Платежно расчетная ведомость по заработной плате. Использование расчетно-платежной ведомости

С наемными сотрудниками, требуется ведение определенной документации по начислению и выдаче заработной платы. Расчетно-платежная ведомость – это наиболее востребованный документ для фиксирования заработной платы на многих предприятиях. Рассмотрим детально специфику ведомости и виды бланков, которые будет использовать ваш бухгалтер.

Виды ведомостей для начисления и выплаты зарплаты

Каждое предприятие или ИП могут самостоятельно выбрать документ, который станет основным в вопросе денежных отношений с работником. Чтобы выдать сотруднику деньги, сначала необходимо сделать начисление на бумаге. Некоторые работодатели предпочитают составлять отдельную ведомость на каждого сотрудника, чтобы сохранить коммерческую тайну о денежном вознаграждении каждого работника. Это необходимо для того, чтобы не возникало разногласий в коллективе.

Но оформление индивидуальной ведомости по заработной плате – это трудоемко и затратно, потому что для отчетности перед проверяющими инстанциями каждый документ должен быть приложен в отчет не в электронном виде, а в бумажном. Вот и представьте, сколько средств вам придется потратить, чтобы только начислить зарплату для каждого работника. Также стоит учесть отпускные, авансы и .

Чтобы выдать сотруднику деньги, сначала необходимо сделать начисление на бумаге.

Поэтому были приняты общие ведомости по заработной плате. Отличие лишь в форме, которую использует предприятие:

1. Ведомость для начисления на всех сотрудников.
2. Ведомость для выдачи заработной платы на всех сотрудников.
3. Унифицированный бланк, где одновременно производится расчет и выдача денег.

Какую форму выбрать, решать вам.

Классификация ведомостей по заработной плате

Необходимо различать несколько видов бланков, которые отражают разные операции бухгалтера. Это может быть ведомость для расчетов, которая нужна только бухгалтерии, или унифицированная форма, имеющая силу для выдачи средств и отчета для проверяющих органов.

Если в организации нет готового образца расчетной ведомости, то вы можете скачать бланк . При возникновении вопросов по внесению информации можно посмотреть образец заполнения расчетной ведомости.

Документ составляется в 1 экземпляре и не требует подписи руководителя.

Бланк Т-53

Эта ведомость носит название платежной, именно она является основанием для выдачи денег. В этой ведомости должна стоять подпись работника.

Ведомость Т-53 является основанием для выдачи денег сотрудникам.

Как заполнить ведомость:

1. На основании расчетной ведомости бухгалтер формирует список сотрудников с указанием их данных и суммы, подлежащей выдаче на руки.
2. Расчетная ведомость обязательно подписывается руководителем. Только после его разрешения документ переходит кассиру. Выдавая деньги, кассир/бухгалтер дает ведомость работнику, чтобы он увидел сумму и поставил подпись. Такая процедура относится ко всем работникам.
3. После выдачи заработной платы кассир фиксирует в конце ведомости сумму реально выданных денег. Если кто-то не смог прийти за деньгами, то кассир вносит слово «депонировано» и указывает на это в конце бланка. Ставит подпись и передает ведомость в бухгалтерию.

Перед оформлением ведомости посмотрите образец: лист 1 , лист 2 , а саму форму можно бесплатно скачать.

Форма Т-49

Является унифицированным вариантом расчетно-платежной ведомости. Позволяет сократить расходы на бумагу. Можно увидеть всю информацию о начислении в одном бланке. Если возникнут вопросы, то не придется поднимать никаких документов.

Оформление имеет определенную специфику – в одной строке по каждому сотруднику заносят полную информацию о количестве отработанных дней, ставку, премии, вычеты и окончательную сумму для выплат. Существует здесь и понятие «сальдо», которое рассчитывается по каждому сотруднику отдельно и по всей ведомости общим итогом.

Если на предприятии принята выдача заработной платы авансом и расчетом, если на текущий период возникла задолженность работодателя с предыдущего месяца или иные условия для возникновения остатка, то требуется выведение сальдо, чтобы исключить ошибки в расчетах. Но это значение также может быть нулевым в каждой расчетно-платежной ведомости.

Сводная расчетно-платежная ведомость должна быть подписана бухгалтером, директором и каждым работником при получении зарплаты.

Другие виды

Помимо перечисленных форм в бухгалтерии есть и другие виды ведомостей для начисления зарплаты. Приведем пример:

1. 0504401 – расчетно-платежная ведомость для бюджетных организаций, утвержденная Министерством финансов РФ (приказ №52н .) В ней рассчитывается и начисляется зарплата физическим лицам, имеющим отношение к различным бюджетным ведомствам, учебным заведениям. Является унифицированным документом и не может быть использована на других предприятиях небюджетного типа или у ИП.
2. 0504402 – форма расчетной ведомости, которая тоже используется только в бюджетной сфере. В этом бланке бухгалтерия проводит только начисления. Используется как основание для ведомости платежного типа. В нее заносят количество отработанных часов, согласно установленному в организации графику работы.
3. 0301009 – аналог бланка Т-49, который имеет отношение только к частным организациям и ИП. Применяется для одновременного начисления и выдачи заработной платы сотрудникам.

Учет и хранение ведомостей

В бухгалтерии существует определенный порядок по перемещению документов и их хранению.

Расчетно-платежные ведомости составляются только бухгалтером в период выдачи зарплаты на предприятии.

Порядок заполнения ведомостей:

1. Если за основу отчетности взяты две формы (Т-51 и Т-53), то сначала формируется расчетный бланк, где подробно расписываются все денежные средства, имеющие отношение к конкретному сотруднику, – оклад, отпускные, премии, больничный, вычеты в пользу третьих лиц, аванс и другое. Так бухгалтер выводит итоговое значение, которое идет к выдаче. Документ составляется в одном экземпляре и остается только для отчетов.
2. Дальше бухгалтер заполняет вторую ведомость – платежную, указывая в ней только сумму, идущую к выдаче. Этот документ подается на утверждение директору и только потом поступает в кассу. Когда выдача зарплаты завершена, а это период в течение 5 дней, бланк с подписью всех сотрудников и кассира возвращается в бухгалтерию для хранения.

Срок хранения первичной документации, в том числе расчетно-платежных ведомостей, составляет 5 лет. Все бланки должны быть подшиты в определенную папку в строгой последовательности.

Подведем итоги

Для упрощения работы предприятия или ИП были утверждены специальные формы расчетно-платежной ведомости. Для государственных предприятий – одна форма, для коммерческих организаций, ИП или юридических лиц – другие виды бланков.

Что выбирать за основу, каждый работодатель решает сам. Популярностью пользуется унифицированный бланк Т-49 для частников, 0504401 для бюджетников. Но такие документы возможны к применению, если заработная плата выдается наличными через кассу организации. Если работодатель перешел на выдачу денег работникам посредством пластиковой карты, то необходимость в оформлении унифицированной формы отпадает. Здесь нужна только расчетная ведомость, в которой расписывается лишь бухгалтер. Подпись работника нигде не требуется.

Если вы выдаете зарплату сотрудникам на банковскую карту, то заполнять ведомость Т-49 не нужно.

Платежные ведомости очень важны в работе предпринимателя, к их оформлению нужно отнестись серьезно. Если на предприятии существует понятие коммерческой тайны, то удобнее вести индивидуальные ведомости по каждому сотруднику.

При начислении и выплатах заработной платы сотрудникам оформляется расчетно-платежная ведомость (форма Т-49 ). Этот документ представляет собой унифицированный вариант расчетной и платежной ведомости. Это значительно упрощает работу и сокращает количество необходимых для заполнения документов.

Вы можете ознакомиться подробно с тем, как должен выглядеть этот документ в самом низу статьи.

В каких случаях документ оформляется?

Эта форма обязательно оформляется при выдаче денежных средств сотрудникам через кассу (зарплата). Также кроме этой формы выписывается еще и расходно-кассовый ордер (форма КО-2).

Этот документ заполняется по данным, содержащимся в табеле учета рабочего времени. По каждому работнику заносятся данные обо всех начислениях и удержаниях, и прописывается окончательная сумма к выдаче заработной платы.

Основные действия при заполнении формы Т-49

• Важно при внесении данных в ведомость необходимо внимательно следить за заполнением таблицы с учетом расчета и выплаты заработной платы сотрудника.

• Таблица включает в себя всего 23 графы, и в эти графы должны быть внесены данные по всем сотрудникам. Каждая графе предназначена для определенных данных.

1 графа – порядковый номер записи сотрудника. Обычно сведения о сотрудниках заносятся в форму по алфавиту.

2 графа – персональный табельный номер (он находится в ).

3 графа – должность, занимаемая сотрудником.

4 графа – тарифная ставка, по которой работает сотрудник или оклад.

5 графа – количество дней или часов, которые отработал сотрудник (данные нужно брать в ).

6 графа – отработано дней, которые считаются выходными. Эти дни необходимо выделить отдельно, так как по ним пойдет двойная оплата.

7 графа – выходов на работу в праздничные дни.

8 графа – денежная сумма, выплачиваемая за отработанные дни по тарифной ставке.

9 графа – выписанные сотруднику премии (они выплачиваются согласно приказу или распоряжению руководителя).

10 графа – данные о начислениях денежных сумм по больничному листу.

11графа и 12 графа – другие начисления для сотрудника в указанный месяц.

13 графа – другие доходы как социальные и материальные блага.

14 графа – общая сумма (строки 8-13), которая начислена сотруднику.

15 графа – подоходный налог (НДФЛ – 13% от всего дохода), который удерживается с сотрудника.

16, 17 и 18 графы – остальные удержания, которые были в данном расчетном месяце (какие-то взыскания, выданный ранее аванс).

19 графа – имеющаяся за предприятием задолженность.

20 графа – если есть, задолженность, числящаяся за сотрудником.

21 графа – общая сумма, которая будет выплачена сотруднику (от суммы всех перечисленных начислений, указанная в графе 14, отнимается сумма за удержания из граф 15, 16, 17 и 18). Необходимо помнить задолженности, которая может быть указана в графах 19 и 20.

22 и 23 графа – они предназначены для заполнения сотрудником, который получает денежную сумму в кассе (ФИО и подпись).

• Заработная плата должна быть выплачена из денег, снятых с расчетного счета. Основанием для этого служит денежный чек. Если в течение трех дней сотрудник деньги из кассы не забирает, то они обязательно должны быть отправлены в банк. В данном случае оформляется документ, который называется «объявление на взнос наличными». Кроме этого в 23 графе указывается, что денежная сумма депонирована.

• По данным, внесенным в форму Т-49, подсчитывается вся сумма, которая должна быть выплачена персоналу. Она прописывается под таблицей цифрами и прописью. Также указываются данные кассира, оформившего ее и выдающего ЗП (ФИО, подпись). Туда же вносится порядковый номер и дата заполнения РКО, который служит основанием для изъятия денег из кассы.

• В случае, когда на предприятии не все сотрудники получили ЗП, еще прописывается цифрами и прописью депонированная денежная сумма.

• Ответственный за расчет ЗП сотрудник бухгалтерии подписывает ведомость.
• Титульный лист ведомости тоже должен быть оформлен по правилам. Он должен содержать вписанную прописью итоговую сумму по всем сотрудникам. Ей соответствует бюджет, выделенный на заработную плату в конкретном месяце.

• Данному документу необходимо присвоить номер (с начала года), указать дату, когда она была заполнена и отчетный период (обычно он приравнивается к расчетному месяцу).

• Кроме кассира, выдающего деньги и бухгалтера, оформившего документ, ведомость Т-49 визирует своей подписью руководитель организации и главный бухгалтер.

Другие документы, которые возможно использовать:

Выбор бланков зависит от предпочтения организации.

Скачать бланк и образец расчетно-платежной ведомости (форма Т-49)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Платежная ведомость на выдачу заработной платы: бесплатно скачать бланк

Данный документ предназначается для отражения зарплаты, выплаченной сотрудникам в наличной денежной форме. В отношении трудящихся, зарплата которым переводится на банковские карты, такая платежная ведомость не оформляется (см. постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Оформляется документ в 1 экземпляре, в нем проставляются подписи руководителя компании и главного бухгалтера. Далее он передается в кассу.

Обычно для ее оформления применяется стандартизированная форма Т-53, утвержденная упомянутым выше постановлением Госкомстата, хотя с 01.01.2013 применение унифицированной формы для частных организаций необязательно, поэтому они могут самостоятельно разработать соответствующий бланк. Вместе с тем бланк, составленный организацией по своему шаблону, все равно должен обязательно соответствовать требованиям, предъявляемым законом к первичным учетным документам (см. ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Бланк стандартизированной формы ведомости выдачи заработной платы можно найти по ссылке: Ведомость выдачи заработной платы по форме Т-53 - образец .

Если сотрудник не получил зарплату в установленный срок, то в графе 5 ведомости проставляется отметка: «Депонировано». О том, по истечении какого срока организация может списать сумму начисленной, но не востребованной зарплаты, вы узнаете из нашей статьи по ссылке Срок исковой давности по кредиторской задолженности-201 6 .

Ведомость начисления заработной платы

Другое название этого документа — расчетная ведомость, и для нее также утверждена типовая форма Т-51 (необязательна к применению частными компаниями). Данный документ используется для исчисления суммы выплаты сотруднику (как аванса, так и полного расчета по зарплате).

ВАЖНО! Если в компании применяется расчетно-платежная ведомость (как по типовой форме Т-49, так и в свободном формате), то форма Т-51 не заполняется.

Составление такого документа осуществляется в отношении всех сотрудников, в т. ч. перечисление зарплаты которым производится на счета пластиковых карт, в отличие от упомянутых выше форм Т-53 и Т-49, которые составляются только на работников, получающих плату за труд в наличной форме.

Образец стандартизированной формы можно найти по приведенной ниже ссылке: Расчетная ведомость — форма Т-51: образец .

Если же организация самостоятельно разрабатывает бланк ведомости начисления заработной платы, ей надлежит придерживаться требований, установленных ст. 9 закона «О бухучете» в отношении первичной учетной документации.

Данные в расчетную ведомость вносятся на основании сведений первичной документации по учету выработки, фактически отработанного времени (см. также статью Как составить график учета рабочего времени сотрудников?) и других документов.

Образец сводной ведомости по заработной плате

Данный вид документации используется для контроля за движением денежных средств по заработной плате и удобен для составления бухгалтерской отчетности.

Унифицированной формы сводной ведомости не утверждено, поэтому каждая организация составляет ее самостоятельно с учетом целей использования.

Обычно в состав сведений, отражаемых в сводной ведомости, входят:

• начисления за месяц в отношении каждого работника (в т. ч. премия, аванс и прочие начисления);
• удержания за аналогичный период в отношении каждого работника;
• суммы отчислений во внебюджетные фонды и т. д.

Также в зависимости от целей составления сводной ведомости в ней могут фиксироваться следующие параметры:

• форма занятости;
• наименования должностей работников;
• количество отработанных часов;
• этап исполнения работы;
• размер оплаты за единицу рабочего времени и т. д.

Таким образом, сводная ведомость демонстрирует начальные и конечные сальдо, обороты с детализацией по сотрудникам, карточкам счетов, отчетам по проводкам и первичной документации.

Образец такого документа можно скачать по представленной ссылке: Сводная ведомость по зарплате - образец .

Итак, расчетная ведомость предназначается для расчета сумм зарплаты к выдаче/перечислению на карты работникам, а платежная — для фиксации сумм выплаченной заработной платы. Существует также расчетно-платежная ведомость, сочетающая в себе предыдущие 2 формы.

Образец ведомости на выдачу заработной платы может быть оформлен как по стандартизированной форме Т-53, так и в свободной форме, содержащей все необходимые для первичной учетной документации атрибуты. Аналогичным образом может быть оформлена и расчетная ведомость (форма Т-51).

Расчетно-платежная ведомость также известна как форма Т-49. Данная форма применяется при выдаче средств по заработной плате. Стоит отметить что в случае, если оплата проходит по данной форме, формы Т-53 и Т-51 не используются.

Основаниями для выплаты заработной платы по данной форме, основываются на первичных документах касательно отработанного времени, выработке и т.д.

При переводе заработной платы на банковские карты сотрудников, заполняется исключительно расчетная ведомость, расчетно-платежная и расчетная ведомости использоваться не будут. Составляется данная ведомость в единственном экземпляре.

Как производится заполнение расчетно-платежной ведомости

После того, как данная ведомость будет составлена в бухгалтерии, она должна быть проверена кассиром, который, в свою очередь, должен проверить полученную ведомость.

Если ведомость заполнена неправильно, кассир возвращает её в бухгалтерию. Если же проблем не возникает, кассир имеет право приступать к выдаче денежных средств.

«Наименование организации» - в данной графе указывается название предприятие, будет оно сокращенным или полным, предусматривается уставными документами предприятия. Если заработная плата выдаётся структурному подразделению отдельно, оно указывается в отдельной графе, если же нет, то ставится прочерк.

«Код по ОКПО» - в данной строке требуется указать код предприятия согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

«Начислено» - в этой графе указываются денежные средства, начисленные на каждого сотрудника лично. Учитывается его оклад, премии, бонусы и остальные материальные блага, в конце подбивается общая сумма к получению. На каждого сотрудника выделяется не более одной строки. Если же сотрудник не будет получать заработную плату, в строке ставится «депонировано».

«Сумма» - в данном разделе прописывается сумма, подлежащая к выплате, сначала она указывается буквами с заглавной, после чего указывается цифрами. Депонированная сумма указывается аналогичным способом.

«Отчетный период» - в данном пункте указывается срок, за который проводится расчет. Как правило это первый и последний день месяца.

В расчетно-платёжной ведомости должны поставить свои подписи сотрудники, получившие заработную плату, бухгалтера, кассиры и руководство организации. Инициалы последних подлежат расшифровке в обязательном порядке.

Далее требуется заполнить таблицу в которой указывается количество работников; сотрудники с которыми были заключены трудовые договоры, сведения работников (из личных карт), данные из формы Т-13. Также сюда можно указать оплаты командировок, выплаты по нетрудоспособности, оплаты отпускных.

«Удержано и зачтено» - в данном пункте указываются все удержанные суммы из заработной платы сотрудника. Если требуется указывается «налог на доход», аванс, а также другие удержанные средства, такие как займы. В нижней строке под каждой графой ставится итоговая сумма.

Ниже расположен типовой бланк и образец расчетно-платежной ведомости, вариант которого можно скачать бесплатно.

В документообороте фирм и организаций, имеющих штат наемных сотрудников, как правило, используется расчетно-платежная ведомость форма Т-49: по ней начисляется и выплачивается зарплата работникам.

Не лишним будет узнать более подробно о форме Т-49 расчетно-платежной ведомости и индивидуальным предпринимателям, которые планируют работать с наемным персоналом. О том, что это за документ и как правильно его заполнять и вести, пойдет речь в этой статье. А внизу страницы размещены ссылки, позволяющие скачать бланк расчетно-платежной ведомости, а также образец ее заполнения.

Назначение этого документа

Расчетно-платежная ведомость формы Т-49 одновременно является и расчетным, и платежным документом. Назначение этой ведомости сводится к упрощению ведения документооборота (фирмы, организации, предприятия, ИП). Расчетно-платежная ведомость Т-49 позволяет заполнять один документ вместо нескольких.

Это форма первичной бухгалтерской отчетности. Ведомость составляется на основе другого документа. Он называется табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-13).

Кроме того, расчетно-платежная ведомость формы Т-49 заменяет два других документа:

1. Расчетную ведомость формы Т-51.

Организации, фирмы, предприятия или индивидуальные предприниматели, в соответствии с действующим законодательством, вправе самостоятельно определять, какая из форм расчетно-платежных ведомостей является наиболее приемлемой (Т-49 , Т-51 или Т-53).

В каких случаях оформляется форма Т-49 ?

Оформление формы Т-49 происходит в случае выдачи зарплаты работникам через кассу наличными деньгами. Наряду с оформлением формы Т-49 , составляется кассовый ордер по форме КО-2 .

При перечислении заработной платы работников на банковские карты расчетно-платежная ведомость Т-49 не заполняется. Оформляется только расчетная форма Т-51 .

Отметим, что в случае если все работники предприятия или организации получают зарплату на карточку, то целесообразно использовать расчетную форму Т-51 .

Если же один или несколько работников получают заработную плату через кассу предприятия наличными деньгами, то оформление расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 является обязательным.

Форма Т-49 составляется один раз в месяц в день выплаты зарплаты в одном экземпляре.

Кто оформляет и ведет ведомость формы Т-49 ?

Заполнение и ведение этого документа осуществляется бухгалтером или кассиром организации. Основанием заполнения данного документа служит табель рабочего времени.

Бухгалтер заполняет титульный лист и таблицу, а также ставит на документе свою подпись. После того, как форма Т-49 подписана, она передается кассиру.

Перед выдачей денежных средств, ведомость подписывается руководителем предприятия.

Кассир после выдачи денег работникам, передает документ снова в бухгалтерию. В бухгалтерии документ проверяется, и в специальный журнал вносится соответствующая запись.

Обратите внимание, что при отсутствии на фирме кассира, выдавать и заполнять расчетно-платежную ведомость Т-49 может бухгалтер.

Как правильно заполнить форму Т-49 расчетно-платежной ведомости?

1. Заполнение титульного листа расчетно-платежной ведомости Т-49

На титульном листе необходимо заполнить следующие данные:

• название предприятия (организации, ИП, структурного подразделения (если таковое отсутствует — ставится прочерк) и его организационно-правовая форма;
• ОКПО;
• дата заполнения ведомости;
• номер документа;
• сумма денежных средств прописью и цифрами;
• срок выдачи заработной платы;
• месяц начисления и выдачи заработной платы (отчетный период);
• подпись руководителя организации;
• подпись бухгалтера.

По законодательству РФ срок выдачи денежных средств — 5 дней.

2. Заполнение таблицы в расчетно-платежной ведомости Т-49

Таблица расчетно-платежной ведомости формы Т-49 заполняется следующим образом:

• порядковый номер;
• табельный номер;
• должность (профессия);
• тарифная ставка.
• количество отработанных дней;
• размер начислений (оклад, аванс, компенсация за неиспользованный отпуск, другие доходы);
• размер НДФЛ;
• сумма задолженности за организацией/за работником;
• сумма к выплате;
• фамилия, инициалы работника получившего деньги;
• подпись в получении.

Все записи должны совпадать с записями в личной карте работника (количество отработанных часов, дней, с учетом рабочих, праздничных и выходных дней).

Данные берут из табеля учета рабочего времени.

В последнем столбце графы «Всего» указывают всю сумму начисления работнику.

В случае если деньги не были получены в срок, кассир ставит отметку о депонировании. После пересчета денег, работник подписывает форму Т-49 расчетно-платежной ведомости. Выплаты заработной платы осуществляются в рублях.

Количество строк таблицы должно соответствовать количеству работников (по строке на каждого работника).

В конце документа (после таблицы) проставляются данные о выданной и депонированной сумме денежных средств.

После этого, документ подписывают кассир и бухгалтер предприятия (с расшифровкой инициалов), а также ставится дата и номер кассового ордера.

Заполнять документ можно как в печатном виде, так и вручную.

Как исправляются ошибки в форме Т-49 расчетно-платежной ведомости?

Если в документе была допущена ошибка, которая была обнаружена до момента выдачи заработной платы работнику, то кассир передает ведомость в бухгалтерию для исправления.

Если в документе после выдачи денежных средств была обнаружена ошибка, то неправильные данные необходимо аккуратно зачеркнуть. Сверху указывается правильная информация.