Скачать образец акта сверки продуктов. Заполнение акта сверки взаиморасчетов. Подписание акта сверки и его юридическая сила

Акт сверки взаиморасчетов - это документ, отражающий состояние взаимных расчетов между сторонами за определенный период. Согласно Письма Минфина от 18.02.2005 № 07-05-04/2 «действующим законодательством форма акта сверки расчетов хозяйствующих субъектов не предусмотрена, т.е. организация при необходимости может разрабатывать формы актов сверки расчетов самостоятельно».

Акт сверки составляется бухгалтерией предприятия в двух экземплярах, визируется печатями и подписями главного бухгалтера и руководителя и направляется второй стороне. Бухгалтерия контрагента, получившая акт сверки, должна проверить содержащийся в акте реестр всех операций и внести в акт собственные данные. При наличии расхождений, информация об этом фиксируется, как правило, в конце документа. Акт подписывается бухгалтером и руководителем, скрепляется печатью организации - 1 экземпляр остается в бухгалтерии, другой - направляется партнеру, инициировавшему сверку.

Уклонение от подписания акта сверки взаиморасчетов является основанием для рассмотрения дела в суде, если претензии контрагента подтверждены соответствующими документами. Некоторые организации, направляя бланк акта сверки взаиморасчетов контрагенту, указывают сроки, в течение которых необходимо выслать подписанный документ или вернуть долг. Суд не принимает во внимание нарушение этих сроков, если они не прописаны в договоре.

В случае невыполнения одной из сторон своих обязательств по договору, скрепленный подписью руководителя и печатью организации акт сверки прикладывается к исковому заявлению в суд вместе с другими доказательствами задолженности и может послужить как косвенным доказательством признания долга (если акт подписан второй стороной), так и доказательством отказа признавать долг (в случае неподписания акта). Кроме того, акт сверки может являться основанием для прерывания срока исковой давности. Общий срок исковой давности составляет 3 года. Если до истечения этого срока организация-должник поставит печать и подпись на акте сверки взаимных расчетов, то признает таким образом свой долг. Срок исковой давности будет прерван и начнет исчисляться заново с момента подписания акта должником (ст. 203 ГК РФ).

Акт сверки взаимных расчетов между организациями, у которых нет имущественных споров, носит чисто технический характер и может быть подписан только главными бухгалтерами обеих организаций. Но такой акт не будет принят в качестве доказательства в суде.

Сверка расчетов с партнерской организацией может производиться как по какому-либо конкретному договору (поставке, счету-фактуре), так и в целом по всем коммерческим отношениям с данным контрагентом за определенный период. Обязанность применения актов сверки сторонами договора в российском законодательстве не установлена, тем не менее такие акты постоянно используются в деловом документообороте.

См. также:

Чтобы не допустить ошибок во взаиморасчетах, предприниматели составляют акт сверки по итогам очередного этапа сотрудничества. Заполненный бланк акта сверки взаиморасчетов позволяет контрагентам согласовать платежи и понять, существует ли задолженность.

Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов

Акты сверки составляется бухгалтерской службой предприятия в двух экземплярах, визируется печатями (при наличии) и подписями главного бухгалтера и руководителя, а затем направляется в соответствующую службу контрагента. Бухгалтерия контрагента, получив образец акта сверки взаиморасчетов, проверяет реестр всех операций, содержащийся в документе, а затем вносит собственные данные в форму. Готовый документ направляется партнеру, который инициировал сверку.

Сверка расчетов с партнером может производиться как по какому-либо конкретному договору (счету-фактуре, поставке), так и в целом по всем коммерческим отношениям с данным контрагентом за определенный период. Обязанность применения актов сверки взаиморасчетов, а также периодичность проведения расчетов с контрагентами какими-либо нормативно-правовыми документами не устанавливаются, тем не менее такие акты постоянно используются в деловом документообороте.

Акт сверки взаимных расчетов пригодится для решения следующих вопросов:

• найти ошибку в расчетах с контрагентом;
• урегулировать разногласия с контрагентом по поводу задолженности;
• косвенно подтвердить, что денежных претензий ни у кого из сторон нет;
• доказать, что должник признал долг;
• провести зачет встречных однородных требований.

В бухгалтерии акт нужен, чтобы провести инвентаризацию расчетов, а также выявить безнадежные долги и списать их.

В нашем онлайн-сервисе вы можете заполнить и скачать бланк акта сверки взаиморасчетов – работа над документом не займет больше нескольких минут.

Акт сверки взаиморасчётов - это документ, который отражает состояние расчётов между двумя сторонами (компаниями, контрагентами) за определённый период времени.В нашей статье мы научим как правильно его заполнить и дадим пример для скачивания.

Образцы заполнения бланков акта сверки и примерная форма бланка представлены ниже:

Для чего нужен акт сверки взаиморасчетов

• Если планируется продлить крупные контракты;
• Если надо организовать взаиморасчёт;
• В период инвентаризации;
• Когда одна из сторон торгует в рассрочку;
• Для составления отчетов о задолженностях для руководства, контролирующих органов и т.п.;
• если во взаиморасчетах участвуют товары очень высокой стоимости;
• Для уточнения расчётов между сторонами.

Законодательство не обязывает организации составлять акты сверки взаиморасчётов в какое-то определённое время, это решает сама организация.

Акт сверки состоит из двух частей – для двух предприятий. Левую колонку заполняет инициатор составления акта, правую – его контрагент. Обычно акт сверки выглядит как перечень документов, упорядоченных по дате создания. Или вместо документов перечисляются проведённые операции: продажа, покупка, оплата и т.п.

Форма акта сверки взаиморасчетов

1. номер акта;
2. период, за который проводится сверка;
3. наименования сторон (организация и лицо, действующее от его имени);
4. реквизиты договора между сторонами;
5. Сведения об операциях (с номерами и датами счетов-фактур, платёжных поручений или иных бумаг, подтверждающих поставку и оплату услуг или товаров), суммы операций;
6. Конечное сальдо в денежном выражении;
7. Подписи бухгалтера и директора «от руки», печать;
8. Даты подписания Акта.

Документ составляется в двух экземплярах и подписывается главбухом и директором организации. Если между организациями нет имущественных споров, и составление акта носит чисто номинальный характер, под ним могут стоять подписи только главных бухгалтеров. Но такой акт не будет иметь силы в суде.

Затем, для проверки собственного реестра операций и внесения результатов в правую колонку, оба экземпляра отправляются бухгалтерии контрагента. Если контрагент согласен с данными, указанными в акте, то ставится вторая печать и подписи. Один акт возвращается инициатору, второй - остаётся у контрагента.

Хотите ускорить выписку документов и исключить возможные ошибки при заполнении? Вам поможет программа для автоматизации магазинов Бизнес.Ру. Она позволит вам автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, а также контролировать денежные потоки в компании.

В случае обнаружения расхождений, внизу документа об этом делается запись. Если из-за обнаруженных расхождений контрагент отказывается подписывать акт, а претензии инициатора подтверждаются другими документами, инициатор может подать в суд. Для ускорения решения подобных споров в договоре надо заранее оговорить сроки, в которые контрагент обязан произвести собственные расчёты и вернуть подписанный акт или расплатиться с долгами.

«Доверяй, но проверяй» – это ключевой принцип в работе с дебиторами и кредиторами. Достоверность бухгалтерского учета достигается путем периодических уточнений учетных записей.

Самым распространенным приемом для этого в отечественной бухгалтерской практике остается обмен актами сверки взаимных расчетов.

Для чего он нужен

Акт сверки взаиморасчетов – это документ бухгалтерского оформления, который отражает:

• движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
• наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.

Акт – это не первичный документ , потому что не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон. По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.

• долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг;
• заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам;
• предоставление поставщиком отсрочки платежа;
• перечисление покупателем большой суммы предоплаты (аванса) в условиях регулярных поставок;
• очень высокая стоимость товара;
• предметом договора является продукция широкого ассортимента.

Также он составляется во время ежегодной или ситуационной инвентаризации расчетов. В этой ситуации важно понимать, что отражение в учете долгов перед дебиторами и кредиторами происходит в размере, который признается самим предприятием правильным на основании договоров, приказов руководителей и первичных документов, подтверждающих движение товаров и денег.

Рассылать акты сверки всем своим дебиторам и кредиторам, чтобы убедиться, совпадают ли суммы, не требуется. Тем более, что на их основании нельзя будет сделать никакие бухгалтерские записи, в том числе и откорректировать размер долга.

Исключение сделано только для расчетов с бюджетом и банками, которые нужно подтверждать (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Если для управленческих целей крайне важно обязать своего партнера обмениваться такими актами, эту процедуру, ее периодичность и штрафные санкции за несоблюдение нужно прописать в договоре.

Роль документа в судебном процессе

Важно помнить, что в случае судебных разбирательств по поводу выполнения условий договора или взыскания задолженности акт сверки может принести пользу. Но отечественная судебная практика содержит разное отношение к его наличию у потерпевшей стороны:

• Подписанный акт сообщает всего лишь о состоянии расчетов, но не подтверждает факт, что один из участников процесса признает долг. Также он не является основанием для прерывания сроков исковой давности (Постановление по делу № А65-7955/2009 ФАС Поволжского округа от 25.12.2009 и Постановление по делу № А29-2498/2012 ФАС Волго-Вятского округа от 14.12.2012).
• Он может служить косвенным доказательством, что одна сторона признает долг перед другой (подписанный акт) или доказательством отказа признавать долг (неподписанный акт) (Постановление по делу № А57-1313/2013 ФАС Поволжского округа от 02.12.2013).

Как видно, каждый хозяйственный спор всегда будет иметь свое индивидуальное решение. Все же лучше попытаться подписать акт сверки со своим партнером на тот случай, если деловые отношения с ним вдруг зайдут в глухой угол. И никогда не будет лишним напомнить дебитору о его долге.

Порядок составления документа, кто его подписывает

Акт сверки в двух экземплярах оформляется любым участником договора . Документ обязательно подписывает уполномоченное лицо, которым может выступать:

• индивидуальный предприниматель;
• руководитель (президент компании, генеральный директор или директор), действующий на основании Устава;
• другой сотрудник, действующий на основании доверенности.

Чаще всего также требуется подпись главного бухгалтера, поскольку он наделен правом второй подписи на финансовых документах.

Наличие подписи только главного бухгалтера допустимо в порядке внутреннего контроля полноты расчетов, но в случае возникновения спорных ситуаций такой документ не будет иметь юридической силы.

Подписи уполномоченных лиц обязательно скрепляются печатью предприятия.

В документе отражается фактическое состояние расчетов, основываясь на бухгалтерских данных, и выводится сумма задолженности на конечную дату указанного периода. После этого оба экземпляра оправляются по почте или в сопровождении уполномоченного представителя контрагенту.

Другая сторона должна сверить предоставленную информацию со своими бухгалтерскими данными. В случае признания правильности расчетов второй экземпляр с подписью руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати возвращается тому, кто составил акт.

Если в результате сверки обнаружились расхождения, то они указываются в этом же документе или отдельном реестре расчетов, который прилагается к акту. Отказ подписать документ является законным правом партнера (если это не обязательное условие договора). Но иногда это может означать, что дебитор отказывается признавать свой долг.

Оптимальные сроки сверки

Период уточнения взаимных расчетов определяется потребностью учета или менеджмента. Хотя акт составляется за определенный период, задолженность в пользу одной из сторон указывается на определенную дату (часто на первое и последнее число периода сверки).

Сверку проще всего проводить:

• за отчетный год (с 01.01 по 31.12);
• за определенный календарный период, в конце которого бухгалтер отчитывается перед собственниками предприятия (обычно квартал);
• за период действия конкретного договора.

Формирование документа в программе 1С:Предприятие вы можете посмотреть на видео:

Процесс заполнения

Единой обязательной (унифицированной) формы акта законодательство РФ не предусматривает. Поэтому предприятие может составлять этот документ в произвольной форме (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).

Традиционно заполняются такие реквизиты:

• наименование документа;
• полные наименования сторон;
• дата составления и подписания акта;
• календарный период уточнения расчетов;
• реквизиты договора, по которому проводится сверка;
• даты и номера первичных документов, которые подтверждают расчеты;
• суммы хозяйственных операций;
• сумма общего оборота за период;
• окончательный размер долга в пользу одной из сторон;
• подписи и информация о представителях контрагентов (должность, ФИО);
• оттиски печатей.

Для улаживания взаимоотношений между организациями и во избежание проблем в расчетах (незапланированное наличие задолженности и т.п.) время от времени возникает необходимость составления . Сегодня все большую популярность получает электронный документооборот, поэтому можно составлять не вручную, а онлайн через интернет.

Где можно заполнить акт сверки онлайн

Существует много сервисных программ, которые позволяют быстро заполнить . Речь идет про такие сервисы:

• 1С онлайн;
• Бухсофт онлайн;
• сервис Контур.Бухгалтерия;
• другие бухгалтерские программы (например, Медок);

Отметим, что большинство сервисов позволяет проводить составление акта сверки бесплатно, так как компании платят за обслуживание программ (либо за их установку) вообщем.

Как составить такой АС

Бухгалтер либо другая особа, которая занимается контролем взаиморасчетов с , должна знать . Контроль проведения правильных расчетов — это основа четкой бухгалтерии.

Что понадобится

Для составления документа обязательно понадобятся следующие данные:

• , с которыми сотрудничала организация;
• период времени, за который необходимо свести баланс;
• полный список договоров, заключенных за указанный период (номера, даты подписания);
• суммы хозяйственных операций;
• реквизиты , на которые производилась оплата;
• информация про наличие/отсутствие между предприятиями на начала периода, за который составляется акт сверки.

Инструкция по заполнению

Важно не только иметь под рукой всю необходимую информацию, но и знать как заполнить акт сверки. Отметим, что не существует какой-то унифицированной формы акта. Компании могут сами разрабатывать формы актов, но в них обязательно должны фигурировать определенные реквизиты согласно норм закона №402 :

• наименование документа;
• дата составления;
• название предприятий, которые совершают операции;
• суть факта хозяйственной деятельности;
• денежная сумма;
• ФИО и , которые составляют документ.

Алгоритм заполнения акта сверки расчетов таков:

в графе «Акт сверки взаиморасчетов» обязательно бухгалтер должен поставить номер документа. У многих экономистов возникает вопрос как формировать нумерацию. Теоретики бухгалтерского учета считают, что не следует вести общую нумерацию актов сверки с разными компаниями, а надо отмечать по номерам увеличения документы с одной и той же организацией;

• далее заполняется графа «От». В этом пункте необходимо проставить дату составления акта;
• после этого необходимо вписать информацию («да» или «нет») в графу «Согласован с контрагентом»;
• в пункте «Информация об организации» важно правильно указать название фирмы, ФИО руководителя и адрес компании;
• по такому же принципу вносится информация про партнера, с которым проходит сверка;
• в пункте «Период» вносится начальная и конечная дата периода сверки;
• в завершении этого этапа формирования акта заполняется пункт « «. При заполнении этого раздела важно указать был ли долг на начало отчетного периода и полностью описать все платежи, суммы по договорам межд компаниями.

Информация заполнена. Бухгалтер перечитывает внесенные данные и нажимает кнопку «Проверить». Если система находит ошибки, их необходимо исправить. Некоторые сервисы позволяют произвести автоматическую отправку акта сверки на электронную почту бизнес партнера. Если же такое не предусмотрено — информация копируется и отправляется на электронку партнера в ручном режиме.

Пример заполнения

Согласован с контрагентом ДА

• Информация об организации «Альтах», г.Курск, ул,Алтайская, 41, 345678, директор Сафронов Илья Олегович
• Информация о контрагенте