Бухгалтерский учет операторов сотовой связи. Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи
Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.
Нормативная база
Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:
- Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
- Амортизация объектов собственности.
Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.
Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.
К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.
Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону
Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:
- Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
- Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
- Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
- Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.
Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.
Основные особенности возмещения затрат
Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.
Аренда телефона у работника
Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:
- Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
- Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.
Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.
Детализация счета
Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.
Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.
Лимиты трат на мобильную связь
Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:
- Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
- Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.
Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.
Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.
К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.
Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление , страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.
НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).
ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.
Бухгалтерский учет компенсационных расходов
Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:
- ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
- ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.
ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.
Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета
Существуют следующие варианты оплаты:
- Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
- Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
- Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.
Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.
Платежи компаний за услуги сотовой связи нередко достигают значительных величин, поэтому вопросы бухгалтерского и налогового учета этих расходов так актуальны для многих бухгалтеров. Отношение налоговиков к признанию расходов на сотовую связь стало более лояльным, однако "подводных камней" в их учете до сих пор немало.
Бухгалтерский учет расходов на услуги мобильной связи
Расходы на услуги связи, связанные с производственной деятельностью, в соответствии с ПБУ 10/99, представляют собой , они должны отражаться . Конкретный способ их учета зависит от специфики деятельности предприятия (осуществляемых видов предпринимательской деятельности, принятой учетной политики, требований руководства к аналитическим данным и т.п.) (пример 1).
Пример 1
. Предприятие оказывает услуги по наладке и ремонту компьютерной техники физическим и юридическим лицам. Работники предприятия постоянно находятся в разъездах на вызовах. Чтобы избежать нерациональной траты рабочего времени на поездки в офис, работникам организации выданы сим-карты, зарегистрированные на предприятие. Руководство также часто находится на выездах, ведя переговорную работу с потенциальными заказчиками, используя служебные сотовые телефоны. В офисе организации ведется торговля компьютерными аксессуарами, при этом стационарного телефона не имеется. Для постоянной связи с руководством продавцам также выданы служебные сим-карты. Соответственно, предприятие имеет постоянные текущие расходы на услуги сотовой связи.
В текущем периоде расходы предприятия на услуги сотовой связи составили:
- по управленческому персоналу - 14 396 руб. (в том числе НДС - 2196 руб.);
- по производственным работникам - 2569 руб. (в том числе НДС - 396 руб.);
- по персоналу, занятому в торговле, - 649 руб. (в том числе НДС - 99 руб.).
В учете предприятия на основании документов от оператора связи произведены записи:
12 200 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по управленческому персоналу;
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
2200 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по производственным рабочим;
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
550 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по персоналу, занятому в торговле;
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
2691 руб. (2196 + 396 + 99)
отражен НДС по расходам на услуги сотовой связи за отчетный месяц на основании счета-фактуры, полученного от оператора связи;
2691 руб.
НДС по услугам сотовой связи за отчетный месяц отнесен на вычет при расчетах с бюджетом;
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
К-т сч. 51 "Расчетные счета"
17 542 руб. (14 396 + 2596 + 550)
произведено погашение задолженности за услуги сотовой связи.
Если бы предприятие не являлось плательщиком НДС, то в этом случае на основании ст. 170 НК РФ сумма выставленного налога была бы включена в состав расходов предприятия:
Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
14 396 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по управленческому персоналу с учетом сумм НДС;
Д-т сч. 20 "Основное производство"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
2569 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по производственным рабочим с учетом сумм НДС;
Д-т сч. 44 "Расходы на продажу"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
649 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по персоналу, занятому в торговле, с учетом сумм НДС.
Очень часто организации оплачивают услуги связи путем внесения авансовых платежей. Некоторые бухгалтеры такие платежи ошибочно отражают на счете 97 "Расходы будущих периодов", на самом деле суммы авансов, выплаченных оператору сотовой связи, должны учитываться на счете 60, субсчет "Авансы выданные" (пример 2).
Пример 2
. Торговое предприятие в декабре 2010 г. уплатило аванс в сумме 25 000 руб. Расходы на услуги сотовой связи в январе 2011 г. составили 5097,60 руб. (в том числе НДС - 777,60 руб.). В учете произведены записи:
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Авансы выданные",
К-т сч. 51 "Расчетные счета"
25 000 руб.
в декабре 2010 г. произведен авансовый платеж за услуги сотовой связи;
Д-т сч. 44 "Расходы на продажу"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты по услугам",
4320 руб. (5097,60 - 777,60)
в январе 2011 г. отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц;
Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
777,60 руб.
отражен НДС по услугам сотовой связи за январь 2011 г. на основании счета-фактуры, полученного от оператора сотовой связи;
Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. "Расчеты по НДС",
К-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
777,60 руб.
НДС по услугам сотовой связи за январь 2011 г. отнесен на вычет при расчетах с бюджетом в январе 2011 г. по моменту получения первичных документов от оператора (акт выполненных работ, счет-фактура);
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты по услугам",
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Авансы выданные",
5097,60 руб.
произведен зачет ранее уплаченного аванса за услуги связи.
Суть работы с картой оплаты (экспресс-картой) сводится к тому, что, приобретя карту и удалив защитный слой, получаешь код, который необходимо ввести в систему. Для доступа к каналу связи набирается специальный номер, после ответа которого и вводится код с карты оплаты. Купив карту оплаты, пользователь не получает доступ к услугам связи автоматически, карта может быть не активирована значительное время. Следовательно, возникает необходимость учета приобретенных карт оплаты на предприятии.
На наш взгляд, далеко не всегда покупка карт оплаты будет являться расходами предприятия.
Приобретение карты вовсе не означает, что карта, во-первых, будет активирована, а во-вторых, зачисленные на счет суммы будут использованы.
Допустим, некое предприятие приобрело 22 карты оплаты оператора сотовой связи. При этом шесть карт оплаты были украдены, четыре оказались бракованными, а по остальным 12 картам предприятие решило получить назад денежные средства, отказавшись от услуг данного оператора связи. Получить назад деньги можно на основании п. 109 Правил оказания услуг связи, которые определяют, что абонент и (или) пользователь имеет право обратиться к оператору связи за возвратом денежных средств, внесенных им в качестве аванса.
С нашей точки зрения, карты оплаты целесообразно учитывать на счете 50 "Касса", субсчет "Денежные документы" (пример 3).
Пример 3
. Предприятие через подотчетное лицо приобрело 12 карт по 500 руб. каждая на сумму 6000 руб. Вскоре три карты были утеряны. Виновным лицом был признан кассир, который отвечал за данные карты, и тот добровольно согласился возместить ущерб.
Остальные карты (9 шт.) были использованы в производственных целях.
В бухгалтерском учете произведены записи:
Д-т сч. 50 "Касса", субсч. "Денежные документы",
К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
6000 руб.
оприходованы в составе денежных документов приобретенные телефонные карты;
Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
1500 руб. (500 x 3)
списана на счет недостач и потерь от порчи ценностей стоимость утерянных 3 карт оплаты;
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
1500 руб. (500 x 3)
сумма недостачи отнесена на счет виновного лица;
Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы"
К-т сч. 50 "Касса", субсч. "Денежные документы",
4500 руб. (500 x 9)
списана на расходы стоимость использованных 9 карт оплаты.
Налоговый учет расходов на услуги мобильной связи
Налоговый кодекс РФ расходы на оплату услуг связи относит к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией
(пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но являются ли расходы на оплату услуг сотовой связи расходами на услуги связи с точки зрения налогового законодательства?
Для начала учтем, что нормы гражданского законодательства применяются к налоговым правоотношениям в части, не противоречащей налоговому законодательству Российской Федерации.
В соответствии с Федеральным законом от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи" услуга связи - это деятельность по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений. При этом под электросвязью понимается любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.
Можно сделать вывод, что сотовая связь относится к электросвязи, т.е. представляет собой разновидность услуги связи, и, следовательно, расходы на услуги сотовой связи могут уменьшать налогооблагаемую прибыль предприятия.
В то же время не всегда расходы на услуги сотовой связи можно учесть в налоговом учете. Для этого должны выполняться все необходимые условия, определенные налоговым законодательством.
Расходы на оплату услуг связи должны быть:
- обоснованными (экономически оправданными). Если расходы не связаны с производственной деятельностью предприятия (например, если предприятие в рамках благотворительной помощи оплатит услуги связи для детского дома), они не будут экономически обоснованными. Соответственно, расходы на оплату услуг сотовой связи в данном случае нельзя будет признать в налоговом учете;
- документально подтвержденными. Допустим, предприятие несет расходы на оплату услуг связи, оплата осуществляется через подотчетное лицо, понесенные расходы реально связаны с производственным процессом, однако оно не имеет договоров с операторами связи. Те договоры, что есть в наличии, на самом деле заключены на работников предприятия - физических лиц. Соответственно документы (счета, квитанции о приеме денежных средств, акты выполненных работ) также выставляются на физических лиц. Предприятие не имеет документально подтвержденных расходов на услуги связи, а значит, не имеет права признать данные расходы в налоговом учете.
Впрочем, даже если к услугам сотовой связи прибегали в ходе производственной деятельности и имеются документы, подтверждающие понесенные расходы, доказать возможность уменьшения на их величину налогооблагаемой базы предприятия налоговым органам непросто.
Дело в том, что по сотовому телефону можно вести и служебные, и личные переговоры. Поэтому нередко представители налоговой службы и не принимают расходы на услуги сотовой связи просто по общей сумме, согласно имеющимся документам от операторов сотовой связи. Их интересует подтверждение производственной направленности произведенных переговоров.
Разъяснения налоговой службы о том, что необходимо иметь предприятию для того, чтобы можно было принять расходы на услуги сотовой связи для целей налогового учета, появились еще задолго до вступления в силу гл. 25 НК РФ. В общем и целом требования налоговиков не изменились до настоящего времени. Аналогичный набор требований выдвигает и Минфин России. Необходимыми условиями для признания расходов на оплату услуг сотовой связи в налоговом учете являются (Письма Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 19.01.2009 N 03-03-07/2, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061156 и др.):
- наличие договора с оператором связи. Согласно Правилам оказания услуг связи услуги телефонной связи оказываются на основании возмездных договоров. Следовательно, текущие расходы по абонентской плате и обслуживанию мобильного сотового телефона могут быть приняты организацией лишь на основании договора, заключенного с оператором связи в установленном законодательством порядке;
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи. Зачастую приходится сталкиваться с требованием налоговиков подтверждать необходимость использования сотовой связи положениями должностных инструкций конкретных работников;
- документальное подтверждение производственного характера разговора. Чтобы иметь подтверждение того, что данные расходы связаны с производственным процессом, предприятия должны иметь документальные подтверждения производственного характера, к которым можно отнести: счет телефонной станции, расшифровка АТС (детализированный счет) с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом.
Подтверждение производственного характера переговоров работников по сотовому телефону актуально не только в целях исчисления налога на прибыль, но и для правильной уплаты НДФЛ.
Например, если предприятие не сможет доказать производственный характер осуществленных телефонных переговоров по сотовому телефону, то существует риск, что налоговый орган попытается рассматривать эти переговоры как частные звонки, не связанные с делами предприятия. Суммы оплаты таких переговоров облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке.
Чтобы подтвердить производственный характер понесенных расходов на сотовую связь, предприятие должно иметь расшифровки АТС (детализированный счет) с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры. Но вот требование налоговыми органами отчета о содержании переговоров является неправомерным. Такой вывод был сделан в достаточно давнем, но по-прежнему актуальном Письме МНС России от 22.05.2000 N ВГ-9-02/174 (пример 4).
Пример 4 . В ходе контроля обоснованности расходов на услуги сотовой связи в расшифровке оператора связи за один вечер с небольшими перерывами было указано четыре звонка, общей продолжительностью 1 час 42 мин., переговоры велись с контрагентом предприятия. Налоговым органом этот факт не оспаривался, однако продолжительность переговоров вызвала сомнение. Довод представителей предприятия о том, что велись переговоры по условиям нового договора, налоговиков не удовлетворил, и они предложили руководству предприятия представить отчет о содержании переговоров. Руководство предприятия отказалось это делать, посчитав данное требование необоснованным.
Теперь рассмотрим, что из себя должен представлять детализированный счет
.
В Письме Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, на основании которого было выпущено Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1, разъясняется, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе: номера телефонов всех абонентов; даты и время переговоров; тарификацию услуги.
Однако мало иметь расшифровку с указанием номеров, с которыми велись переговоры, нужно еще доказать, что данные номера принадлежат организациям-контрагентам. Успешнее всего это можно сделать, если номера, которые указаны в расшифровке, фигурируют в служебной переписке, договорах, актах выполненных работ, накладных, счетах-фактурах и т.п. Это идеальный из возможных вариантов, но не секрет, что на практике он встречается нечасто. Дело в том, что сотовая связь настолько прочно вошла в нашу жизнь, что количество звонков даже по одному телефону занимает далеко не один лист в детальной расшифровке. Если помножим данный объем звонков на количество сотрудников, особенно если речь идет о большом предприятии, то получим астрономические цифры. И без того сложную задачу осложняет то, что зачастую представители контрагентов используют сотовые номера, не занесенные в договоры, а то и вовсе личные телефоны. Многие организации пошли по пути компенсирования расходов на телефон сотрудникам, что также осложняет мероприятия внутреннего контроля или ход налоговой проверки. Потому не удивительно, что распечатки по конкретным служебным телефонам оказываются малоценной для анализа документацией.
Нередки ситуации, когда запрошенные налоговиками расшифровки на предприятии либо отсутствуют, либо вызывают нарекания со стороны проверяющих.
Арбитражные суды зачастую встают на сторону налогоплательщиков, определяя, что налоговое законодательство не содержит обязательного перечня документов для подтверждения налогоплательщиком своих расходов (Постановления ФАС Уральского округа от 08.12.2008 N Ф09-9153/08-С3, ФАС Московского округа от 06.08.2009 N КА-А40/7416-09 и др.).
Тем не менее, прежде чем ввязываться в судебное разбирательство, необходимо тщательно проанализировать имеющуюся документацию. Возможно, факты действительно не на стороне налогоплательщика, как, например, в следующей ситуации: налогоплательщик в отчетном периоде осуществлял звонки по междугородней и международной связи. В то же время у него отсутствовали действующие или потенциальные иностранные и иногородние партнеры или клиенты, а также необходимость такой связи. Спорные расходы арбитражный суд признал не обоснованными и не связанными с производственной необходимостью организации (Постановление ФАС Московского округа от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08).
Также не следует считать, что на налогоплательщике не лежит бремя доказывания производственного характера понесенных расходов, арбитражные суды признают обратное, причем принимают в качестве доказательства не только детализации, но и иные документы - трудовые соглашения, штатное расписание, приказы, согласно которым услугами связи пользовались работники организации, и т.п.
Представители Минфина России не возражают против возможности принятия к учету расходов на приобретение карт оплаты услуг связи. Они указывают на то, что расходы по оплате услуг телефонной связи, в том числе посредством приобретения телефонных и интернет-карт, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Таким образом, если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, они могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 31.05.2007 N 03-03-06/1/348).
Рассмотрим такую ситуацию: для срочной оплаты услуг сотовой связи в случае необходимости руководство предприятия решило приобрести 10 карт оплаты. На приобретенные карты были выписаны документы - счет-фактура, накладная, квитанция приходного кассового ордера, выбит чек ККМ. По окончании месяца по зарегистрированным за предприятием телефонам получены акты выполненных работ, счета-фактуры, детализации счетов, из которых можно сделать вывод о производственной направленности понесенных расходов, оплаченных по экспресс-картам. Весь комплект документов, подтверждающих приобретение карт оплаты, а также факт получения услуги присутствует, следовательно, понесенные расходы на приобретение телефонных карт могут быть признаны в налоговом учете в составе расходов.
Приобретение карты вовсе не означает факта ее обязательного использования по первоначальному назначению. Телефонная карта может быть подарена работнику, выдана в счет зарплаты, реализована или утеряна, да и переговоры, которые будут оплачены по этой карте, вовсе не обязательно будут производственными. Поэтому расходы на приобретение карт в налоговом учете могут учитываться как авансы выданные, но не как расходы предприятия. Принять расходы к учету можно будет тогда, когда предприятию будут фактически оказаны услуги связи.
И при этом, конечно, еще раз подчеркнем, что необходимо позаботиться об обосновании производственной необходимости данных расходов.
В ситуации, когда детализированные счета отсутствуют, можно прибегнуть к составлению внутренних отчетов об использовании приобретенных экспресс-карт, при необходимости приложить письменные подтверждения от представителей контрагентов, что с ними действительно в конкретные дни велись переговоры.
Конечно, вряд ли контрагент станет сам составлять такой отчет, однако наверняка согласится подписать его. А если телефон контрагента снабжен определителем номеров, то можно указать и номер служебного телефона сотрудника, зарегистрированного на организацию, с которого велись переговоры.
Есть и решения арбитражных судов (в частности, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2008 N Ф04-3897/2008(7290-А27-19)), в которых расходы на приобретение карт оплаты при выполнении условий, определенных Налоговым кодексом РФ, признаются расходами, принимаемыми к налоговому учету.
Лимит выплат работникам за использование сотового телефона
Многие предприятия устанавливают лимит выплат работникам за использование сотового телефона
. Обычно это делается примерно таким образом: организация оплачивает своим работникам служебную сотовую связь, при этом лимит в месяц на одного работника равен 1000 руб. Соответственно, в налоговом учете признаются расходы по факту получения услуг сотовой связи, но не более 1000 руб. в месяц на одного работника.
Давайте разберемся, насколько необходим такой вариант контроля, в чем его плюсы и минусы.
Чаще всего к установлению лимитов прибегают, если хотят избежать трудоемкого анализа произведенных переговоров. Однако Минфин России в Письме от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178 разъяснил, что для освобождения от налогообложения сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах.
Иначе говоря, установление лимитов не позволит избежать пристального внимания и добиться смягчения требований налоговиков к наличию и составу детализаций.
Кроме того, возникают вопросы, касающиеся сумм превышения лимита.
Обратимся вновь к Письму Минфина России N 03-03-06/2/178, в котором указано, что превышение лимита подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. В свою очередь, сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в составе доходов.
Рассмотрим такую ситуацию: лимит оплаты работникам служебной сотовой связи на предприятии составляет 1200 руб. Расходы работника предприятия на ведение служебных переговоров составили 1700 руб., что подтверждается детализированным счетом. Работник должен внести сумму превышения лимита (500 руб.) в кассу предприятия, которое должно отразить это поступление в составе доходов, а сумму превышения - в составе расходов. Получится, что доход в сумме 500 руб. компенсируется расходом 500 руб., налогооблагаемая база налогоплательщика налога на прибыль в итоге не изменится.
Иная ситуация для тех, кто работает на УСН. Для них увеличение доходов в любом случае связано с увеличением налоговой нагрузки, так как при объекте налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов" хозяйствующему субъекту в любом случае придется уплатить минимальный налог в размере 1% от доходов. Если же "упрощенец" применяет УСН с объектом налогообложения "доходы", то вообще вся сумма дохода будет облагаться единым налогом.
Заметим, что вряд ли работник будет с энтузиазмом компенсировать служебные расходы. Вероятнее всего, он начнет требовать пересмотра лимитов или отступления от них на основании имеющихся документов.
На наш взгляд, установление лимита, не решая имеющихся проблем, приводит лишь к появлению новых. Поэтому лимиты на связь целесообразно устанавливать лишь для внутреннего аналитического учета.
Расходы на сотовую связь при упрощенной системе налогообложения
Нормы налогового законодательства (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) определяют, что уменьшают налогооблагаемую базу предприятия, применяющего УСН, почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, а также расходы на оплату услуг связи. Таким образом, расходы на сотовую связь при применении УСН будут приниматься при исчислении единого налога (Письмо Минфина России от 20.08.2010 N 03-11-06/2/133).
В то же время, так же как в налоговом учете, данные расходы принимаются при расчете единого налога при наличии документального обоснования факта их наличия и связи с производственным процессом. Соответственно, расходы на приобретение карт оплаты также будут приниматься при УСН (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2008 N Ф04-3897/2008(7290-А27-19)).
Для работников некоторых специальностей возможность постоянно находиться «на связи» крайне важна. Согласитесь, сложно себе представить курьера или менеджера по продажам, с которым невозможно связаться по мобильному телефону — отсутствие у них связи вполне может обернуться упущенным заказом. Понимая это, многие работодатели оплачивают мобильную связь своим сотрудникам. Сегодня мы поговорим о том, как правильно оформить оплату таких телефонных переговоров.
Обеспечить сотрудника мобильной связью можно несколькими способами. Например, можно выдать ему корпоративную «трубку», то есть аппарат, уже подключенный к сети. Можно обеспечить сотрудника только СИМ-картой, которую ему придется поместить в собственный телефонный аппарат. А можно и вовсе договориться, что сотрудник пользуется своей «трубкой», и своей «симкой», а работодатель возмещает ему стоимость переговоров. Очевидно, что у каждого из этих вариантов свои особенности налогообложения. Но сегодня мы остановимся на общем для всех этих способах моменте — оформлении внутренних документов, позволяющих учесть расходы по оплате переговоров сотрудников, а об особенностях налогообложения каждого из вариантов организации связи поговорим в следующей статье.
Приказы, регламент и докладные записки
Если организация решила оплачивать стоимость телефонных переговоров своих сотрудников, первое, что нужно сделать — утвердить перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи. Для этого нужно издать , в котором желательно привести не только названия должностей, «обеспечиваемых» телефонами, но и обоснование данного решения по каждой из них. Например, указать, что сотовая связь будет оплачиваться экспедиторам с целью обеспечения постоянного контроля за их деятельностью, а также возможности оперативного и своевременного решения сложных ситуаций, возникающих при доставке товаров покупателям.
Далее желательно утвердить использования сотовой связи в служебных целях. В этом документе нужно четко указать могут ли сотрудники использовать служебные телефоны в нерабочее время, по выходным, установлены или нет лимиты по оплате связи. Кроме того, в регламенте, обычно, устанавливается порядок оплаты сотрудником стоимости личных переговоров по служебному телефону, формы внутренней отчетности по получению СИМ-карт, телефонных аппаратов и их использованию, а также по расходованию средств, выделенных на оплату услуг связи и т.п. Обратите внимание, что данные правила вполне могут отличаться для разных должностей. Например, курьеру может быть запрещено использовать служебный телефон по выходным, а сотрудникам отдела продаж — разрешено. Чем детальнее будет составлен регламент и чем более тщательно будут обоснованы его положения, тем меньше появится поводов для претензий у контролирующих органов.
Наконец, организации потребуются документы, подтверждающие фактическую передачу сотруднику СИМ-карты и телефонного аппарата (если таковая происходит). Для этого удобнее использовать ведомость или журнал. А если сотрудник использует собственное оборудование, то нужно оформить , которую необходимо завизировать у руководителя, и , либо составить договор аренды или ссуды (подробнее о вариантах оформления использования имущества сотрудника см. « »).
Счет и договор
Итак, документы, обосновывающие использование сотрудником корпоративной мобильной связи, составлены. Но они лишь основа для учета расходов на оплату телефонных переговоров. Чтобы включить в расходы стоимость самих переговоров, понадобятся еще два документа — договор с оператором на оказание услуг связи и счета оператора связи. И если с договором все понятно (он составляется при выдаче СИМ-карт и не важно, кто выступает стороной по договору — организация или сам работник), то со счетами ситуация сложнее.
Контролирующие органы требуют, чтобы данные счета были детализированными (см., например, письмо УФНС по г. Москве от 30.06.08 № 20-12/061156). То есть содержали расшифровку информации о каждом звонке (входящий/исходящий, телефонный номер второго абонента, время совершения звонка и его длительность). Но подобная «роскошь», во-первых, стоит денег, а во-вторых, недоступна на некоторых тарифных планах (особенно эта проблема актуальна, когда сотрудник использует собственную «симку»). Поэтому вопрос о возможности учета расходов на оплату услуг связи без детализированного счета оказывается весьма актуальным. К счастью, судебная практика отвечает на этот вопрос положительно для налогоплательщика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 01.11.08 № КА-А40/10063-08, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.07.08 № Ф04-3910/2008(7317-А81-14).
Делить или лимитировать?
Очевидно, что детализацию переговоров контролирующие органы требуют для того, чтобы удостовериться: сотрудник разговаривал действительно «по делу», в интересах фирмы. Но ведь и у руководства организации тоже есть такая потребность: не очень-то выгодно оплачивать личные разговоры сотрудников. Но так как реально проконтролировать характер переговоров очень сложно (ведь и родственникам сотрудник может звонить в связи с работой), то многие работодатели устанавливают для сотрудников лимит расходов на использование сотовой связи. Соответственно любые переговоры в пределах лимита считаются деловыми и оплачиваются, а любые переговоры сверх лимита признаются личными и их стоимость возмещается работниками за счет собственных средств.
Подход, действительно, заманчивый. Но он все равно не освобождает от обязанности обосновать экономическую обоснованность и производственную направленность расходов на связь. Так что даже если в организации установлен лимит, необходимо позаботиться о составлении документов, подтверждающих, что переговоры ведутся в интересах фирмы. Такими документами, как уже упоминалось, являются приказ об утверждении перечня должностей, имеющих право на корпоративную связь, с соответствующим обоснованием, регламент использования корпоративной связи, а также отчеты, составляемые сотрудниками. Причем эти документы нужны как в том случае, когда сотрудник превысил лимит, так и в том, когда он в него уложился.
Л.В. Чхутиашвили , аудитор, член ИПБ Московского региона, канд. экон. наук
Рабочий мобильный телефон, когда работодатель предоставляет сотруднику аппарат и (или) оплачивает мобильную связь, – распространенное явление. Как правильно учесть расходы на приобретение мобильных телефонов и оплату услуг связи?
Работодатель может пойти двумя путями, обеспечивая сотрудникам мобильную связь:
1) подключать их к корпоративному тарифу, тем самым полностью оплачивая мобильную связь;
2) оплачивать или компенсировать расходы по тарифу, которым пользуется сотрудник.
В обоих случаях возможны различные варианты: работодатель может приобрести телефонные аппараты и выдавать их сотрудникам вместе с sim-картами или без них, может выдать только sim-карты, может перевести номер, которым пользуется сотрудник, на корпоративный тариф, может оплачивать (компенсировать) расходы на мобильную связь по тарифу, которым пользуется работник, полностью или частично.
Налог на прибыль
По общему правилу расходы на мобильную связь могут быть учтены при налогообложении прибыли на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако, как видим, круг расходов по обеспечению сотрудников услугами связи может быть довольно широк, и не все из них можно списать на основании данной нормы.
Как сказано в пункте 1 статьи 252 НК РФ, любые расходы, признаваемые в налоговом учете, должны быть обоснованны и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами подразумеваются затраты, подтвержденные документами, оформленными в том числе в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Конституционный суд РФ неоднократно указывал, что налогоплательщик сам определяет обоснованность и целесообразность затрат (Определения от 04.06.2007 № 366-О-П и от 16.12.2008 № 1072-О-О). С этим согласен и Минфин России (письма от 21.05.2010 № 03-03-06/1/341 и от 21.01.2010 № 03-03-06/1/14).
В Постановлении от 09.03.2011 № 8905/10 Президиум ВАС РФ указал, что Налоговый кодекс РФ не содержит положений, позволяющих налоговому органу оценивать расходы налогоплательщика с позиции их экономической целесообразности. Субъекты предпринимательской деятельности обладают самостоятельностью в принятии управленческих решений. Обоснованность расходов не должна оцениваться с точки зрения их целесообразности.
Мобильный телефон
Приступая к учету расходов на мобильную связь, прежде всего необходимо отразить в учете затраты на приобретение мобильного телефона. Именно от цены телефона (речь идет о цене собственно телефона, без учета стоимости sim-карты) будет зависеть порядок учета его стоимости для целей налогообложения прибыли.
Телефоны стоимостью более 40 000 руб. относятся к амортизируемому имуществу, расходы на приобретение которого уменьшают налогооблагаемую прибыль через механизм амортизации (п. 1 ст. 256 НК).
Если же стоимость аппарата менее 40 000 руб., у организации есть возможность списать затраты на его приобретение единовременно. Такие суммы включаются в состав материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК).
Передачу мобильных телефонов сотрудникам необходимо осуществлять по отдельной ведомости за подписью работников, которые с момента получения телефонов несут ответственность за их сохранность и будут обязаны вернуть их при увольнении из организации. Может ли работник забрать телефон с собой, получить в подарок или выкупить по остаточной стоимости у организации? Эти вопросы всегда решаются индивидуально по соглашению сторон.
Когда работник использует для рабочих разговоров свой личный мобильный телефон, организация может компенсировать ему использование, износ (амортизацию), а также расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которых определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).
Использование личного имущества работника в служебных целях должно быть обусловлено его должностными обязанностями, характером его работы. На это указывает Минздравсоцразвития России в письмах от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), от 12.03.2010 № 550-19, от 26.05.2010 № 1343-19.
Как отмечается в письме Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43, размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием личного имущества работника для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими как право собственности на используемое имущество, так и расходы, понесенные при использовании данного имущества в рабочих целях.
Подтверждением как того, что расходы носят производственный характер, так и того, что право собственности на используемое имущество принадлежит работнику, должны быть соответствующие распорядительные документы. Размер возмещения расходов может:
Определяться соглашением между работником и работодателем в письменной форме в виде отдельного документа (письма Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43 и от 02.11.2004 № 03-05-01-04/72);
Быть зафиксирован в должностной инструкции этого работника, где указывается необходимость обеспечения работника на соответствующей должности мобильной связью (письмо Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275) или в самом трудовом договоре (письмо Минфина России от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194).
Чтобы данные расходы были экономически обоснованными, необходимо доказать, что работник использовал личный мобильный телефон в рабочих целях. Производственный характер таких расходов могут подтвердить такие документы, как служебная записка работника с описанием причин разговоров с личного сотового телефона, подробная детализация счета, приказ или распоряжение руководителя об оплате стоимости разговоров.
Sim-карты
Sim-карта, по сути, является инструментом, с помощью которого происходит подключение к услугам мобильной связи. А значит, расходы на приобретение sim-карт можно списывать на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на оплату услуг связи.
Как правило, организация приобретает sim-карты, когда заключает договор с оператором мобильной связи на подключение к корпоративному, или бизнес-тарифу. Однако не все карты могут быть активированы, а зачисленные на счета суммы использованы. Sim-карта может быть подарена работнику или утеряна. Поэтому затраты на приобретение sim-карт в налоговом учете учитываются как материальные расходы организации.
Если по правилам оператора мобильной связи стоимость sim-карты полностью или частично зачисляется на счет абонента и будет расходоваться на оплату услуг связи в дальнейшем, такую стоимость (ее часть) sim-карты отражать в налоговом учете необходимо по мере ее расходования на основании счетов оператора связи (подп. 3 п. 7 ст. 272, пункты 1 и 2 ст. 318 НК). Если же сумма, уплаченная за sim-карту, не зачисляется на абонентский счет, такие расходы организация может учесть единовременно в момент приобретения.
Передачу sim-карт, как и мобильных телефонов, сотрудникам необходимо осуществлять по отдельной ведомости за подписью работников.
Оплата мобильной связи
Рациональным для организации будет установить лимиты на оплату звонков сотрудникам, подключенным к корпоративной связи, и зафиксировать их в трудовом договоре либо в отдельном локальном нормативном акте. Вместе с тем следует подписать соглашение с оператором связи. В таком случае сумму счета в рамках установленного лимита организация сможет учесть в общехозяйственных расходах.
Минфин в письме от 27.07. 2006 № 03-03-04/3/15 рекомендовал следующую методику: «В налоговом учете превышение работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как работник возместит фирме указанные затраты. При этом уплачиваемое работником возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации». Так, в себестоимость продукции, работ, услуг организации не будут включены расходы на личные разговоры сотрудников по мобильной связи.
Работников следует под роспись ознакомить с приказом, согласно которому разговоры на личные темы по служебному телефону вестись не должны. Если телефоны, подключенные по безлимитным тарифам, используются работниками для осуществления как производственных, так и личных разговоров, организации необходимо утвердить предельный размер расходов, возмещаемых работнику. Этот размер может варьироваться в зависимости от занимаемой работником должности. Такой подход полностью соответствует позиции Минфина, изложенной в письме от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217.
Большинство организаций, оплачивающих своим работникам мобильную связь, предпочитают подключение к корпоративному тарифному плану. Это позволяет существенно сэкономить на расходах по оплате услуг сотовой связи. Это выгодно и экономически – фирма получает большие скидки от обслуживающей телефонной компании, и практически – в документах расходы отображаются одной суммой, что удобно для проведения счета. Такие тарифы предусматривают льготные звонки между сотрудниками одной организации и многое другое.
Порядок учета расходов на мобильную связь зависит от того, какой тарифный план был выбран организацией: безлимитный или с поминутной (посекундной) тарификацией.
Расходы налогоплательщика на почтовые, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иных аналогичных систем), относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Так сказано в подпункте 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Минфин России и суды разрешают учитывать расходы на мобильную связь по безлимитным тарифам для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль (письма Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378 и от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 27.10.2009 по делу № А32-246/2008-12/27). Главное, чтобы такие расходы были экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК).
Тарифные планы, как правило, являются дорогостоящими, и далеко не каждая организация может себе их позволить. Фиксированная месячная плата, как правило, позволяет сотрудникам организации свободно общаться только в пределах того региона, где они находятся. Междугородные и международные звонки оплачиваются отдельно.
Большинство организаций выбирают тарифные планы с поминутной тарификацией и устанавливают ограничение по компенсации мобильных разговоров (внутренний лимит). О таком лимите и порядке компенсации расходов на мобильную связь внутри организации сотрудника знакомят под подпись.
Как правило, для этих целей издается специальный приказ. Максимальный размер средств, оплачиваемый организацией, может быть указан в трудовом договоре с ним (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@).
Следует отметить, что Минфин России придерживается мнения, что даже те звонки, которые осуществлены в рамках корпоративного лимита, могут быть сделаны не по рабочим целям. А значит, для подтверждения расходов на мобильную связь требуется представить следующие документы (письмо от 19.01.2009 № 03-03-07/2):
Утвержденный руководителем организации перечень должностей сотрудников, которым предоставляется мобильная связь в рабочих целях;
Договор с оператором на оказание услуг связи;
Детализированные счета оператора связи (по каким номерам, когда и на какую сумму велись переговоры с абонентами).
В письме Минфина России от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15, на основании которого было выпущено письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 № 20-12/83834.1, разъясняется, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе: номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.
Однако мало иметь расшифровку с указанием номеров, с которыми велись переговоры, нужно еще доказать, что данные номера принадлежат контрагентам. Номера телефонов, указанные в расшифровке, должны фигурировать в служебной переписке, договорах, актах выполненных работ, накладных, счетах-фактурах и т.п.
Это сложная задача. Часто представители контрагентов используют сотовые номера, не занесенные в договоры, а то и личные телефоны. Не удивительно, что распечатки по конкретным служебным телефонам оказываются недостаточной для анализа документацией.
В налоговом законодательстве не содержится требований об обязательном подтверждении мобильных расходов таким документом, как счет оператора связи. Большинство судов в последнее время приходят к выводу, что отсутствие данного документа не является основанием для исключения сумм, перечисленных на оплату мобильной связи, из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (постановления ФАС Московского округа от 22.06.2010 по делу № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС Центрального округа от 06.03.2009 № А35-4080/07-С8, ФАС Московского округа от 24.12.2009 № КА-А40/12845-09-П, ФАС Уральского округа от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 27.06.2007 № А42-5778/2006).
В организации должен быть издан приказ со списком работников или должностей сотрудников, которым в связи с их профессиональной деятельностью необходимо использовать для работы мобильную связь. В приказе следует указать номера мобильных телефонов и sim-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками, цели использования мобильных телефонов (письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2 и от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350).
Это условие должно быть также отражено в соответствующих должностных инструкциях, трудовых договорах. Кроме того, в должностной инструкции работника можно зафиксировать, что для выполнения трудовых обязанностей (в связи с разъездным характером работы по служебной необходимости) ему необходима мобильная связь.
Официальная позиция Минфина России заключается в том, что расходы на услуги сотовой связи по безлимитным тарифам работников учитываются при налогообложении прибыли в пределах лимита, установленного для работника, исходя из его должностных обязанностей, внутренним локальным актом организации (письмо Минфина России от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217). В то же время в Постановлении ФАС СКО от 27.10.2009 № А32-246/2008-12/27 суд признал затраты общества на предоставление своему работнику безлимитной мобильной связи обоснованными в связи с тем, что она ему необходима для выполнения служебных обязанностей.
Стоимость сверхлимитных звонков организация не может учесть в составе расходов для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178). Исключением может быть издание руководителем организации специального приказа, в котором норматив расходов на мобильную связь в данном месяце для конкретного сотрудника увеличивается в связи со служебной необходимостью.
В противном случае сумма превышения либо удерживается из зарплаты сотрудника, либо оплачивается за счет чистой прибыли. При этом если работник компенсирует перерасход, сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации (письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2).
На основании статьи 272 НК РФ расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникают, исходя из условий сделок (по сделкам с конкретными сроками исполнения) и принципа равномерного и пропорционального формирования доходов и расходов (по сделкам, длящимся более одного отчетного (налогового) периода).
Когда организация компенсирует работнику расходы на сотовую связь, связанные с личным мобильным телефоном, она учитывает их в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
НДС, НДФЛ и страховые взносы
Оказание услуг мобильной связи на территории Российской Федерации признается объектом обложения НДС (ст. 146 НК РФ). Сотовый оператор (если он является плательщиком НДС) обязан выставить организации счет за услуги мобильной связи с учетом НДС, а также оформить и выставить счет-фактуру в порядке, предусмотренном статьями 168 и 169 НК РФ.
Сумма НДС, уплаченная организацией в составе платы за мобильные телефоны, sim-карты и услуги мобильной связи, может быть принята к вычету из бюджета на основании статей 171 и 172 НК РФ.
Денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в пределах установленных организацией размеров.
Использование телефона с безлимитным бизнес-тарифом в служебных целях является основанием для списания полной суммы ежемесячной платы за услуги мобильной связи в расходы и освобождения от НДФЛ и страховых взносов, так как документально подтвержденные расходы НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ).
На основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» сумма компенсации, выплачиваемая работнику организации за использование личного имущества (мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)).
Что касается обложения сумм компенсации за мобильную связь НДФЛ и страховыми взносами, то если разговоры сотрудник вел исключительно в служебных целях, облагать указанные выплаты налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами не придется (п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же разговоры велись в собственных интересах сотрудника и соответствующие расходы он работодателю не компенсирует, с указанных сумм придется перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы.
Бухгалтерский учет
При наличии всех необходимых первичных документов, подтверждающих расходы на услуги мобильной связи, организация может включить такие расходы в состав расходов по обычным видам деятельности на основании пункта 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации». Конкретный способ их учета зависит от специфики деятельности предприятия (осуществляемых видов предпринимательской деятельности, принятой учетной политики, требований руководства к аналитическим данным и т.п.).
В соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.
Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:
1) расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
2) сумма расхода может быть определена;
3) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.
Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность (п. 16 ПБУ 10/99).
Приведем примеры, каким образом отражаются на счетах бухгалтерского учета расходы на мобильные телефоны и сотовую связь.
|
Пример 1 |
Организация торговли ООО «Контакт» приобрела для своего сотрудника мобильный телефон и sim-карту за 17 700 руб. (в том числе НДС – 18%). Дебет 60 Кредит 51 – 17 700 руб. – уплата за мобильный телефон для сотрудника включена в состав расходов на продажу; Дебет 10 Кредит 60 – 15 000 руб. – поступление (оприходование) мобильного телефона с SIM-картой на склад организации; Дебет 44 Кредит 60 – 15 000 руб. – телефон поступил в эксплуатацию; Дебет 19 Кредит 60 – 2 700 руб. – отражен налог на добавленную стоимость; Дебет 68 Кредит 19 – 2 700 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по мобильному телефону. |
|
Пример 2 |
Согласно выставленному счету оператора сотовой связи расходы ООО «Контакт» на сотовую связь составили 7 080 руб. (в том числе НДС – 18%). В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи: Дебет 60 Кредит счета 51 – 7 080 руб. – произведена ежемесячная оплата за услуги мобильной связи; Дебет 44 Кредит 60 – 6 000 руб. – включена в расходы стоимость услуг мобильной связи; Дебет 19 Кредит 60 – 1 080 руб. – отражен налог на добавленную стоимость по услугам связи; Дебет 68 Кредит 19 – 1 080 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по услугам связи. |
|
Пример 3 |
Согласно выставленному счету оператора сотовой связи, расходы ООО «Контакт» на сотовую связь составили 7 080 руб. (в том числе НДС – 18%). Работник использует для работы личный мобильный телефон. Приказом руководителя организации установлен лимит расходов на мобильные переговоры – 5 900 руб. (в том числе НДС – 18%). Стоимость личных переговоров сотрудников организации составляет 1 180 руб. (7 080 руб. – 5 900 руб.). Эта сумма удерживается из зарплаты сотрудников. В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи: Дебет 44 Кредит 60 – 5 000 руб. – включена в расходы стоимость услуг связи согласно установленному приказом руководителя лимиту (5 900 руб. – 5 900 руб. x 18% /118% = 5 900 руб. – 900 руб.); Дебет 19 Кредит 60 – 900 руб. – отражен налог на добавленную стоимость по услугам связи; Дебет 68 Кредит 19 – 900 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по услугам связи; Дебет 60 Кредит 51 – 7 080 руб. – оплачены переговоры по мобильным телефонам ООО «Контакт»; Дебет 73 Кредит 60 – 1 180 руб. – отражена задолженность сотрудников за личные переговоры со служебных сотовых телефонов предприятия; Дебет 70 Кредит 73 – 1 180 руб. – удержана из заработной платы работников стоимость личных переговоров, превышающих установленный лимит (Дебет 50, 51 Кредит 73, если отражается внесение в кассу или на расчетный счет фирмы суммы, подлежащей перечислению за услуги оператору сотовой связи). |
Вадим ШУСТОВ
Аудитор ООО «Элкод-Аудит»
Порядок признания расходов на оплату услуг связи для целей бухгалтерского учета определяется нормами ПБУ 10/99 «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н).
Расходы, связанные с использованием услуг связи, (абонентская плата, ремонт телефонных аппаратов и т. п., независимо от вида телефонов (обычный, мобильный, пейджер)) признаются расходами по обычным видам деятельности и принимаются к учету в сумме, равной величине оплаты или величине кредиторской задолженности (п. 5, 6 ПБУ 10/99). Причем они признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической оплаты (п.18 ПБУ 10/99).
Для признания таких затрат в качестве расходов по обычным видам деятельности необходимо подтвердить их производственную направленность. В качестве документального подтверждения используются счета оператора связи с указанием номеров абонентов, договоры, заключенные с деловыми партнерами с обязательным указанием номеров их телефонов, внутренние отчеты работников организации. Не помешает и издание организационно-распорядительного документа. В нем желательно указать фамилию, должность и обоснование производственной необходимости в использовании аппарата.Затраты услуг связи учитываются на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Если же распорядительным документом установлена предельная сумма расходов, то сумма превышения лимита признается внереализационным расходом и отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы». В налоговом учете расходы на оплату услуг связи для целей налогообложения признаются как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для обоснования расходов вполне приемлемы документы, используемые и в бухгалтерском учете. Кроме того, необходим и счет-фактура, который позволит принять к вычету уплаченный НДС.
Приобретение мобильного телефона
Срок полезного использования мобильного телефона более 12 месяцев. Поскольку он:
- приобретается для производственных целей;
- не предполагается последующая его перепродажа;
- использование его будет способствовать получению экономической выгоды в будущем,
Дебет 08 Кредит 60
- 8000 руб. – принят счет к оплате за мобильный телефон с SIM -картой;
Дебет 19 Кредит 60 - 1600 руб. – выделен НДС по мобильному телефону;Дебет 60 Кредит 51
- 9600 руб. – перечислены денежные средства за мобильный телефон в комплекте с SIM -картой;Дебет 01 Кредит 08
- 8000 руб. - мобильный телефон в комплекте с SIM -картой принят к учету в составе основных средств как единый объект; - 1600 руб. – НДС предъявлен к вычету из бюджета; Дебет 26 Кредит 01 - 8000 руб. – списана на затраты стоимость мобильного телефона. В налоговом учете после подключения мобильного телефона его стоимость 8000 руб. включается в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. _____________________________________Конец примера 1.При передаче пользователю мобильных телефонов между оператором связи и пользователем подписывается двусторонний акт сдачи-приемки, в котором фиксируется сетевой номер, присвоенный каждому мобильному телефону, его серийный номер, а также указывается, какому номеру цифровой сети соответствует сетевой номер мобильного телефона.На каждый мобильный телефон оформляется «Инвентарная карточка учета основных средств» по форме № ОС-6 (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а).Иной учет SIM-карты
Впрочем, способ учета SIM-карты и мобильного телефона как единого инвентарного объекта нередко оказывается неудобным. При его использовании возникают сложности по отражению в бухгалтерском учете таких обыденных операций, как замена телефона или подключение уже имеющегося телефонного аппарата к другому оператору связи (замена SIM-карты). Более удобно отражать в учете мобильный телефон и SIM-карту как самостоятельные объекты.SIM-карта не может быть принята к учету в качестве объекта основных средств поскольку не имеет материально-вещественной структуры.Оплата выделения телефонного номера (стоимость SIM-карты), по сути, является оплатой услуг оператора связи по выделению телефонного номера. Как было сказано выше, расходы по оплате услуг связи относятся к расходам организации по обычным видам деятельности. В данном случае расходы по оплате услуг оператора осуществляются в течение всего срока действия договора на оказание услуг мобильной связи. Напомним, что затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе отдельной статьей как расходы будущих периодов. При этом их списывают в порядке, установленном организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.) в течение периода, к которому они относятся (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ; утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).Для обобщения информации о расходах, произведенных в данном отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, предназначен счет 97 «Расходы будущих периодов». Учтенные на данном счете расходы на оплату услуг связи в течение срока действия договора ежемесячно равными долями списываются в дебет счета 26.Пример 2 Организация 1 апреля 2003 года приобрела отдельную SIM-карту для мобильного телефона. Стоимость карты составила 720 руб., в том числе НДС - 120 руб. Карта сразу же используется в аппарате. Установленные по приказу срок полезного использования карты – 24 месяца. В бухгалтерском учете в апреле производятся следующие записи:
Дебет 60 Кредит 51
– 720 руб. – оплачена SIM -карта;Дебет 97 Кредит 60
- 600 руб. – стоимость SIM -карты отражена в составе расходов будущих периодов;
Дебет 19 Кредит 60 - 120 руб. – учтен НДС по SIM -карте; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - 120 руб. – НДС предъявлен к вычету из бюджета; Дебет 26 Кредит 97 - 25 руб. (600 руб. : 24 мес.) – часть стоимости SIM -карты отнесена на затраты. Последняя проводка будет производиться в течение двух лет. При исчислении налога на прибыль затраты по услугам связи в полном объеме учитываются в расходах текущего отчетного (налогового) периода. Поэтому сумма 600 руб. уменьшит налогооблагаемую базу по налогу на прибыль при составлении декларации за I полугодие 2003 года. __________________________________Конец примера 2.В некоторых случаях при покупке и подключении мобильного телефона необходимо уплатить дополнительно определенную сумму. Причем ее назначением может быть как предварительная плата за будущие разговоры абонента, так и гарантийный взнос.Предварительная плата в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51 (71)
Отражена предварительная плата за будущие разговоры.Назначение гарантийного взноса несколько иное. Его наличие позволяет абоненту осуществлять разговоры в кредит. Если владелец мобильного телефона расторгает контракт с данным оператором, то ему возвращают взнос. Причем полная сумма возвращается только в случае, если за абонентом не имелось задолженности. Заплатив гарантийный взнос, организация также учитывает его на счете 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным». Одновременно она отражает перечисленную сумму за балансом по дебету счета 009 «Обеспечение обязательств и платежей выданные». В случае возвращения взноса (списания в счет погашения задолженности) эта сумма списывается со счета 009.Пример 3 Организация в декабре 2002 года заключила договор с оператором сотовой связи. Договором предусмотрено внесение гарантийного взноса в сумме 1200 руб. В мае 2003 года договор расторгнут. Задолженности за услуги сотовой связи у организации на момент расторжения нет. Гарантийный взнос возвращен полностью.В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующим образом.В декабре 2002 года:
Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51
- 1200 руб. - уплачен гарантийный взнос;Дебет 009
1200 руб. - учтен выданный гарантийный взнос.В мае 2003 года:
Дебет 51 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»
- 1200 руб. - возвращен гарантийный взнос;Кредит 009
- 1200 руб. - списана сумма гарантийного взноса. В налоговом учете уплата и возврат гарантийного взноса в расходах и доходах не учитываются.___________________________Конец примера 3.Расходы, связанные с подключением
По мнению автора, расходы по подключению мобильных телефонов также как и телефонов обычной проводной связи в бухгалтерском учете следует отражать в течение всего периода пользования связью по дебету счета 97. Такие расходы относятся на счета учета затрат равномерно в течение периода, установленного приказом руководителя организации. Это связано с тем, что на практике установить период использования мобильного телефона практически невозможно. Пример 4 Организация в апреле 2003 года заключила договор с оператором сотовой связи. В соответствии с договором предусмотрено, что стоимость подключения мобильного телефона составляет 750 руб., в том числе НДС – 125 руб. Оплата произведена перечислением. По приказу срок использования мобильного телефона - 25 месяцев. В налоговом учете по налогу на прибыль применяется метод начисления.В апреле 2003 года в бухгалтерском учете производятся следующие записи:Дебет 60 Кредит 51 - 750 руб. – перечислена оплата по договору за подключение мобильного телефона; Дебет 97 Кредит 60 - 625 руб. – отражены расходы по подключению мобильного телефона; Дебет 19 Кредит 60 - 125 руб. – учтен НДС по расходам по подключению мобильного телефона; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - 125 руб. – принят к вычету НДС; Дебет 26 Кредит 97 - 25 руб. (625 руб. : 25 мес.) – часть стоимости подключения телефона отнесена на общехозяйственные расходы. Последняя проводка осуществляется ежемесячно.При исчислении налога на прибыль учет данных расходов будет иным. Услуги по подключению телефона относятся к косвенным расходам. А таковые списываются в полном объеме на уменьшение доходов от производства и реализации данного отчетного (налогового) периода, т. е. в том отчетном периоде, в котором эти расходы возникают (п. 2 ст. 318 НК РФ).
При методе начисления датой осуществления расходов для услуг, работ производственного характера является дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг, работ (ст. 272 НК РФ). Поэтому расходы по подключению телефонов признаются полностью в периоде их осуществления (подписания акта выполненных работ по подключению телефонов) – в апреле 2003 года.
____________________________________
Конец примера 4
Аксессуары к мобильным телефонам
Помимо расходов на приобретение и подключение мобильных телефонов у организаций могут возникать затраты на покупку предметов, необходимых для эксплуатации данных телефонных аппаратов, например, чехлы, антенны, зарядные устройства, системы «hands free».Отражение данных расходов в бухгалтерском и налоговом учете зависит от того, используется ли каждый из этих предметов самостоятельно или же является неотъемлемой частью телефона. Так, чехлы не улучшают рабочие качества аппарата. Поэтому расходы на их приобретение в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:
Дебет 10-9 Кредит 60
- оприходованы кожаные чехлы для мобильных телефонов; Дебет 26 Кредит 10-9 - списана стоимость кожаных чехлов для мобильных телефонов.В налоговом учете сумма расходов на приобретение чехлов будет признана в уменьшение полученных в данном отчетном периоде доходов как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. В случае приобретения антенны для сотового телефона происходит дооборудование основного средства, вследствие чего данный объект наделяется новыми функциями и качествами.Пример 5 Организацией были приобретены две антенны для мобильной связи на общую сумму 3100 руб., в том числе:- антенна
стационарная наружная направленная S14/800-960 GSM-900 по цене 2500 руб.
для мобильных телефонов работников дорожной службы, рабочее место которых
находится вне головного офиса;
антенна автомобильная GSM-900/ETACS
по цене 600 руб. - для мобильного телефона коммерческого директора фирмы.
Дебет 08 Кредит 60
2500 руб. (600 руб.) - отражены фактические затраты по приобретению антенн для первого (второго) мобильного телефона;
Дебет 01 Кредит 08
2500 руб. (600 руб.) - стоимость антенны учтена в первоначальной стоимости аппарата.В налоговом учете первоначальная стоимость каждого амортизируемого объекта также будет увеличена соответственно на 2500 руб. и 600 руб., т. е. на стоимость приобретенных антенн. Эти суммы будут учтены в начислениях амортизации в течение оставшегося срока их полезного использования (ст. 258 НК РФ).______________________________Конец примера 5.
Мобильный телефон принадлежит сотруднику
Довольно часто сотрудники самостоятельно приобретают мобильные телефоны. Они готовы пользоваться ими и при решении производственных вопросов, но при условии, что организация будет возмещать стоимость служебных разговоров.Если договор на абонентное обслуживание заключен физическим лицом (документы выписываются на него), то организация не сможет учесть компенсируемую часть в расходах при исчислении налога на прибыль. С этих сумм придется удержать налог на доходы физических лиц, даже если в трудовом договоре указана обязанность работодателя компенсировать расходы сотовой связи, связанные с производственным процессом. Налоговики будут классифицировать их как доходы, полученные сотрудником (п. 1 ст. 210 НК РФ). Сумму компенсации за налоговый период можно уменьшить на сумму не более 2000 руб., оформив ее как материальную помощь оказываемую работнику (п. 28 ст. 217 НК РФ).Сумма компенсации не будет учитываться в налогооблагаемой базе по ЕСН. Так как выплаты и вознаграждения, не учитываемые в расходах уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, не признаются объектом налогообложения ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).Если же организация намеревается все же компенсировать использование личного мобильного телефона сотрудником, то необходимо перезаключить договор с оператором сотовой связи на себя. В этом случае счета будут выставляться на организацию. С сотрудником же заключается договор безвозмездного пользования телефоном или договор аренды. В бухгалтерском учете такой аппарат учитывается на счете 001 «Арендованные основные средства». Пример 6 Организация оплачивает услуги оператора связи за разговоры сотрудника по мобильному телефону. В апреле 2003 года организация оплатила 2400 руб., в том числе НДС - 400 руб. Все разговоры за месяц были непроизводственными (мне кажется, стоит уточнить, каким образом это могло быть подтверждено).В бухгалтерском учете производятся следующие записи.
Дебет 60 Кредит 51
- 2400 руб. - оплачены разговоры по мобильному телефону;Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 60
2000 руб. (2400 – 400) – отражены расходы на оплату непроизводственных разговоров;
