных ценностей, денежных средств и расчетных отношений с другими лицами и предприятиями. В случае проведения полной инвентаризации ей подлежат также не принадлежащие организации ценности (например, полученные в переработку, принятые на ответственное хранение, арендованные);
- частичная - охватывает только часть ценностей организации. Примером частичной инвентаризации могут быть инвентаризация материальных ценностей, относящихся только к конкретному материально ответственному лицу (например, при его смене), ревизия кассы.
Инвентаризация по степени охвата:
- выборочная - осуществляется, когда необходима проверка только некоторых ценностей, закрепленных за конкретным материально ответственным лицом. Обычно проводится на предприятиях с большой номенклатурой;
- сплошная - производится одновременно на всех предприятиях и во всех структурных подразделениях организации.
Инвентаризация по обязательности проведения:
- обязательная - производится обязательно в соответствии с требованиями законодательства РФ;
- инициативная - осуществляется по решению руководителя.
Инвентаризация по методу проведения:
- натуральная прямая оценка количественных и качественных характеристик ценностей путем взвешивания, подсчета, измерения и т.д.,
- документальная - поиск документального подтверждения наличия ценностей.
Понятие и значение инвентаризации
Инвентаризация способ учёта, при котором регламентирован механизм периодической проверки и документального подтверждения состояния, наличия и оценки имущества и обязательств предприятий. Задача инвентаризации состоит в подтверждении «правдивости» данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.
Целями инвентаризации являются:
- выявление недостач и излишков имущества,
- оценка приведенной в учёте задолженности,
- выравнивание учёта,
- упорядочение имущественных отношений,
- анализ потенциала снижения затрат,
- установление фактического состояния имущества.
Закон об инвентаризации
Базовым документом, определяющим порядок осуществления инвентаризации (кроме нормативно-правовых документов по ведению бухгалтерского учета), является Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (редакция от 08.11.2010).
Также обязательства по проведению инвентаризации закреплены в Федеральном законе № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» . Инвентаризация на предприятии проводится обязательно:
- перед формированием годовой бухгалтерской отчетности,
- при изменении материально ответственного лица,
- при обнаружении фактов порчи, злоупотребления или хищения ценностей,
- при ликвидации или реорганизации предприятия,
- при продаже, выкупе, передаче имущества в аренду,
- при преобразовании муниципального унитарного или государственного предприятия,
- в случае пожара, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями,
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ (см. Приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016)).
Кто проводит инвентаризацию в организации
Инвентаризация осуществляется постоянно действующей комиссией. Перечень членов инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации.
В члены инвентаризационной комиссии включают:
- представителей руководства организации;
- сотрудников бухгалтерии;
- сотрудников юридических, инженерных, финансовых и прочих служб.
В состав комиссии также могут быть включены сотрудники службы внутреннего аудита или представители независимой аудиторской компании.
Задание на проведение инвентаризации на предприятии прописывается в приказе (распоряжении, постановлении) о проведении инвентаризации (в виде формы № ИНВ-22). Задание включает в себя порядок, срок и объем работ по инвентаризации.
Документы, составляемые в процессе инвентаризации
В процессе инвентаризации формируются акты или инвентаризационные описи. Каждый документ составляется не менее чем в двух экземплярах. Перечень возможных форм документов:
| Вид документа | Форма |
|---|---|
| Инвентаризационная опись основных средств | ИНВ-1 |
| Инвентаризационный ярлык | ИНВ-2 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | ИНВ-3 |
| Акт инвентаризации товаров отгруженных | ИНВ-4 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение | ИНВ-5 |
| Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути | ИНВ-6 |
| Акт инвентаризации незаконченных ремонтом основных средств | ИНВ-10 |
| Акт инвентаризации расходов будущих периодов | ИНВ-11 |
| Акт инвентаризации наличных денежных средств | ИНВ-15 |
| Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности | ИНВ-16 |
| Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | ИНВ-17 |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств | ИНВ-18 |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей | ИНВ-19 |
| Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией | ИНВ-26 |
Для отражения результатов проверок корректности проведения инвентаризаций составляется акт (
Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в Российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств ». Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля . Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе (ст. утратила силу) Налогового кодекса РФ невыполнение последнего требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта . Серьёзные последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.
Инвентаризация может являться объектом аутсорсинга . Сторонние специализированные компании имеют свою технологию и методологию проведения инвентаризации, специализированное дорогостоящее программное обеспечение и оборудование, а также профессионально обученный штат специалистов, оплата труда которых бывает ниже, чем оплата складских и офисных сотрудников, которые часто привлекаются на инвентаризации.
Понятие и виды инвентаризации имущества
- расчёты с поставщиками и подрядчиками ,
- расчёты с покупателями и заказчиками ,
- расчёты с кредитно-финансовыми организациями ,
- расчёты с прочими дебиторами и кредиторами .
Инвентаризация финансовых обязательств проводится путём осуществления сверки взаиморасчётов со всеми контрагентами , то есть сличения данных о задолженности на текущую дату в учёте одной и второй организации. При этом составляется акт сверки взаиморасчётов за подписями руководителей и главных бухгалтеров обеих организаций, где фиксируется сумма задолженности. В случае разногласий по этой сумме, акт составляется в более подробной форме, где отражаются все операции по возникновению, погашению и изменению суммы задолженности. Эти данные проверяются по учёту каждой стороны - за период с даты предыдущей сверки взаиморасчётов. Таким образом находится ошибка в учёте одного из контрагентов, ошибка исправляется и акт сверки подписывается в урегулированном виде.
Специфика проведения инвентаризации в различных отраслях
Инвентаризация в розничной торговле
При постоянных расширении, открытии и закрытии магазинов, необходимости поставок товаров и учёта остатков на складах неудивительно, что именно розничные продавцы используют современные инструменты и технологии инвентаризации активнее многих других отраслей. Законодательство России в области инвентаризации открытых акционерных обществ предписывает проводить инвентаризацию раз в три года. Но розничной торговле инвентаризация нужна не просто «для галочки». Розничная торговля - это отрасль, в которой, как правило, документация ведется очень аккуратно и грамотно, поскольку от контроля напрямую зависит прибыльность бизнеса.
Как правило, предприятия ритейла испытывают потребность в проведении инвентаризации двух типов: инвентаризации основных фондов и инвентаризации товаров и материалов . Инвентаризация основных фондов определяет количество, состав и состояние торгового оборудования, мебели и оргтехники, автомобилей и других вещей, с помощью которых оформляется и функционирует магазин. Инвентаризация же товарных запасов представляет собой полную перепись товаров в торговом зале и на складе магазина: продукты питания, алкогольная продукция, одежда и другие товары повседневного спроса.
Инвентаризация в общепите
По важности инвентаризации для бизнеса и частоте её проведения розничную торговлю превосходит общественное питание или ресторанный бизнес. Бизнес-процессы здесь более сложные, помимо продажи присутствует ещё и приготовление продаваемого товара и его потребление клиентом. Эти и другие особенности создают для персонала заведения широкие возможности для злоупотреблений (разного рода хищений). Кроме того, в процессе производства блюд и полуфабрикатов происходят естественные флуктуации потребления продуктов, которые могут накапливаться, а также случаются вынужденные замены продуктов.
Все эти и другие явления выявляются инвентаризацией. Так, в частности, в барах с высоким оборотом дорогостоящих напитков инвентаризацию обычно проводят в конце каждой рабочей смены, а также крайне рекомендованы внезапные выборочные инвентаризации (обычно по алкоголю).
Инвентаризация является одной из обязательных штатных функций систем автоматизации ресторанов . Возможности этой функции в различных системах различны. Многие системы также могут работать со специализированной периферией, ускоряющей инвентаризацию, например со специальными весами.
Основные документы
- Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49
Литература
- Керимов В. Э. Бухгалтерский учёт. - М .: Эксмо, 2006. - С. 89 - 92. - 688 с. - ISBN 5-699-15092-7
- М. В. Мельник, А. С. Пантелеев, А. Л. Звездин. Ревизия и контроль: учебник. - М .: КНОРУС, 2006. - С. 121 - 125. - 640 с. - ISBN 978-5-85971-641-8
- Бровкина Н. Д. Контроль и ревизия: учеб.пособие. - М .: ИНФРА-М, 2007. - С. 168 - 174. - 346 с. - ISBN 978-5-16-003022-7
- Контроль и ревизия: учебник для среднего профессионального образования / М. В. Мельник. - М .: Экономистъ, 2007. - С. 97 - 105. - 254 с. - ISBN 5-98118-196-6
- Судебная бухгалтерия: Учебник / С. П. Голубятников. - М .: Юридическая литература, 1998. - С. 93 - 105. - 368 с. - ISBN 5-7260-0903-7
- Дубоносов Е. С., Петрухин А. А. Судебная бухгалтерия: Курс лекций. - М .: Книжный мир, 2005. - С. 57 - 74. - 197 с. -
В русском языке присутствует немало слов, заимствованных из иностранных языков, которые используются в деловой или экономической сфере деятельности.
Одно из них – инвентаризация, понятие, с которым практически каждому человеку периодически приходится сталкиваться во время работы с материальными или финансовыми активами. Что же такое инвентаризация и для чего ее проводят на предприятиях и в учреждениях?
Под инвентаризацией обычно понимают проверку материальных и финансовых ценностей, которые имеются на балансе предприятия, учреждения или одного из их подразделений. Это эффективная форма контроля сохранности средств и запасов предприятия, которая проводится с определенной периодичностью.
Во время инвентаризации количество имущественных ценностей и финансовых средств сверяется с тем, что указано в отчетных документах. Инвентаризация проводится в соответствии с нормативными актами и методическими указаниями Минфина, а также внутренним распорядком предприятия.
Проверка наличия материальных ценностей, наличных и безналичных средств, называемая инвентаризацией, проводится в определенном порядке.
Для этого обязательно назначается комиссия из нескольких работников предприятия. Проверке подлежат:
— складские помещения;
— производственные участки;
— торговые площадки;
— касса предприятия.
В ходе инвентаризации выясняется фактическое наличие материалов и комплектующих, готовой продукции, ГСМ и других товарных и материальных ценностей, а также денег в кассе и на счетах предприятия. В ходе проверки составляется официальный документ – инвентаризационная опись, в которой должны быть указаны все обнаруженные ценности, их количество и качество.
Периодическое проведение инвентаризации – это превосходный способ контроля деятельности предприятия, добросовестности работы сотрудников, а также возможность получать полное представление о реальном финансовом положении, наличии товаров, материалов и ресурсов для дальнейшей работы. Кроме того, проверке могут подлежать условия их хранения, их качество, соответствие основным требованиям и т.д.
Как правило, инвентаризация проводится по графику, который устанавливает руководство, в соответствии с условиями деятельности предприятия. Кроме того, она необходима, если:
— имущество передается другому владельцу при продаже, сдаче в аренду;
— перед составлением годового отчета;
— в должность вступают другие материально ответственные сотрудники;
— были выявлены факты или появились подозрения на злоупотребления, хищения или другую противоправную деятельность;
— произошло стихийное бедствие, авария или другая экстремальная ситуация;
— предприятие ликвидируется или реорганизуется.
Обследование зданий и сооружений, хранение и предоставление о них сведений всем заинтересованным лицам называется технической инвентаризацией. Эту работу выполняют сотрудники специальной организации, которые обладают для этого нужной квалификацией.
Информация такого рода необходима для планирования застройки, соблюдения безопасности граждан, содержания жилых и общественных зданий, инфраструктурных и других сооружений в порядке и исправном состоянии. Результаты технической инвентаризации заносятся в технический паспорт, который изготавливается для каждого объекта.
Основное отличие инвентаризации от ревизии заключается в их целях и методике проведения. Ревизия проводится, как правило, сотрудниками контролирующей организации, а не работниками проверяемого предприятия.
Поводом для ревизии становятся подозрения в противоправной деятельности руководства или отдельных сотрудников. В ее ходе проверяется финансово-хозяйственная деятельность, чтобы обнаружить отклонения от действующего законодательства.
Инвентаризация – это внутренняя проверка, проводимая сотрудниками предприятия для сверки фактического количества матценностей с тем, которое выписано в остатках по бухучету.
По итогам инвентаризации виновному в нарушениях может грозить максимум увольнение или вычет из зарплаты. По итогам ревизии нередко возбуждается уголовное дело, если зафиксированы серьезные нарушения финансовой или хозяйственной деятельности сотрудников.
Предприятие само решает, сколько инвентаризаций необходимо будет провести в отчетном периоде и назначает даты, когда они будут проведены. Во время каждой инвентаризации производится выявление фактического наличия материальных ценностей и иного имущества, контролируется его сохранность и соответствие условиям эксплуатации, выявляется неучтенное и неиспользуемое имущество и проверяется реальная стоимость того имущества, которое стоит на балансе.Из этих основных задач инвентаризации ясно, что внеплановую проверку следует проводить дополнительно в следующих случаях:
- когда материальные ценности и имущество передается в аренду или предприятие меняет форму собственности и преобразуется в акционерное общество;
- перед тем как будет составлена годовая бухгалтерская отчетность;
- когда меняется материально-ответственное лицо или назначается новое;
- когда были обнаружены факты хищения и порчи имущества;
- когда имущество пострадало в ходе пожара или иного стихийного бедствия;
- когда происходит банкротство или ликвидация предприятия.
Что подлежит инвентаризации
В процессе инвентаризации проверяется и учитывается все имущество, находящееся на балансе предприятия, вне зависимости от того, где оно находится. Кроме того, проверке подлежат все виды финансовых обязательств предприятия, в том числе , банковские кредиты, займы и резервные денежные средства. Проверяются и другие виды имущества, которые не принадлежат предприятию, но отражаются в формах бухгалтерской отчетности на забалансовых счетах, например, а также иное имущество, по каким-то причинам ранее не учтенное.Существует два вида инвентаризации – полная и частичная. Порядок их проведения регламентируется Федеральным законом «О бухгалтерском учете», нормативными актами по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, методическими указаниями №49, утвержденными Министерством Финансов РФ в 1995 году.
