Порядок использования корпоративных банковских карт. Корпоративная карта. Что такое корпоративная банковская карта

1. Перечень расходов и опера­ций, которые могут быть совер­шены работником организации по корпоративной карте, принад­лежащей организации

Использование корпоративных карт в осуществлении хозяйствен­ной деятельности любой организа­ции очень удобно и с каждым годом увеличивается количество организа­ций, применяющих их в своей дея­тельности.

Для того чтобы использовать кор­поративную банковскую карту в ор­ганизации, целесообразно издать по­ложение об использовании такого банковского продукта, которое уста­новит перечень должностей сотруд­ников, имеющих право использовать данную карту, лимиты расчетов по данной карте, а также перечень рас­ходов, которые каждый сотрудник может осуществлять с использовани­ем данной карты, ответственность за ее утерю и иные необходимые для осуществления контроля операции.

Для исключения возможных спо­ров с сотрудниками, необходимо в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ ознакомить под роспись всех сотруд­ников, имеющих право использовать эту карту.

Для учета движения корпоратив­ных карт необходимо разработать и утвердить формы первичных документов, на основании кото­рых будет осуществляться учет приема и выдачи корпоратив­ных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон N 402-ФЗ).

В учетной политике целесообразно прописать способ уче­та подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008), а также методологию учета, о чем будет сказано в настоящей статье

Перечень расходов, которые могут быть включены в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, определяется по общим правилам согласно положениям ст. 252 Налогово­го кодекса Российской Федера­ции (НК РФ).

Для бухгалтерского уче­та операций с корпоративны­ми банковскими картами при­меняются счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках». Списание денежных средств с банковской карты отражается проводкой по кредиту счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках» в корреспонденции с дебетом счетов учета расчетов или расходов в зависимости от отра­жаемого в бухгалтерском учете события хозяйственной жизни.

Перечень операций, которые могут быть совершены физи­ческим лицом по банковской карте установлены в Положе­нии об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266- П) (ред. от 10.08.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) (далее по тексту Положение N 266-П).

Согласно п. 2.3 указанного Положения клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следу­ющие операции:

• получение наличных денежных средств в валюте Россий­ской Федерации или иностранной валюте на территории Рос­сийской Федерации;
• получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
• оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуаль­ной деятельности) в валюте Российской Федерации на терри­тории Российской Федерации, а также в иностранной валюте - за пределами территории Российской Федерации;
• иные операции в валюте Российской Федерации, в отно­шении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
• иные операции в иностранной валюте с соблюдением тре­бований валютного законодательства Российской Федерации.

Клиент - физическое лицо может осуществлять с использо­ванием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указан­ные в настоящем пункте операции по банковским счетам, от­крытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банков­ским счетам, открытым в иностранной валюте.

Клиент - физическое лицо, являющийся резидентом, мо­жет осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте опера­ции за счет предоставляемо­го кредита в валюте Россий­ской Федерации без использования банковского счета.

Использование предо­плаченной карты клиентом — физическим лицом осу­ществляется в соответствии с требованиями Федераль­ного закона РФ N 161-ФЗ от 27.06.2011 N 161-ФЗ «О национальной платежной систе­ме» (далее - Федеральный закон РФ N 161-ФЗ) за счет остатка электронных денеж­ных средств в валюте Российской Федерации и (или) в иностранной валюте.

Клиент - физическое лицо, являющийся нерези­дентом, может осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте операции за счет пре­доставляемого кредита в ва­люте Российской Федерации, иностранной валюте без ис­пользования банковского счета.

Согласно п. 2.4 указанного Положения N 266-П клиенты — физические лица с исполь­зованием расчетных (дебе­товых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валю­ты счета, валюты предостав­ленного кредита, в порядке и на условиях, установлен­ных в договоре банковско­го счета, кредитном догово­ре. Клиенты - физические лица с использованием пре­доплаченных карт могут осуществлять переводы электронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денеж­ных средств. При соверше­нии указанных в настоящем пункте операций валюта, по­лученная кредитной органи­зацией — эмитентом в резуль­тате конверсионной опера­ции, перечисляется по назна­чению без зачисления на счет клиента - физического лица.

Согласно п. 2.5 Положе­ния N 266-П клиент - юри­дическое лицо, индивидуальный предприниматель осу­ществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

• получение наличных денежных средств в валю­те Российской Федерации для осуществления на террито­рии Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком Рос­сии, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального пред­принимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;
• оплата расходов в ва­люте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, индиви­дуального предпринимателя, в том числе оплатой коман­дировочных и представитель­ских расходов, на территории Российской Федерации;
• иные операции в валю­те Российской Федерации на территории Российской Феде­рации, в отношении которых законодательством Россий­ской Федерации, в том чис­ле нормативными актами Бан­ка России, не установлен за­прет (ограничение) на их со­вершение;
• получение наличных де­нежных средств в иностран­ной валюте за пределами тер­ритории Российской Федера­ции для оплаты командировочных и представительских расходов;
• оплата командировоч­ных и представительских рас­ходов в иностранной валюте за пределами территории Рос­сийской Федерации;
• иные операции в ино­странной валюте с соблюде­нием требований валютного законодательства Российской Федерации.

Клиент - юридическое лицо, индивидуальный пред­приниматель может осущест­влять с использованием рас­четных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, откры­тым в валюте Российской Фе­дерации, и (или) по банков­ским счетам, открытым в иностранной валюте.

Кредитная организация - эмитент обязана определить максимальную сумму налич­ных денежных средств в ва­люте Российской Федерации, которая может выдавать­ся клиенту - юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одно­го операционного дня для це­лей, указанных в настоящем пункте. Кредитной организа­ции - эмитенту рекоменду­ется установить для клиен­та - юридического лица, ин­дивидуального предпринимателя возможность получения наличных денежных средств в валюте Российской Федера­ции для целей, указанных в настоящем пункте, в сумме, не превышающей 100 000 ру­блей в течение одного опера­ционного дня.

Клиент - юридическое лицо, индивидуальный пред­приниматель осуществляет с использованием предопла­ченных карт перевод элек­тронных денежных средств, возврат остатка электронных денежных средств в соответ­ствии с требованиями Феде­рального закона N 161-ФЗ.

Согласно п. 2.6 указанного Положения клиенты - юриди­ческие лица, индивидуальные предприниматели с использо­ванием расчетных (дебето­вых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического лица, индивидуального предприни­мателя, в порядке и на усло­виях, установленных в дого­воре банковского счета. При совершении указанных в на­стоящем пункте операций ва­люта, полученная кредитной организацией - эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - юридиче­ского лица, индивидуально­го предпринимателя. Клиен­ты - юридические лица, индивидуальные предпринима­тели с использованием пре­доплаченных карт могут осу­ществлять переводы элек­тронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денеж­ных средств.

Согласно п. 2.7 Положения N 266-П в случае отсутствия или недостаточности денеж­ных средств на банковском счете при совершении клиен­том операций с использова­нием расчетной (дебетовой) карты клиенту в пределах ли­мита, предусмотренного в до­говоре банковского счета, мо­жет быть предоставлен овер­драфт для осуществления данной расчетной операции при наличии соответствую­щего условия в договоре бан­ковского счета.

Согласно п. 2.8 Положения N 266-П кредитные организа­ции при осуществлении эмис­сии расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут предусматривать в договоре банковского счета, кредитном договоре условие об осущест­влении клиентом операций с использованием данных карт, сумма которых превышает:

• остаток денежных средств на банковском сче­те клиента в случае не вклю­чения в договор банковского счета условия предоставле­ния овердрафта;
• лимит предоставления овердрафта;
• лимит предоставляемо­го кредита, определенный в кредитном договоре.

Расчеты по указанным опе­рациям могут осуществляться путем предоставления кли­енту кредита в порядке и на условиях, предусмотренных договором банковского сче­та или кредитным договором с учетом норм настоящего Положения.

При отсутствии в договоре банковского счета, а в кре­дитном договоре - условия предоставления клиенту кре­дита по указанным операци­ям погашение клиентом воз­никшей задолженности осу­ществляется в соответствии с законодательством РФ.

В соответствии с пп. б п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ) ва­люта РФ - средства на бан­ковских счетах. Иностранная валюта - денежные знаки в виде банкнот, казначейских билетов, монеты, находящие­ся в обращении и являющи­еся законным средством на­личного платежа на терри­тории соответствующего ино­странного государства (груп­пы иностранных государств) - пп. а п. 2 ч. 1 ст. 9 Зако­на РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ.

Иностранная валюта яв­ляется разновидностью ва­лютных ценностей (п. 5) ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).

Отчуждение резидентом в пользу нерезидента валют­ных ценностей, валюты РФ на законных основаниях, а так­же использование валютных ценностей, валюты РФ в ка­честве средства платежа яв­ляется валютной операцией (пп. б п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).

Исходя из этого, оплата корпоративной картой в ино­странной валюте является ва­лютной операцией, следова­тельно, для отражения в бух­галтерском учете данной опе­рации необходимо применять ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость кото­рых выражена в иностранной валюте» (далее по тексту ПБУ 3/2006).

ПБУ 3/2006 устанавлива­ет особенности формирова­ния в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности ин­формации об активах и обя­зательствах, стоимость кото­рых выражена в иностранной валюте, в том числе подлежа­щих оплате в рублях, органи­зациями, являющимися юри­дическими лицами по законодательству РФ (за исключе­нием кредитных организаций и государственных (муници­пальных) учреждений) - п. 1 ПБУ 3/2006.

Перечень возможных опе­раций по карте предлагаем в таблице N 1.

Таблица N 1. Перечень возможных операций по карте.

2. Оплата командировоч­ных расходов работни­ками организации в ино­странной валюте на терри­тории России и за ее пре­делами по рублевым кор­поративным картам. Осо­бенности учета

Как говорилось выше, до­пускается оплата команди­ровочных и представительских расходов в иностран­ной валюте за пределами РФ по корпоративной карте, эми­тированной как в валюте РФ, так и в иностранной валюте (п. 2.5 Положения N 266-П).

Исходя из норм п. 5.2 Ин­струкции ЦБ РФ от 04.06.2012 N 138-И «О порядке пред­ставления резидентами и не­резидентами уполномоченным банкам документов и инфор­мации, связанных с проведе­нием валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке уче­та уполномоченными банками валютных операций и контро­ля за их проведением» (далее - Инструкция N 138-И), при осуществлении резидентом валютной операции по сделке (контракту, кредитному дого­вору), сумма обязательств по которому не превышает в эк­виваленте 50 тысяч долларов США, связанной со списанием валюты РФ с расчетного сче­та резидента в валюте РФ, па­спорт сделки не составляется.

Пунктом 3.1 Инструкции N 138-И установлено, что ре­зидент при осуществлении валютной операции, связан­ной со списанием валюты РФ со своего расчетного счета в валюте РФ, открытого в упол­номоченном банке, представ­ляет в уполномоченный банк одновременно следующие до­кументы: распоряжение о пе­реводе денежных средств, предусмотренное норматив­ным актом Банка России, ре­гулирующим правила осу­ществления перевода денеж­ных средств (далее - рас­четный документ по валют­ной операции); документы, связанные с проведением ва­лютной операции, указанной в расчетном документе по валютной операции.

В то же время п. 3.3 Ин­струкции N 138-И расчетный документ по валютной операции не составляется и не представляется резидентом в уполномоченный банк при осуществлении резидентом валютных операций с исполь­зованием банковских карт.

Исходя из вышеизложен­ного, резидент при осущест­влении валютных операций в валюте РФ с использовани­ем банковских карт представ­ляет в уполномоченный банк документы, связанные с про­ведением валютной операции без составления и пред­ставления расчетного доку­мента по валютной операции. При этом срок представления в банк документов, связанных с проведением валютных опе­раций с использованием бан­ковских карт Инструкцией N 138-И напрямую не предусмо­трен. По нашему мнению, та­кой срок следует согласовать с уполномоченным банком до начала осуществления ва­лютных операций. Также ре­комендуем согласовать пере­чень представляемых в банк документов (например, сче­тов, актов, подтверждающих произведенные работниками расходы).

В случае если оплата с ру­блевой корпоративной кар­ты происходит на территории РФ, особенности ведения бухгалтерского и налогового учета отсутствуют.

Для правильного же отра­жения в налоговом и бухгал­терском учете операций по оплате с рублевой корпора­тивной карты за территори­ей РФ любых расходов необ­ходимо ответить на несколь­ко вопросов.

1. Необходимо ли отражать в учете конвертацию рублей в иную валюту?
2. Когда право собственно­сти на валютные ценности пе­реходит к организации: в мо­мент получения валюты со­трудником из банкомата или в момент осуществления им валютного платежа с карты?
3. Возникают ли в учете курсовые разницы по расче­там с подотчетным лицом?

По нашему мнению, пра­во собственности на валют­ные ценности переходит на организацию в момент полу­чения валюты его сотрудни­ком из банкомата с рублевой корпоративной карты (или в момент осуществления им ва­лютного платежа с рублевой корпоративной карты).

Сначала право собственно­сти на валюту переходит на организацию, а потом органи­зация выдает валюту в подот­чет своему сотруднику.

Это вывод обоснован сле­дующим.

Согласно ст. 30 Федераль­ного закона от 02.12.1990 N 395-1 «О банках и банков­ской деятельности» отноше­ния между кредитными ор­ганизациями и их клиента­ми осуществляются на основе договоров.

Согласно п. 1 ст. 845 Граж­данского кодекса Российской Федерации по договору бан­ковского счета банк обязует­ся принимать и зачислять по­ступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выпол­нять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соот­ветствующих сумм со счета и проведении других операций по счету.

Договор об использовании банковского счета заключен именно с юридическим лицом, поэтому все отношения по по­воду договора (снятие денег со счета, конвертация денеж­ных средств и т. п.) имеют место именно между банком и юридическим лицом. Кор­поративная карта привязана к счету и фактически являет­ся только средством платежа.

Согласно положениям ст. 140 Гражданского кодекса РФ рубль является законным платежным средством, обяза­тельным к приему по нари­цательной стоимости на всей территории Российской Феде­рации.

При этом валютные цен­ности - иностранная валю­та и внешние ценные бумаги имеют иной правовой режим (в частности, не являются платежным средством на тер­ритории России за некоторым исключением) согласно поло­жениям статей Федерального закона от 10.12.2003 N 173- ФЗ «О валютном регулирова­нии и валютном контроле».

Таким образом, рубли и валюта - это разные объек­ты гражданских прав, в том числе имеющие разную стои­мостную оценку в разные пе­риоды времени. При этом ука­занная разница также должна быть отражена в бухгалтер­ском и налоговом учете.

В п. 2.6 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) установлено, что клиенты - юридические лица с исполь­зованием расчетных (дебе­товых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валю­ты счета юридического лица в порядке и на условиях, уста­новленных в договоре банковского счета. При совер­шении указанных операций валюта, полученная кредит­ной организацией - эмитен­том в результате конверсион­ной операции, перечисляется по назначению без зачисле­ния на счет клиента - юри­дического лица.

Однако это не означает, что хозяйственной операции по конвертации валюты осу­ществлено не было. Согласно положениям ст. 9 Федераль­ного закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хо­зяйственной жизни подле­жит оформлению первичным учетным документом. И дол­жен быть отражен в бухгал­терском учете.

Следует отметить, что при использовании рублевых кор­поративных карт организа­ции необходимо учитывать, что коммерческий курс об­служивающего банка, приме­няемый при конвертации ва­люты, как правило, значи­тельно отличается от офици­ального курса ЦБ РФ, что бу­дет являться дополнительным расходом организации. Орга­низация вправе учесть такие затраты как внереализацион­ные расходы при исчислении налога на прибыль на основа­нии пп. 6 п. 1 ст. 265 Налого­вого кодекса РФ.

Также за выполнение кон­версионных операций по по­ручению клиента банк может удержать вознагражде­ние, если такое условие ого­ворено в договоре банковско­го счета, которым предусмо­трены расчеты с использова­нием дебетовой (расчетной) карты. Этот момент также ва­жен при определении того, в счет организации или третье­го лица (работника) осущест­вляться конвертация.

Бухгалтерский учет. Основ­ные принципы и особен­ности

Бухгалтерский учет опера­ций с корпоративными бан­ковскими картами зависит от счета, к которому такая кар­та «привязана». Если кар­та «привязана» к одному из расчетных счетов компании, то расчеты, проведенные с ее использованием, отража­ются на счете 51 «Расчетный счет». Если для расчетов от­крыт отдельный счет, то та­кой счет в бухгалтерском уче­те является счетом 55 «Прочие счета в банке».

Все списания денежных средств с корпоративной бан­ковской карты, произведен­ные уполномоченными лица­ми компании (получение на­личных и безналичные рас­четы), отражаются провод­кой по дебету счета 71 «Рас­четы с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчет­ный счет» (55 «Прочие сче­та в банках»), в случае, если происходит списание рублей.

В случае если сотрудник получил с карты иностранную валюту, то с учетом вышеска­занного относительно одно­моментного перехода права собственности на валютные ценности сначала к организа­ции, а потом от организации к подотчетному лицу, данный факт хозяйственной жизни необходимо отразить в учете. В связи с отсутствием в рос­сийских стандартах бухгал­терского учета (РСБУ) мето­дологии учета данной опера­ции, применяемый метод не­обходимо в учетной политике закрепить. По нашему мне­нию, для отражения покупки валюты, можно использовать транзитный счет, например счет 57 с определенной иден­тификацией (Д57 К55) и от­ражением суммы в валюте за подотчетным лицом по курсу ЦБ РФ и отражением в расхо­дах разницы в курсах покуп­ки и конвертации (Д71, 91.2 К57). Основанием для данной операции должен быть доку­мент из банка, подтверждаю­щий проведение данной операции.

Далее со счета 71 «Расче­ты с подотчетными лицами» средства списываются на сче­та учета расчетов (60 «Расче­ты с поставщиками и подряд­чиками», 76 «Расчеты с раз­ными дебиторами и кредито­рами»), или счета учета рас­ходов (20 «Основное произ­водство», 23 «Вспомогатель­ные производства и хозяй­ства», 25 «Общепроизвод­ственные расходы», 26 «Об­щехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») в зависимости от существа со­бытия хозяйственной жизни и первичных документов.

Учитывая, что первичные документы могут быть состав­лены на иностранном языке, то необходимо сделать по­строчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ве­дению бухгалтерского уче­та и бухгалтерской отчетно­сти в Российской Федерации, утвержденного Приказом Мин­фина России от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении По­ложения по ведению бухгал­терского учета и бухгалтер­ской отчетности в Российской Федерации», ст. 68 Конститу­ции РФ), который может быть осуществлен как профессио­нальным переводчиком, так и сотрудником организации, владеющим иностранным язы­ком (письмо Минфина РФ от 20.04.12 N 03-03-06/1/202)

Обращаем внимание на следующие особенности. Как говорилось выше, данная операция относится к валют­ной, соответственно органи­зации необходимо применять ПБУ 3/2006.

В соответствии с п. 4, 5 и 6 ПБУ 3/2006 в бухгалтерском учете аванс, выданный в ва­люте, отличной от валюты РФ, учитывается в рублях по офи­циальному курсу ЦБ РФ, уста­новленному на дату выдачи денег из кассы. На основании п. 7, 9 и 10 ПБУ 3/2006 пере­счет валютной задолженности в рубли на конец отчетного периода или на дату утверж­дения авансового отчета не производится. То есть рас­ходы подотчетного лица от­ражаются в учете по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.

Однако есть исключения. В случае если выявлен пере­расход аванса или аванс из­расходован не полностью, то к данным суммам будет при­меняться курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового от­чета.

Остаток подотчетных сумм сотрудник должен сдать в кас­су организации в течение трех рабочих дней после возвра­щения из-за границы (п. 26 Постановление от 13 октября 2008 года N 749 «Об особен­ностях направления работников в служебные командиров­ки»). Неизрасходованную ва­люту следует оприходовать в кассу с пересчетом в руб­ли по курсу на день возвра­та работником денег (п. 20 ПБУ 3/2006 и п. 24 Положе­ния по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержден­ного Приказом Минфина Рос­сии от 29.07.1998 N 34н).

Налоговый учет. Основ­ные принципы и особен­ности

Положительной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разни­ца, возникающая при доо­ценке имущества в виде ва­лютных ценностей и требова­ний, стоимость которых выра­жена в иностранной валюте, или при уценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (п. 11 ст. 250 НК РФ).

Отрицательной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разни­ца, возникающая при уцен­ке имущества в виде валют­ных ценностей и требований, стоимость которых выражена в иностранной валюте, или при дооценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

При этом указанными нор­мами НК РФ из состава внере­ализационных доходов и рас­ходов исключены курсовые разницы, возникающие от пе­реоценки выданных авансов.

Датой осуществления ко­мандировочных расходов в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ признается дата утверждения авансово­го отчета.

До момента, определенно­го пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, предприятие должно иметь выписку с рублевого счета и данные банка о конвертации валюты. На основании доку­ментов из банка, подтверж­дающих проведение конвер­тации, разница между кур­сом ЦБ и курсом конверта­ции валюты в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ и п. 2 ст. 250 НК РФ отражает­ся в расходах в НУ.

1. В соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае пе­речисления аванса, расходы (утвержденный авансовый отчет), выраженные в ино­странной валюте, пересчи­тываются в рубли по офици­альному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечис­ления аванса (даты списания средств с корпоративной кар­ты (в части, приходящейся на аванс). То есть, в пределах списанных с карты средств курс будет равен курсу ЦБ РФ на даты списания средств с карты.
2. В случае если будет пе­рерасход (экономически обо­снованный) подотчетных сумм, то сумма перерасхо­да в расходах будет отраже­на по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового от­чета (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Для примера бухгалтерско­го и налогового учета корпо­ративной карты приводим та­блицу с уловными цифрами.

Таблица N 2. Бухгалтерский и налоговый учет на условных цифрах и условных примерах

Как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Но особенность в том, что это лицо должно быть сотрудником компании, заключившим договор на выпуск такой карты.

Банки могут выпускать дебетовые и кредитовые корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах установленной банком суммы . Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из . Как показывает практика, организации в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

Как получить карту

Чтобы , фирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:

• список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
• копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
• договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.

Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю компании, действующему на основании доверенности.

Порядок использования корпоративных карт

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:

• перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
• лимиты расчетов по корпоративным картам;
• срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
• порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
• срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
• перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Какие расходы можно производить по карте

Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:

• получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
• производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
• получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
• оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами РФ.

У бухгалтера компании часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты услуг от имени самой организации? А если может, каким образом уполномоченный банк осуществляет валютный контроль таких операций?

Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами.

Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты услуг.

Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.

При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138И).

Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой услуги за рубежом в иностранной валюте.

Отчет о расходовании денег по корпоративной карте

В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому организация может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1.

Примечание. Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной политике (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход

Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).

Надо ли соблюдать лимит расчетов

Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.

Использование корпоративной банковской карты - это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.

Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица фирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.

Штраф за нарушение лимита расчетов для компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Бухучет операций с корпоративными картами

Бухгалтерский учет операций с применением корпоративных карт необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте.

Примечание. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.

Пример 1. Фирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.

Расходы составили:

• 16 000 руб. - на проезд;
• 30 000 руб. - на проживание;
• 6300 руб. - суточные;
• 3500 руб. - представительские расходы.

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
КРЕДИТ 51

• 45 000 руб. - зачислены средства на карту;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»

• 45 000 руб. - списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

• 52 300 руб. - отражены командировочные расходы;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

• 3500 руб. - списаны представительские расходы;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

• 10 800 руб. - произведен окончательный расчет с сотрудником.

С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.

Пример 2. Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.

На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 36 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 40 руб/USD. Расходы:

• 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - затраты на проживание;
• 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - суточные.

В учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях»
КРЕДИТ 51

• 36 900 руб. - перечислены денежные средства на покупку валюты;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
КРЕДИТ 57

• 36 000 руб. ((600 USD + 50 USD х 6 дн.) х 40 руб/USD) - зачислена валюта;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»
КРЕДИТ 57

• 900 руб. (36 900 - 36 000) - отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;

ДЕБЕТ 71

• 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»

• 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

• 36 700 руб. (36 700 + 700) - отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.

Примечание. За день проезда по России суточные положены по нормам, установленным для командировок в РФ (700 руб.).

Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Обратите внимание! Расходы по карте должны быть документально подтверждены. Иначе проверяющие сочтут средства, истраченные работниками фирмы, их налогооблагаемым доходом.

В последнее время расчеты по корпоративным картам стали обычным делом для большинства предприятий. Эти платежные инструменты удобны в обращении.

Бухучет по корпоративным картам довольно прост. У опытных бухгалтеров, как правило, не возникает никаких проблем при отражении операций. Сложности могут появиться при составлении работником, которому она была выдана. Далее рассмотрим особенности отражения операций.

Общие сведения

Корпоративными картами называют банковские карты, денежные средства на которых принадлежат организации. С их помощью осуществляется оплата расходов, осуществляемых работниками в рамках их профессиональной деятельности.

Может осуществляться оплата корпоративной картой командировочных, хозяйственных, представительских затрат. Этот платежный инструмент не используется в личных целях сотрудника, зачисления на нее заработка, а также социальных выплат.

Виды

Существуют кредитные и расчетные (дебетовые) карты. С помощью последних оплата производится за счет средств, находящихся на р/с предприятия, или овердрафта.

По кредитным картам, соответственно, расчеты осуществляются за счет заемных средств, предоставленных банковской структурой.

Особенности операции

Пополнение производится безналичным расчетом. Для этого в банковскую организацию направляется платежное поручение.

Расходуются средства только с использованием карты. Это может быть как обычные безналичные операции, так и выдача наличных.

На корпоративные карты не распространяются лимиты расчетов, установленных ЦБ для расчетов наличными. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.

Преимущества платежных инструментов

Можно отметить следующие достоинства использования корпоративных карт:

• Контроль расходования средств работником. Во-первых, все операции будут отражены на счету предприятия. Во-вторых, формируется , в котором отражаются все расходы, произведенные за конкретный период.
• Возможность использовать средства в любое время. Доступ к деньгам на счете круглосуточный.
• Оперативная блокировка карты в случае возникновения проблем.
• Возможность использовать средства в заграничных командировках. Нет необходимости приобретать инвалюту при выезде за пределы РФ. При этом из России можно оперативно работника, находящегося за границей.
• Существенная экономия времени при бронировании и оплате билетов, номеров в гостиницах.

Извещение ИФНС и фондов

Сведения об открытом счете должны быть направлены в ПФР, ВСС и налоговую службу. В настоящее время уведомление направляет сама банковская организация, обслуживающая р/с.

Извещение осуществляется в течение 7 дней (рабочих).

Важные нюансы

Корпоративные карты для юридических лиц выпускаются для конкретных работников предприятия, т. е. являются именными.

Отражение операций в бухучете по корпоративным картам осуществляется, как правило, на отдельном счете.

Счет в банке может открываться как в рублях, так и в инвалюте. При этом в первом случае открывать дополнительно валютный счет нет необходимости. Согласно Положению ЦБ № 266-П, оплата по корпоративной карте может осуществляться и в валюте, отличающейся от валюты счета. При получении, к примеру, долларов, система банка сконвертирует нужную сумму (переведет автоматически рубли в доллары).

Цели расходования

Нормативными актами установлен перечень операций, которые могут осуществляться в инвалюте с использованием корпоративной карты:

• Получение наличной инвалюты за границей РФ для оплаты представительских, командировочных затрат.
• Оплаты расходов (представительских/командировочных) в торговых/обслуживающих организациях в инвалюте за пределами России.

Другие операции считаются незаконными. Контроль соблюдения перечня осуществляется банковской структурой.

Локальный документ организации

На предприятии должен быть разработан акт, определяющий основные правила использования корпоративных карт. В этом документе необходимо установить:

• Перечень операций и затрат, которые допускается совершать сотрудником.
• Лимиты по расчетам.
• Порядок предоставления отчета по корпоративной карте .
• Сведения о недопустимости разглашения ПИН-кода сторонним лицам.
• Срок, в который служащий обязан предоставить авансовый отчет по корпоративной карте. В этом же пункте целесообразно перечислить документы, которыми будут подтверждаться сведения.

Кроме того:

• Приказом руководителя определяется круг сотрудников, имеющих право получить корпоративные карты.
• Заключаются договора о материальной ответственности с соответствующими работниками.
• Сотрудники-держатели карт должны быть ознакомлены с порядком использования карт под подпись.

Возврат и выдача платежных инструментов ведется в специальной учетной книге.

Особенности отражения

Бухгалтерский учет по расчетному счету ведется на предприятии на сч. 55. К нему открывается субсчет 55.4.

Если на счете предусмотрен целесообразно создать субсчета второго порядка: "Неснижаемый остаток" и "Платежный лимит".

Если организация открыла несколько счетов (по каждой карте), то субсчет 55.4 создается по каждому из них. Если к одному р/с оформлено несколько карт разных работников, которые осуществляют платежи в рамках общего лимита, необходимость вести аналитический учет в разрезе держателей определяется предприятием самостоятельно.

В тех случаях, когда к единственному расчетному счету привязана корпоративная карта, целесообразно создать субсчет к сч. 51 или 52.

Учет операций

Правила отражения операций для удобства представлены в таблице:

		Назначение	Подтверждение
		Перечисление суммы платежного лимита и неснижаемого остатка (в руб.) с р/с предприятия на карточный счет (рублевый)	Выписка.
		Перечисление платежного лимита и неснижаемого остатка в инвалюте с валютного счета на корпоративный.	Платежный документ, банковская выписка.
		Поступление кредитных средств на счет карт на дату разового зачисления, если с банковской структурой заключен соответствующий договор	Ордер банка, банковская выписка.
		Поступление кредитных средств на карточный счет в день оплаты кредитными средствами банковской организации в случае отсутствия собственных денег предприятия, если с банком подписан договор овердрафта	Банковская выписка, ордер.
		Оплата банковских комиссий за оформление, выпуск, обслуживание карты
		Начисление процентов по кредиту, предоставленному по корпоративной карте	Банковская выписка, бухгалтерская выписка.
		Перечисление средств в счет погашения кредита или процентов по займу, полученному в связи с использованием карты	Платежное поручение (документ), банковская выписка.

Для отражения пополнения корпоративной карты в "1С " используется документ "Списание с р/с". Он находится в разделе "Банк и касса".

Учет расчетов

Существует два варианта отражения операций: упрощенный и академический. Их особенности показаны в таблицах.

Упрощенный способ

		Назначение	Подтверждение
		Отражение сумм оплаченных картой работ, услуг, товаров, а также наличных, снятых с карты в разрезе держателей (подотчетных сотрудников) на дату, указанную в банковской выписке	Банковская выписка с приложением расшифровки по корпоративным картам.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 и пр.		Отражение оплаченных материалов, работ, услуг, в соответствии с авансовым отчетом, предъявленным сотрудником с приложением подтверждающих документов, на дату предоставления отчета.	Счета, билеты, оригиналы слипов, чеков банкоматов и пр.

Академический вариант

		Назначение	Подтверждение
10, 20, 26, 44 и пр.		Отражение материалов, работ, услуг, оплаченных корпоративной картой, в соответствии с отчетом с подтверждающей документацией на дату его предоставления	Билеты, чеки, оригиналы слипов, чеков терминалов и пр.
		Отражение операции, совершенной по карте, но не учтенной по счету в банке	Бухгалтерская справка.
		Отражение суммы оплаченных товаров, работ, услуг, наличности, снятой с карты, в разрезе подотчетных лиц в день отражения их по банковской выписке	Выписка банка с расшифровкой по картам.

Если дата отчета по корпоративной карте совпадает с днем отражения операции в выписке банка, проводки осуществляются по первому варианту.

Дополнительно для обоих вариантов следует учесть суммы ущерба:

		Назначение	Подтверждение
		Отражение размера материального ущерба, возникшего вследствие непредъявления сотрудником подтверждающих документов либо в связи с использованием средств карты на личные нужды	Банковская выписка, бухгалтерская справка.
		Компенсация вреда сотрудником через кассу предприятия или вычетом из заработка	Бухгалтерская справка, приходный ордер.

Отчет по корпоративной карте: пример

Сотрудник, получивший средства под отчет, должен предоставить документ, в котором расписаны все произведенные затраты. К нему прилагаются подтверждающие бумаги. Соответствующие предписания установлены в Порядке, утвержденном указанием ЦБ.

Приказом Госкомстата от 2001 г. утверждена типовая форма отчета АО-1.

В бланке, однако, отсутствуют строки, в которых можно отразить операции по корпоративным картам. Исправить ситуацию можно, двумя способами:

• Дополнить типовую форму. Как установлено в Порядке, организация вправе вносить в унифицированную форму дополнительные строки.
• Разработать бланк самостоятельно. Унифицированные формы с 01.01.2013 г. не считаются обязательными для предприятий. Соответствующее положение вытекает из ФЗ №402.

Рассмотрим пример. Сотруднику была выдана корпоративная карта Сбербанка , на которой доступно 50 тыс. руб. Ему было поручено купить многофункциональное устройство, стоимость которого 110 тыс. руб. В соответствии с платежным поручением, на карту было перечислено 65 тыс. руб. После приобретения устройства в остатке оказалось 5 000 руб.

Бухгалтер предприятия дополняет типовую форму отчета несколькими строками. В первую очередь, предусматриваются графы для отражения сумм средств на дату начала пользования картой:

• "Остаток по карте". Эта строка заполняется, если работник платежный инструмент не сдавал.
• "Выдача карты №…". В этой строке указываются сведения, если платежный инструмент выдан перед исполнением задания.

Остаток по карте признается по условиям примера равным 0, так как сотруднику карту выдали перед выполнением поручения. В строке "Выдана карта" указывается ее номер и доступная сумма.

Для отражения пополнения средств в отчет добавлена графа "Платежное поручение". Здесь указывается дата, номер документа.

В строке "Итого" должна содержаться сумма остатка по выданной карте и размер дополнительного перечисления. По условиям примера, общий итог 115 тыс. руб.

На обратной стороне отчета должны быть перечислены документы, которыми сотрудник подтверждает произведенные траты. Работник должен указать дату расходов и сумму.

Снятие наличности

При разработке формы отчета необходимо предусмотреть ситуацию, когда у работника не будет возможности расплатиться за услуги или товары безналичным расчетом. Соответственно, сотруднику придется обналичить требуемую сумму.

Для отражения таких операций добавляются следующие строки:

• "Снято с карты".
• "Израсходовано наличности".
• "Внесено на карту через терминал".
• "Остаток наличности".

Все операции со средствами отражаются на лицевой части отчета.

Расписка о получении документа

Подотчетный работник должен предоставить отчет бухгалтеру или руководителю предприятия. После этого документ проверяется, затем утверждается директором организации.

Товары, услуги, приобретенные сотрудником, приходуются. Работник получает расписку о принятии отчета - нижнюю часть бланка. Если в форме, разработанной предприятием, она не предусмотрена, расписка составляется в произвольном виде.

Утверждение бланка

По общим правилам, утвердить форму, разработанную предприятием самостоятельно, должен руководитель. Такое предписание устанавливается в ФЗ № 402. Это же требование действует и в случае, если организация использует унифицированную форму.

Обычно образцы бланков первичных документов приводятся в приложениях к приказу об утверждении учетной политики.

Открытие счета

Для создания счета с корпоративными картами от предприятия потребуются в первую очередь документы, необходимые для открытия обычного р/с. Кроме этого, необходимо написать заявление, форма которого предоставляется банком. Оно пишется на каждого сотрудника-держателя карты. Также прилагаются документы, по которым соответствующие работники идентифицируются. Речь, в частности, о паспорте, а также документах, подтверждающих трудовые правоотношения с предприятием (копия договора). Банк может затребовать и иные бумаги при необходимости.

Развитие банковских технологий привело к созданию удобного платежного бизнес-инструмента - корпоративных карт. Компании должны вести бухучет всех операций, включая транзакции, проводимые через пластик. Рассмотрим особенности учета бизнес карт.

Классификация корпоративных карт

Кредитные учреждения предлагают предприятиям несколько видов электронных платежных средств. Условия выпуска и использования инструментов существенно влияют на то, как учитывают корпоративные карты в бухгалтерии.

Согласно Положению Банка России от 24.12.2004 N 266-П юридические лица для своих сотрудников могут открывать дебетовые и кредитные карты.

По дебетовой карточке сотрудник расходует средства в пределах сумм, имеющихся на счете в банке. Возможен банковский договор с овердрафтом - кредитом, выдаваемым при недостатке или отсутствии средств на счете. Кредитка предполагает расходование заемных средств, предоставляемых банком в пределах лимитов, установленных договором. Соглашение может предусматривать грэйс-период - срок, погашение кредита в течение которого, осуществляется без начисления процентов.

Оба вида карточек бывают именными и неименными. Первые выпускаются на конкретного сотрудника с указанием его имени на лицевой стороне. Когда сотрудник увольняется, и компания нанимает нового, именные карты приходится менять. Неименные карточки действуют по принципу «на предъявителя». Они могут передаваться от одного человека к другому и не требуют замены при смене пользователя.

Выпускаются электронные средства платежа к отдельным карточным счетам или к текущему счету компании. К основному счету доступ обычно предоставляют руководителю или топ-менеджерам компании. Сумма расходов в такой ситуации лимитируется или используется без ограничений. Эти карты удобны для небольших организаций.

Крупные предприятия предпочитают открывать отдельные карточные счета для подотчетных лиц. Один счет может использоваться одним сотрудником или несколькими.

Чаще всего корпоративные платежные инструменты применяются для хозяйственных расходов, выдачи денег подотчетным лицам, оплаты командировок. Но также они могут быть способом круглосуточного внесения торговой выручки на счет. Это удобно для магазинов и организаций, работающих в вечернее, ночное время, в выходные дни или в удаленных районах.

Составление внутренних документов

После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.

Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:

• виды расходов средств;
• лимиты операций (по безналичным платежам, получению наличных средств, дневные, месячные ограничения);
• сроки отчетов за использованные средства:
• виды документов, прилагаемых к отчету;
• ответственность и порядок взыскания средств, если подотчетное лицо не отчиталось вовремя.

Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.

Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ). При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).

Бухгалтерские счета для учета корпоративных карт?

При открытии отдельного карточного счета денежные средства для бизнес-карт отделены от основных денег компании. Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется на 55 счете «Специальные счета в банках». Разумно открыть субсчет «Корпоративные карты» или «Карточные счета». Перевод денег на карточный счет осуществляется проводкой:

Если деньги списываются в один день, а поступают в другой, используется 57 счет. Будет две проводки:

Д 57 К 51 в день списания средств с расчетного счета,

Д 55 К 57 в день поступления средств на карточный счет.

Аналитика по 55 счету ведется по счетам, держателям карт.

Раньше контролирующие органы требовали извещать их об открытии карточных счетов. Изменения 2014 года избавили компании и предпринимателей от этой обязанности.

Когда корпоративная карта выпущена к основному расчетному счету, весь бухгалтерский учет ведется по 51 счету. Отдельных проводок по пополнению не нужно.

Сами карты считаются собственностью банка и в синтетическом учете не отражаются. Контроль за электронными средствами платежа осуществляется на забалансовом счете 002. Передача пластиковых карт сотрудникам оформляется приемно-передаточными актами или записями в специальном журнале.

Расчеты корпоративными картами

Пластиковая карта считается безналичным средством платежа. Поэтому на нее не распространяется ограничение, установленное для расчета с контрагентами наличными деньгами. Однако снятие денег с карты считается передачей средств в подотчет. Дальнейшие расчеты должны проводиться с соблюдением предела расчета наличностью. В настоящее время лимит составляет 100 тысяч рублей по одному договору. Штраф за превышение установлен ст. 15.1 КоАП РФ:

• 4 000 р. - 5 000 р. на ответственных лиц;
• 40 000 р. - 50 000 р. на юрлицо.

Снятие денежных средств с корпоративной карты для наличной оплаты в бухучете оформляется проводкой:

Д 71 К 55 (51)

Услуги банка относятся на операционные расходы:

Д 91 К 55 (51)

После предоставления авансового отчета и подтверждающих документов в бухгалтерии проводятся соответствующие записи:

Д 10, 44, 41, 20, 25, 26… К 71 на сумму расходов без НДС

Д 19 К 71 на сумму НДС по полученным материалам, товарам, услугам

В унифицированной форме авансового отчета отсутствуют поля для отражения сумм, полученных с карты. Компания может внести изменения в унифицированный бланк или разработать собственный. Форма используемого документа должна быть закреплена в учетной политике компании.

Остаток неиспользованной суммы вносится в кассу предприятия:

Учет безналичных платежей по корпоративным картам может оформляться двумя способами.

Первый предполагает отнесение оплаты в долг подотчетного лица - то есть бухучет, аналогичный снятию наличных средств с карты. Второй вариант, рассматривает платеж как безналичную оплату поставщику. Проводка:

Д 60 К 55 (51)

Авансовый отчет в этом случае предоставлять необязательно. Подтверждающие бумаги можно приложить к служебной записке. После поступления документов проводки:

Д 10, 20, 41, 44, 25, 26… К 60

Учет расходов по кредиткам

Оплата подотчетным лицом товаров и услуг за счет заемных средств банка оформляется следующим образом:

Д 71 К 55 (51) на сумму платежа

Д 55 К 66 на сумму кредита

Начисление процентов за пользование кредитом:

Гашение кредита:

Если кредит закрыт с соблюдением условий грейс-периода, проценты не начисляются.

Сотрудник не сдал отчет

Если работник не сдал своевременно авансовый отчет или не представил подтверждающие документы, суммы недостачи можно удержать из его заработной платы. Проводки:

При отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель может вычесть из зарплаты ущерб не больше среднемесячного заработка. Превышение этой суммы взыскивается в судебном порядке. Чтобы избежать неприятностей, расходный лимит по карте не должен быть выше среднего заработка работника.

Взнос торговой выручки

Бухучет внесения торговой выручки по корпоративной карте, привязанной к расчетному счету, аналогичен обычному взносу денег из кассы компании:

Внесение средств на специальный карточный счет:

Резюме

Бухгалтерский учет операций по корпоративным картам имеет свои особенности. Для правильной организации бухучета компании необходимо разработать внутренние нормативные документы, регулирующие учет и использование платежных инструментов.