Управление производственным предприятием Бухгалтерия

Учет товарно-материальных ценностей

Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) требует, как правило, обработки больших объемов информации. Поэтому конфигурация максимально облегчает работу пользователя с помощью широкого использования механизма автоматической подставки данных по умолчанию, возможности ввода документов на основании других документов, с помощью других приемов.

Учет товаров, материалов и готовой продукции реализован в конфигурации в соответствии с ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" и методическим указаниям по его применению.

Операции поступления, перемещения и выбытия товарно-материальных ценностей (ТМЦ), регистрируются путем ввода в информационную базу соответствующих документов. Бухгалтерские проводки при этом формируются автоматически. Реквизиты проводок заполняются на основании информации, содержащейся в документе.

Так при регистрации поступления ТМЦ путем ввода документа "Поступление товаров и услуг", номенклатура поступающих ТМЦ перечисляется в табличной части документа на закладке "Товары". Причем в процессе заполнения табличной части пользователем для каждой номенклатурной позиции конфигурация автоматически подставляет счет учета бухгалтерского учета, счет учета НДС и некоторые другие данные. Эти данные используются конфигурацией при автоматическом формировании проводок.

Проводка формируется по каждой записи табличной части "Товары". В качестве субконто (объекта аналитического учета) дебета проводки указывается элемент справочника "Номенклатура" из одноименной колонки табличной части "Товары".

Таким образом, аналитический учет ТМЦ ведется на основе справочника "Номенклатура". В этом справочнике хранятся наименования и прочие реквизиты товарно-материальных ценностей.

При автоматической подстановке бухгалтерского счета учета ТМЦ по умолчанию конфигурация выбирает наиболее подходящую запись из специального списка, хранящегося в информационной базе.

Для указания счета учета расчетов с контрагентом в проводке по умолчанию будет выбрана наиболее подходящая запись из другого аналогичного списка.

Благодаря использованию принципа умолчания можно разделить работу по учету ТМЦ между бухгалтерами и другими сотрудниками предприятия следующим образом. Бухгалтеры осуществляют общее методическое руководство, контролируют и заполняют списки, используемые для подстановки бухгалтерских счетов в документы учета движений ТМЦ. (Причем поставляемая конфигурация уже содержит списки, предварительно заполненные минимально необходимыми наборами записей). А сотрудники, отвечающие за регистрацию движений ТМЦ (сотрудники отдела материально-технического снабжения, производственных подразделений и др.), вводят документы, заполняют их наименованиями ТМЦ, контрагентов и прочими реквизитами, после чего бухгалтерские проводки формируются автоматически по правилам, предписанным бухгалтерами.

Товарно-материальные ценности могут выбывать по нескольким причинам: в результате продажи, передачи в производство, списания и др. В конфигурации поддерживаются следующие способы оценки ТМЦ при их выбытии:

• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретения материально–производственных запасов (способ ФИФО.

Выбор того или иного способа устанавливается в информационной базе в настройках политики бухгалтерского учета организации.

Помимо синтетического учета ТМЦ на счетах бухгалтерского учета, конфигурация обеспечивает ведение аналитического учета по их видам - позициям номенклатуры (то есть элементам справочника "Номенклатура") и по местам хранения (складам). Это позволяет формировать бухгалтерские отчеты, отражающие наличие и перемещения ТМЦ в разрезе позиций номенклатуры и мест хранения в денежном и количественном выражении.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ работник при поступлении на работу заключает с работодателем трудовой договор, а если он устраивается на материально-ответственную должность, то следует еще заключить договор о материальной ответственности. Передача материальных ценностей при поступлении на работу проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством.

Что такое материальная ответственность

Это обязанность сотрудника возместить причиненный организации материальный ущерб, произошедший по причине не надлежащего исполнения им должностных обязанностей. Материальная ответственность возникает уже после того, как ущерб предприятием понесен. К нарушителю применяют административные, уголовные меры, а также материальное взыскание.

Предприятия постоянно сталкиваются с вопросами, касающимися ответственности за сохранность и использование материальных ценностей. Среди них:

1. прием на работу или увольнение лиц, имеющих отношение к ценностям}
2. заключение договоров на полную материальную ответственность}
3. проведение инвентаризаций, ревизий, прием-передача МЦ}
4. установление фактов хищения, недостачи, повреждения ценностей.

Отвечать за использование и сохранность ценностей могут только сотрудники, имеющие трудовые отношения с работодателем, независимо от формы собственности предприятия.

Кто является материально-ответственным лицом

Давайте посмотрим, при каких условиях на работника возлагается материальная ответственность. Материально-ответственными лицами можно считать всех, кто по работе сталкивается с имуществом предприятия, за порчу которого каждый несет ответственность. Но одно дело -} те, кто обслуживает и пользуется МЦ, а другое дело работник, полностью отвечающий за сохранность и распределение этих ценностей. Вот об оформлении на работу таких лиц и пойдет речь далее.

Как было указано выше, с таким работником заключают письменный договор о полной материальной ответственности. А в трудовом договоре указываются должностные обязанности такого работника, напрямую связанные с хранением, обработкой, приемом и списанием, перевозкой МЦ и других процессов. В соответствии со ст. 348 ТК РФ на данную должность, как на основное место работы, так и по совместительству, не могут быть приняты лица, у которых есть судимости за преступления в корыстных целях, и если такие еще не погашены.

Министерство труда России в постановлении от 31 декабря 2002 г. № 85 указало на конкретный перечень должностей, с которыми необходимо заключать договора о полной материальной ответственности.

Это следующие специальности:

1. кассиры-контролеры, а также временно исполняющие обязанности кассиров или контролеров}
2. руководители, заместители и другие работники, связанные с банковскими депозитами}
3. работники, связанные с изготовлением или уничтожением денежных знаков или ценных бумаг}
4. специалисты, ведущие операции, связанные с оборотом денежных знаков государственной и иностранной валюты, драгоценных металлов}
5. все, кто так или иначе связан с наличными деньгами}
6. руководители, администраторы гостиниц, торговых предприятий, общепитов}
7. работники торговли – продавцы, товароведы}
8. начальники строительных и других производственных цехов}
9. кладовщики, заведующие и работники ломбардов, хранилищ, другие работники, связанные с хранением, транспортировкой ценностей}
10. руководители, провизоры, фармацевты и технологи, участвующие в производстве и реализации лекарственных средств}
11. множество других должностей.

Кроме перечня должностей, с которыми при приеме на работу заключают договор о материальной ответственности, существует еще и ряд работ, связанных с обслуживанием имущества предприятия. Перечень работ, утвержденный Министерством труда, включает:

Список ответственных должностей подразделяется по отраслям промышленности. Договора на полную ответственность за сохранность МЦ заключают не со всеми, кто указан в перечне. Если среди должностных обязанностей сотрудника нет хранения и операций с материальными ценностями, то заключение договора о полной материальной ответственности будет абсурдом, даже если занимаемая должность этого работника или выполняемая работа также указаны в перечне. Сотрудник, заключивший с работодателем материально-ответственный договор, отвечает за сохранность вверенных ему ценностей на основании акта и инвентаризационной описи.

В остальном дальнейшее оформление на работу происходит как обычно. Заключается трудовой договор, где указано, что человек является отвечающим за сохранность ценностей. Издается приказ о приеме на работу на основании трудового договора, и производятся все дальнейшие документальные оформления в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Прием-передача материальных ценностей

Не бывает так, чтобы учет материальных ценностей (МЦ) был на 100% точным, все-таки люди – не машины и могут ошибаться. Поэтому принимающий работник должен быть уверен, что принимает дела в соответствии с документами, а для этого проводят приемку передачу или инвентаризацию МЦ. Инвентаризация проводится не только при увольнении-приеме ответственных лиц, но и при их уходе в отпуск, например, когда его будет заменять другое лицо.

Проводят ревизию МЦ на основе Методических указаний относительно инвентаризации. На предприятии для этих целей создается комиссия, состав которой определяется приказом по форме № ИНВ-22. В приказе указываются даты начала и окончания приемки-передачи МЦ и знакомят с документом всех заинтересованных лиц. До того, как начата ревизия, следует все приходные и расходные документы сдать в бухгалтерию, а все поступившие на хранение МЦ оприходовать, а списанные оформить соответствующим образом.

Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственных сотрудников, как увольняющегося, так и прибывающего. Также в проверке принимают участие все члены комиссии, указанные в приказе. Если хотя бы один будет отсутствовать и не заверит своей подписью акт, то такая инвентаризация может считаться недействительной. Датой проверки определяют фактическое вступление материально-ответственного лица в должность.

Все результаты приемки-передачи фиксируются в акте и описи по формам № ИНВ-4 и № ИНВ-3 соответственно. Далее проводится сравнение фактического наличия МЦ с бухгалтерскими данными и составляется ведомость формы № ИНВ-2б. Вся документация по инвентаризации заполняется, как вручную, так при помощи компьютера. Описи, заполненные ручкой, должны быть оформлены аккуратно, без помарок и исправлений. Исправления производятся с разрешения всех членов комиссии под их роспись и аккуратно перечеркивая и записывая правильные данные сверху. В описи не должно оставаться пустых строк, а если в конце страницы остаются не заполненные строчки, то их прочеркивают.

Одной описи и инвентаризации для принятия имущества не достаточно. Прием материальных ценностей при поступлении на работу производится путем составления акта. Законодательством не установлено типовой формы акта, поэтому составление его проходит произвольно с соблюдением некоторых требований, а именно:

1. в акте отражается перечень принимаемого имущества подробно, включая ценовые и физические характеристики МЦ}
2. перечень составляют согласно ведомостям инвентаризации}
3. указывается дата проводимой приемки-передачи ценностей}
4. акт подписывают обе стороны}
5. следует заверить данный документ у главного бухгалтера и у руководителя структурного подразделения.

После того, как все документы должным образом оформлены и подписаны, сдающий МЦ работник может быть освобожден с должности или переведен на другую работу, в соответствии с его пожеланиями. Данная процедура проводится, когда еще прежний работник считается материально-ответственным лицом, чтобы в случае недостачи, урегулировать проблему на месте. Возмещение ущерба, причиненного работников из-за небрежности, невнимания в работе карается взысканием, которое не должно превышать среднемесячной заработной платы. В случае, если ущерб значительно выше, тогда предприятие вправе передать дело в суд для взыскания в судебном порядке.
Возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по приказу (распоряжению) собственника или уполномоченного им органа

Как говорят некоторые ученые: «Вся наша жизнь состоит из цифр». Они сопровождают человека повсюду и всегда. Человек каждый день производит различные исчисления и даже не замечают этого. Но есть люди, которые работу с цифрами сделали своей профессией. Это не математики, а бухгалтера. Наиболее сложный и ответственный участок работы – это учет товарно-материальных ценностей.

Кто такой бухгалтер материального стола?

Бухгалтер любого отдела – это, прежде всего специалист занимающийся учетом . Каких бы размеров не было предприятие на нем обязательно должен присутствовать подобный сотрудник. Если организация маленькая, то на плечи одного работника возлагается ответственность за ведение всех участков бухгалтерского учета: начисление заработной платы, учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), работа с поставщиками и подрядчиками, формирование и сдача отчетов и много, многое другое.

Если предприятие крупное, то создается целая бухгалтерская служба, во главе с главным бухгалтером. Каждому специалисту выделяется определенный фронт работы. В очень больших корпорациях специалисты по учету, будут разделены по отделам, например, материальный отдел, где каждый специалист будет заниматься учетом определенного вида ТМЦ.

Должность бухгалтера-материалиста относится к наиболее сложным , так как требует наибольшей скрупулезности, усидчивости и даже педантичности. Обычно такие места занимают женщины, так как для мужчин подобное занятие слишком кропотливо.

С появлением вычислительной техники и специальных программ, труд бухгалтера стал более легким. Бухгалтеру материального стола приходится каждый день работать с огромным количеством бумажных документов. Это специалист высокого уровня, так как в любой момент он должен дать точную информацию о наличии материальных ценностей .

Для того чтобы понять суть работы бухгалтера-материалиста, нужно прежде всего разобраться с предметом учета. ТМЦ – это оборотные активы предприятия , без них не возможно его нормальное существование и они находятся в постоянном движении. Кратко ТМЦ можно назвать производственными запасами и отнести к ним следующие группы материалов:

• сырье и материалы;
• запасные части;
• полуфабрикаты, как собственного производства так и приобретенные у поставщиков;
• готовая продукция собственного производства;
• приобретенные товары;
• ГСМ (горюче-смазочные материалы – бензин, дизтопливо, масло, тосол и тому подобные материалы);
• возвратные отходи и полезные остатки;
• хозяйственный инвентарь;
• тара.

То есть бухгалтер материального стола занимается учетом оборотных активов предприятия, предметов труда, и других материальных ценностей используемых в процессе производства, оказывающих прямое влияние на изменении стоимости конечного продукта.

Эта должность в основном востребована на предприятиях занимающихся выпуском различной продукции.

Учет материальных ценностей происходит на предприятиях различных отраслей деятельности, но учетный сотрудник имеет немного другое направление деятельности и название . Так в сфере торговли – это кладовщик или заведующий складом, на предприятиях занимающихся перевозками – специалист по учету и списанию ГСМ.

Суть деятельности конечно очень схожа, но бухгалтер материального стола – это специалист более высокого уровня и квалификации.

Какие требования выдвигаются к материалисту

В зависимости от масштабов предприятия и его кадрового состава к вновь поступающему сотруднику предъявляется различные требования, которые касаются наличия образования, предыдущего опыта работы. Некоторые предприятия выдвигают ограничения по возрасту, либо полу.

Приведем среднестатистический перечень требований, предъявляемых к кандидатам на должность бухгалтера материального стола :

• образование, соответствующее занимаемой должности (среднее специальное либо высшее по специальности учет и аудит);
• умение работать на компьютере (программы Word, Excel, знание бухгалтерской программы и тому подобное);
• знание и умение работать с первичной документацией (накладные, приходные и расходные складские документы, ведомости на списание материальных ценностей и другая документация, утвержденная в обращении на данном предприятии);
• понимания сути передвижения материалов и соответствующих этому движению бухгалтерских проводок;
• знание основ ведения бухгалтерского учета и налогового законодательства;
• знания правил документального оформления передвижения материалов;
• опыт работы на соответствующей должности от 1 года и более (данное требование не всегда присутствует, но предпочтение всегда отдается более опытным специалистам);
• индивидуальные качества: эрудиция, ответственность, скрупулезность, умение работать в коллективе.

Бухгалтер-материалист должен уметь видеть не только цифры , но и быстро анализировать сопутствующую информацию. Очень часто происходит разночтение в единицах измерения материалов. Специалист по учету материалов должен уметь все это привести к единому соответствию и разработать собственную технологию учета .

Крупные предприятия, занимающиеся экспортом-импортом продукции, могут выдвигать требования по знанию иностранных языков, международных стандартов бухгалтерского учета, знание основ внешнеэкономической деятельности.

Очень часто и совершенно не обосновано, администрация предприятий вносит возрастной цензор для кандидатов на занимание вакантной должности, хотя такие ограничения запрещены законодательством . Например, если кандидат имеет возраст больше 35 лет, то ему даже не стоит пробовать подавать резюме на данное предприятие.

В соответствии со штатным расписанием, может высвобождаться или формироваться вакансия бухгалтера соответствующей категории, тогда могут выдвигаться квалификационные требования :

• бухгалтер I категории;
• бухгалтер II категории;
• бухгалтер высшей категории;
• младший бухгалтер.

Бухгалтер материального стола должен быть ответственным, исполнительным и стрессовоустойчивым сотрудником, способным справляться с большим потоком информации. Это человек, который любит свою профессию и серьезно относится к выполнению возложенных на него обязанностей.

Обязанности

Каждое предприятие имеет право самостоятельно определять круг обязанностей сотрудников в соответствии с возложенным на него участком работы. То есть в зависимости от необходимого для обработки объема информации, на предприятии может быть один бухгалтер материального стола либо несколько сотрудников, занимающихся отдельными участками учета.

На специалиста по учету ТМЦ возлагается выполнение следующих обязанностей :

1. Ведение учета движения материальных ценностей (учет поступления на склад, выдачи со склада, перемещение между подразделениями и цехами, выдача в подотчет материально ответственному лицу и другие процедуры связанные с учетом ТМЦ) в соответствии с установленным классом счетов бухгалтерского учета;
2. Списание материалов, полуфабрикатов, брака в соответствии с существующими на предприятии нормативами и инструкциями;
3. Контроль над правильным оформлением первичной документации и обеспечение ее сохранности;
4. Учет материальной части себестоимости продукции и контроль над перерасходом материалов;
5. Формирование достоверных отчетов о количестве и стоимости материальных остатков для руководителя, главного бухгалтера либо других ответственных должностных лиц на любую дату месяца;
6. Формирование и контроль остатков ТМЦ на первое число каждого месяца;
7. Ведение предусмотренной инструкциями бухгалтерской документации и обеспечение ее сохранности и целостности в течение всего установленного периода;
8. Участие в инвентаризации, формирование данных о ее результатах;
9. Участие в разработке мероприятий по повышению эффективности учета ТМЦ, выдвигает собственные пожелания и предложения;
10. Взаимодействие со всеми материально ответственными сотрудниками предприятия (начальником склада, кладовщиками и другими учетными сотрудниками).

Выше перечисленные должностные обязанности могут быть, как расширены, так и сужены на предприятии в соответствии с пожеланиями директора и главного бухгалтера.

Пример должностной инструкции

При приеме на работу специалист по учету персонала должен ознакомить его с должностной инструкцией. Это документ, четко регламентирующий трудовые обязанности работника, его права и меру ответственности за нарушение обязанностей и общих правил работы организации.

Должностная инструкция бухгалтера по учету ТМЦ состоит из следующих разделов:

• общие положения;
• функциональные обязанности;
• права;
• ответственность;
• заключительные положения.

Общие положения описывают основные требования к специалисту имеющему право занимать данную должность, каким образом происходит его прием на работу и увольнение, кому он непосредственно подчиняется. Также четко формулируется перечень законодательных актов, постановлений, распоряжений государственного уровня и список внутренних приказов, методических пособий и инструкций, которые бухгалтер-материалист должен знать и точно исполнять.

Раздел о функциональных обязанностях подробно описан в подразделе «должностные инструкции» .

Раздел прав , наделяет специалиста определенной компетенцией и полномочиями:

1. Принимать полноправное участие в обсуждении новаций, затрагивающих его участок работы;
2. При необходимости и предварительном согласии руководства привлекать других сотрудников предприятия для выполнения конкретных целей, связанных с материальным столом;
3. Получать от работников других подразделений информацию, необходимую для выполнения поставленных перед ним задач;
4. Предъявлять администрации предприятия требования по улучшению условий организации труда и оказанию содействия в исполнении возложенных на сотрудника задач и функций.

После подписания должностной инструкции руководство предприятия имеет право не только требовать от сотрудника четкое выполнение всех ее пунктов, но и привлекать бухгалтера к ответственности :

1. За неисполнение обязанностей;
2. За нарушение дисциплины, техники безопасности или внутренних распоряжений и приказов;
3. За нанесение материального ущерба или сокрытие информации, приведшей к потере материальных ценностей.

За каждый из пунктов предусматривается наказание в соответствии с трудовым, гражданским, административным и даже уголовным законодательством.

Заключительный раздел обычно фиксирует факт ознакомления сотрудника с должностной инструкцией и указание, что она составлена в двух экземплярах — один для сотрудника, другой для предприятия.

Хороший специалист по учету товарно-материальных ценностей ценится на вес золота. От его внимательности, сообразительности и знаний зависит конечный финансовый результат работы организации и ее налогообложение. Материальный стол – это ответственный участок, требующий не только определенных квалификационных навыков и опыта, но и таланта.

Успешная работа предприятия складывается из суммарного воздействия различных факторов и грамотного выполнения ключевых функций. При этом стоит отметить, что правильный учет товара можно отнести к одному из основных условий стабильной работы компании.

Складской учет

Это понятие используется для определения постоянного количественного и сортового учета, осуществляемого на складе. Без учета трудно обеспечить их сохранность. Для такого процесса используется карточка складского учета материалов, которая является утвержденной законодательством формой для фиксации движения на складе материалов отдельного вида, размера и сорта. Заполняются они на каждый номенклатурный номер материала. Их ведением занимается материально ответственное лицо, например заведующий складом или кладовщик.

Перед тем как доверить кладовщику материальные запасы предприятия, с ним, как правило, заключается договор. В нем описываются виды работ, которые выполняет сотрудник, и степень ответственности в случае потери или повреждения продукции, хранящейся на складе.

Организация складского учета

Грамотно организованный процесс учета материалов, размещенных на территории склада, - это очень важный и нужный сегмент деятельности организации. Для эффективной работы склада используется две распространенные системы учета: партионная и сортовая. Но независимо от того факта, какой выбор будет сделан, материально ответственные работники будут вести учет продукции компании в натуральном выражении. Данная процедура осуществляется посредством использования приходных и расходных товарных ордеров.

Если брать во внимание информацию, которую содержат методички по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов компании, то можно сделать вывод, что ведение аналитического учета ТМЦ осуществляется посредством использования сальдового метода или оборотных накладных. При данных подходах проведение учета производится в разрезе каждого места хранения, а также внутри них с фиксацией номенклатурных номеров, различных товарных групп, синтетических и субсчетов.

Использование карточек

Складской учет материалов, основой для которого являются оборотные ведомости,в большинстве случаев подразумевает применение двух вышеупомянутых способов. Это позволяет оптимизировать работу склада и достичь более высокого уровня продуктивности.

При первом варианте используется карточка складского учета, которая открывается на каждый вид хранящейся на складе. В ней отображаются количественно-суммовые данные, что, по сути, есть движение материалов. Основанием для заполнения таких карточек являются первичные учетные документы.

Ведение складского учета при помощи карточек также подразумевает отображение остатков на первое число и расчет оборота за месяц. При помощи такой документации производится составление оборотных ведомостей по каждому складу отдельно. К тому же данные тех карточек, которые находятся в бухгалтерии, сверяются с документацией, находящейся на складе.

Возможен и такой вариант, при котором карточки учета не ведутся в бухгалтерии. В этом случае расходная и приходная документация группируется по номенклатурным номерам. После с помощью этих документов производится подсчет итогов за месяц, причем данные по расходам и приходам фиксируются отдельно. Далее эти сведения отображаются в оборотной ведомости. Те остатки, которые были выведены в этих ведомостях, сравниваются с остатками, зафиксированными в карточках учета на складе.

Сальдовый учет

Данная форма складского учета отличается от предыдущей. Ключевое отличие сводится к тому, что качественный и суммовой учет в разрезе ТМЦ в бухгалтерии не ведется. Оборотные ведомости, соответственно, также не составляются.

При данном виде организации работы склада производится в разрезе субсчетов, товарных групп и балансовых счетов, которые используются для учета товарно-материальных ценностей исключительно в денежном выражении. Учет производится материально ответственными лицами. Для данного процесса используется книга складского учета или соответствующий журнал.

Что касается бухгалтерии, то она занимается приемом первичной учетной документации от материально ответственных лиц и впоследствии проверяет полученные данные. Когда процесс сверки завершен, те остатки материалов, которые были зафиксированы на первое число, переносятся в сальдовую ведомость.

Партионный учет

Торговля и склад в данном случае организованы таким образом, что конкретная партия товара хранится отдельно. Причем на каждую из них кладовщик выписывает партионную карту в двух экземплярах. Для регистрации таких карт используется специальная книга. При этом именно номер принятой партии является номером регистрации в данной книге. После внесения нужной информации один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на складе и выполняет функцию регистра складского учета.

Стоит отметить тот факт, что в качестве партии определяется ТМЦ одного наименования. Данный товар при этом должен быть поставлен одним поставщиком. Что касается количества доставок, то их может быть несколько.

При заполнении партионной карты работник склада должен указать дату составления, ее номер, время заполнения акта о приеме товара, вид транспорта, реквизиты поставщика, номер и дату накладной, наименование продукции, место отправления, а также массу и сорт.

Складской учет материалов, в котором используется партионный метод, подразумевает отражение во время отпуска товара даты данного действия, номера расходного товарного документа, вида транспорта, наименования получателя, количества и сорта отпущенной продукции. В это же время в расходном документе указывается номер партионной карты.

Когда все запасы конкретной партии оказываются израсходованы, заведующий складом и товаровед ставят свои подписи на карте и передают ее в бухгалтерию, где она впоследствии будет проверена.

Возможно, что во время проверки будет выявлена недостача. В этом случае складской учет подразумевает следующие действия: бухгалтер до проведения следующей инвентаризации списывает недостачу на издержки обращения, но лишь при условии, что она была в пределах норм естественной убыли. Если же нормы были превышены, то недостача должна взыскиваться с тех лиц, которые несут материальную ответственность за продукцию, хранящуюся на складе.

Также стоит учитывать ту информацию, что партионная система складского учета включает на полностью израсходованную партию ТМЦ.

Как используются складские журналы при сортовом учете?

Если применяется такой способ ведения учета, то кладовщик открывает одну или несколько страниц в товарном журнале на каждый сорт и наименование продукции. Также может быть заведена отдельная карточка. Количество страниц зависит от объема операций, проводимых по приему и расходу.

В заголовке карточки или страницы журнала необходимо указать артикул, наименование, сорт и другие признаки, которые отличают конкретный товар. Оставшееся место на странице используется для отражения прихода, расхода и остатков продукции.

Наименование, цена, количество, единицы измерения ТМЦ;

Номер и дата документов, которые использовались во время выдачи и приема продукции;

Место хранения.

Для того чтобы товар был принят на хранение и впоследствии выдан, необходимо заверение соответствующей документации подписями кладовщика и заведующего складом.

Грамотно организовать складской учет количественного типа, при которомфиксируются движение и остатки продукции, помогут различные виды товарных журналов, при помощи которых ведется учет товарно-материальных ценностей в местах хранения, а также фиксация их расхода. Подобные сведения могут отображаться также в виде ведомостей.

Как проводится уценка ТМЦ?

Торговля и склад неизбежно сопряжены с таким явлениями, как устаревание товаров, а также снижение спроса на них или потеря качества. Эти проблемы нельзя игнорировать, и для их эффективного решения используется процесс уценки. Для ее оформления понадобится акт уценки материально-товарных ценностей.

Составлять и подписывать его нужно в двух экземплярах. Делают это ответственные лица, представляющие специальную комиссию. Одна копия остается у заведующего складом (ее нужно хранить), вторая отправляется в бухгалтерию. В некоторых ситуациях один экземпляр может быть прикреплен к товарной накладной. Делается это для последующей передачи данного документа организации, занимающейся продажей уцененного товара, или с целью возврата производителю.

Системы управления складом

Одной из ключевых задач любого бизнеса является автоматизация и оптимизация всех внутренних процессов предприятия. Это позволит сэкономить время и повысить качество обслуживания.

Склад не является исключением. Для того чтобы ускорить различные процессы, имеющие отношение к приему и расходу товара, используется программа складского учета. Она может иметь различный вид и структуру, но функции подобного программного обеспечения остаются неизменными.

Речь идет о следующих возможностях:

Распределение продукции на складе по ячейкам хранения, партиям и ответственным лицам;

Возможность динамического пересчета складских остатков;

Отслеживание грузов по маршрутам движения;

Использование различных способов формирования цены товара;

Инвентаризация и последующее формирование актуальной отчетности согласно ее итогам;

Формирование приходно-складских ордеров;

Переоценка товара по причине влияния различных факторов, формирующих его стоимость;

Управление складом.

Хорошо составленная программа складского учета позволяет наладить эффективную работу транзитного товарного склада, а также складских помещений, имеющих общее назначение. Также практикуется использование электронного аналога карточки складского учета, которая обладает всеми актуальными фильтрами. Речь идет об отслеживании информации по следующим направлениям:

Валюта, используемая для оплаты товара (по сличительной ведомости, акту об излишках и недостаче, ведомости фактического наличия и др.);

Партия продукции, сроки ее хранения, дата окончания действия сертификатов;

Различные виды операций с ТМЦ;

Целевое назначение;

Пересортица;

Материально ответственные лица;

Операции укомплектования и разукомплектования материальных ценностей на складе.

Как правило, такой автоматизированный складской учет дорабатывается разработчиком с учетом индивидуальных особенностей бизнеса конкретного клиента.

Актуальные программы

Для эффективной организации работы склада может использоваться различное программное обеспечение. Но одним из самых популярных вариантов является «1С Складской учет». Этот софт имеет определенные преимущества, которые и привлекают множество компаний, интегрирующих данную программу в работу своих складов.

Ключевые функции выглядят следующим образом:

Быстрый и своевременный учет материальных ценностей, их прихода и перемещения;

Точное ведение всей складской документации;

Своевременное и удобное ведение складского журнала (карточек);

Наличие всех необходимых инструментов для корректного проведения инвентаризации;

Представление и обработка системы складских помещений.

При помощи данного программного обеспечения можно качественно охватить несколько направлений хозяйственной деятельности предприятия. Речь идет об управлении правилами продаж, запасами, финансами, закупками и доставкой товаров. К основным преимуществам "1С" можно отнести простоту использования программы, возможность ее коррекции с учетом потребностей конкретной организации и полное соответствие нормам российского законодательства.

При желании можно воспользоваться и другими программами: «СуперСклад», «Товар-деньги-товар» и другими.

Заключение

Очевидно, что работа склада играет не последнюю роль в построении эффективной деятельности компании. Поэтому от уровня организации складских функций зависит качество сервиса, скорость доставки и состояние процесса продаж в целом. Таким образом, любая компания, заинтересованная в успешном построении цикла продаж и доставки продукции, должна качественно организовать учет товара.

Материалы - вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы (4, С. 75).

Поступление материалов на завод осуществляется в следующем порядке:

• а) по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;
• б) путем изготовления материалов силами организации;
• в) получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц.

К товарно-материальным ценностям ЛВРЗ относятся сырье и материалы, необходимые в производстве, а также товары, предназначенные для перепродажи.

Товарно-материальные ценности могут поступать в организацию:

• * от поставщиков;
• * из собственного производства;
• * в результате списания основных средств.

В каждом из этих случаев для оприходования товарно-материальных ценностей предусмотрены свои первичные документы.

Если организация получает товарно-материальные ценности по месту нахождения поставщика, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывают доверенность по форме №М-2.

Доверенность выдается только лицам, работающим в организации.

Если представители организации получают товарно-материальные ценности у поставщиков регулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а.

Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале.

Как правило, на практике доверенность выписывают на 15 дней. Если же материальные ценности приобретаются у одного и того же поставщика регулярно, то на календарный месяц. Тем не менее, Гражданский кодекс разрешает выписывать доверенность сроком до 3 лет.

В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления. Доверенность, в которой эта дата не указана, является недействительной.

Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работнику, который будет получать товарно-материальные ценности.

Для доставки товарно-материальные ценности до склада, предприятие пользуется собственными транспортными услугами.

Если количество и качество поступивших материалов совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах поставщика, оформляют приходный ордер (форма № М-4), если нет - акт о приемке материалов (форма № М-7).

Приходный ордер оформляют в одном экземпляре в день поступления материалов на склад. На несколько наименований материалов может быть оформлен один приходный ордер, если:

• * материалы поступили от одного поставщика по одному документу (например, по одной накладной);
• * однородные материалы поступили от одного поставщика по разным документам, но в течение одного дня.

Оформленный приходный ордер передают в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика. Бухгалтер должен заполнить в ордере графу «Корреспондирующий счет». Ордер хранится в бухгалтерии в течение 5 лет.

Акт о приемке материалов составляют, если их количество или качество не совпадает с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика. По общему правилу акт оформляет специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии должно входить не менее 3 человек.

Комиссия должна оформить акт в день поступления материалов на склад. Если это возможно, в составлении акта должен принимать участие представитель поставщика.

Акт составляют в 2 экземплярах:

• * один экземпляр вместе с сопроводительными документами на материалы передают в бухгалтерию;
• * второй - в подразделение организации, работники которого должны подготовить претензионное письмо поставщику.

Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственный работник, принявший поступившие ценности. Руководитель организации должен утвердить акт.

Оформленный акт передают в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика. Бухгалтер должен заполнить на 3-й странице акта графу «Корреспондирующий счет». Акт о приемке материалов должен храниться в архиве организации 5 лет.

Из собственного производства материалы могут поступать на склад:

• * после переработки;
• * в виде остатков неизрасходованных материалов, а также в виде отходов и брака.

Если материалы поступают на склад после переработки либо неизрасходованные материалы, отходы, брак, кладовщик составляет требование-накладную (форма № М-11). Оформленное требование-накладную передают в бухгалтерию.

Как правило, при списании основных средств их разбирают (демонтируют). В результате остаются материальные ценности, которые можно использовать в дальнейшем.

Для оприходования материалов, оставшихся после списания зданий, составляют акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35). Специального бланка, предназначенного для оприходования материалов, полученных при разборке других основных средств (например, компьютера), законодательством не установлено.

В этом случае сведения об оприходованных материалах отражаются непосредственно в акте на списание основных средств (форма № ОС-4).

Здание может быть демонтировано:

• * хозяйственным способом (то есть силами самой организации);
• * подрядным способом (то есть с привлечением сторонних организаций).

Коэффициент годности материалов указывают в процентах. Этот показатель рассчитывается по формуле.

Рыночная стоимость материалов / Первоначальная стоимость материалов*100 = Коэффициент годности

Акт подписывают все члены комиссии, и утверждает руководитель организации.

Бухгалтер должен заполнить графу «Корреспондирующий счет», а также указать коды вида операции и коды аналитического учета, если организация ведет автоматизированный учет и разработала для этого собственные кодировки.

Однако использование таких кодировок и заполнение соответствующих граф не является обязательным.

Материалы, оставшиеся после списания основных средств, приходуют по рыночной стоимости.

Срок хранения акта в архиве организации - 5 лет.

Неотфактурованными поставками считаются материальные запасы, поступившие в организацию, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование, платежное требование-поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком).

К неотфактурованным поставкам не относятся поступившие, но неоплаченные материальные запасы, на которые имеются расчетные документы. Такие материальные запасы принимаются и приходуются организацией в общеустановленном порядке с отнесением задолженности по их оплате на счета расчетов.

Неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов. Акт о приемке материалов составляется не менее чем в двух экземплярах. Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра указанного акта. Второй экземпляр акта направляется поставщику.

Организация принимает меры по установлению поставщика (если он неизвестен) и получению от него расчетных документов.

Если расчетные документы на неотфактурованные поставки получены в том же месяце либо в следующем месяце до составления в бухгалтерии соответствующих регистров по приходу материальных запасов, они учитываются в общеустановленном в данной организации порядке.

Неотфактурованные поставки приходуются по счетам учета материальных запасов (в зависимости от назначения принимаемых материальных запасов).

При этом материальные запасы приходуются и учитываются в аналитическом и синтетическом бухгалтерском учете по принятым в организации учетным ценам. В случаях если организация использует в качестве учетных цен фактическую себестоимость материалов, то указанные материальные запасы приходуются по рыночным ценам.

После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.

Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем году после представления годовой бухгалтерской отчетности, то:

• а) учетная стоимость материальных запасов не меняется;
• б) величина налога на добавленную стоимость принимается к бухгалтерскому учету в установленном порядке;
• в) уточняются расчеты с поставщиком, при этом суммы сложившейся разницы между учетной стоимостью оприходованных материальных запасов и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором поступили расчетные документы:
  • - уменьшение стоимости материальных запасов отражается по дебету счетов расчетов и кредиту счетов финансовых результатов (как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году);
  • - увеличение стоимости материальных запасов отражается по кредиту счетов расчетов и дебету счетов финансовых результатов (как убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году).

Недостачи и порча, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов, учитываются в следующем порядке:

а) сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на договорную (продажную) цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета "Недостачи и потери от порчи ценностей". Одновременно недостающие и (или) испорченные материалы списываются со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов.

Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи;

б) недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости (9, С. 123).

В фактическую себестоимость включаются:

• - стоимость недостающих и испорченных материалов, определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без налога на добавленную стоимость). По подакцизным товарам в договорную (продажную) цену включаются акцизы. Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи, с уменьшением на эту сумму потерь от порчи материалов;
• - сумма транспортно-заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих и испорченных материалов на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без налога на добавленную стоимость);
• - сумма налога на добавленную стоимость, относящаяся к основной стоимости недостающих и испорченных материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.

Фактическая себестоимость недостач и порчи сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счета учета расчетов по претензиям и списывается с кредита счета расчетов (по лицевому счету поставщика). При оприходовании поступивших от поставщиков недостающих материалов, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость материалов, транспортно-заготовительных расходов и налог на добавленную стоимость, включенные в фактическую себестоимость недостачи и порчи.

Аналогично учитываются претензии к поставщикам на суммы излишней оплаты, произведенные в связи с несоответствием цен, указанных в расчетных документах, к ценам, предусмотренным в договоре (завышения цен), арифметических ошибок, допущенных в расчетных документах поставщика, и по другим подобным причинам.

Если к моменту обнаружения недостачи, порчи, завышения цен, других ошибок в расчетных документах поставщика расчеты не были произведены, то оплата производится за вычетом стоимости недостающих и испорченных по вине поставщика материалов, других завышений сумм расчетного документа, о чем покупатель письменно сообщает поставщику. В этом случае неоплаченные суммы на счете учета расчетов по претензиям не отражаются.

При отсутствии оснований для предъявления претензии и (или) иска (например, в случаях стихийных бедствий), а также в случаях, когда иск покупателя к поставщику и (или) транспортной организации судом не удовлетворен (полностью или частично), такие суммы недостач и потерь от порчи списываются покупателем на счет "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В случае поставки продукции, не соответствующей по своим качественным характеристикам стандартам, техническим условиям, заказам, договорам, такие материалы приходуются по пониженным ценам, согласованным с поставщиком.